檔案管理與企業文化建設

梅園　廖勇

摘 要：企業文化作為企業的軟實力，傳承著企業的全部發展史，其語義豐富性及多元性對企業精神及企業文化建設起到促進的作用。而企業的檔案文化卻難以體現出其自身應有光彩，說明了企業檔案文化建設方面還存在一系列的問題，令人深思。

關鍵詞：檔案管理；企業文化；癥結；品牌

良好的企業文化與檔案管理對于企業的高效經營具有重要的影響。企業決策層只有對于檔案管理和企業文化建設引起足夠的重視，才能最終達到提高企業文化建設進度及檔案管理工作效率的目的。因此，需要對檔案管理及企業文化的不可替代性進行認真分析，不斷為提高企業文化建設和檔案管理注入活力。

1 企業檔案在企業文化建設中的重要性

檔案管理是從企業經營生產開始記錄的，記錄著企業文化發展的點點滴滴。企業文化不管是有意還是無意，只要用心去收集便會發現企業的亮點，而企業文化是將這些無形的東西化為有形，把平常摸不著的東西以文字、影音或圖片的形式展現出來。檔案管理是對于企業文化的梳理歸納，讓職工知道企業的成就與不足，從而達到“留其精華，去其糟粕”目的。

（1）企業檔案是企業文化的活標本

企業檔案是開展企業文化建設的重要素材，特別是對于企業建立企業文

化有不可替代的作用。企業文化是企業成員思想意識在企業制度規范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映是企業員工自己培養創建起來的，不假外求的東西。做好檔案管理的企業，在整理完善企業文化時，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規范、行為準則進行梳理、補充、完善，企業文化的基本內容就有了，再結合企業發展史上的重要事件的整理、以及優秀員工代表的事跡總結，企業文化就豐富起來了。

企業檔案室可以利用各種載體檔案，編纂成內容豐富、形式多樣的編研材料，為企業的文化建設提供詳實的素材。比如我市供電公司編制了《檔案全宗指南》《大事記》《基建檔案綜述》《創新之路—管理成果匯編》《科學技術成果簡介》等，充分展示了企業科研、生產的能力和服務水平，體現了企業人集體的智慧既繼承發揚企業歷史文化的優秀遺產，亦為企業文化建設提供新思路，豐富了文化建設的內容。

（2）企業檔案體現了企業文化特色

企業文化建設是現代企業管理的重要內容，是建立現代企業制度的有力保證。企業檔案記載企業發展的軌跡，企業的文化思想也被真實地記錄在企業檔案之中。唯物辯證法告知，共性存在于個性之中，個性亦離不開共性，企業文化亦是如此。企業文化不僅要注重其共性建設，更要注重其個性的設計和塑造，以反映本企業的特色。企業文化的個性設計和塑造離不開企業檔案，要通過挖掘積淀在檔案中的文化精髓，繼承本企業的優良傳統，體現企業特色，在企業文化的共性中充分顯露其個性。

（3）企業檔案具有宣傳教育功能

檔案具有文化教育的功能，企業檔案亦是如此。企業文化的核心是人。企業文化、企業精神、企業形象的諸方面都是由人來體現的。建設企業文化最重要的就是以人為本。企業采取各種措施教育職工，調動職工的積極性和創造性。而企業檔案在教育職工中具有獨特的作用。如在企業重大活動之際，檔案室可以充分利用照片檔案，舉辦大型圖片展覽，通過展示如各級領導視察的珍貴照片，企業創建初期簡陋景象的照片，改革開放后取得成就的照片等，增強職工的自豪感和責任感。

2 滯后的企業文化是企業檔案發展遲緩之癥結

（1）企業缺乏服務社會公眾和被認同的企業價值觀，制約了檔案工作發展。

總體上看，目前我國企業文化的發展水平仍較為滯后，企業文化的層級和企業發展的速度存在著不相協調的現象。企業文化作為一種組織文化，反映了企業整體的共同追求、共同價值觀和共同利益，指明了企業發展的戰略方向，引導著員工的行為選擇。因而，目前我國的許多企業在狹隘的價值觀念的支配和引導下，管理者和廣大員上的精神、作風及具他方面的行為，都受到消極的影響和制約管理者和員工根據價值關系去選擇規范和引導自己的行為，以追求利潤和財富為根本目標，處處以眼前的得失為重，很少從企業的長期利益或企業員工的利益出發考慮問題。這種功利色彩濃厚的價值觀念危害嚴重，左右了許多企業管理者的思維方式和決策方向，在他們的觀念里，檔案工作至多只是一種資料整理工作，并不直接參與企業的利潤創造過程，也沒有直接為企業核心競爭力的培育提供資源。因此，很多企業管理者缺乏基本的檔案意識，本能地排斥檔案工作，沒有建檔的自覺性和動力。概而言之，我國企業檔案工作先天基礎薄弱，缺乏原動力和主體積極性，極大地制約和束縛了檔案工作的順利發展。

（2）企業制度層的建設難以達到規范和統一，使得管理結構不堪一擊，殃及檔案機構生存。目前，許多企業管理者只注重則務目標和企業的贏利能力，要求任何企業行為都能跟企業的利潤直接掛鉤。而企業生存空間的艱險往往使企業疲于應對內部糾紛和外部挑戰，發展缺乏連續性和穩定性，無法形成積極穩定的企業價值觀。因而，許多企業在發展過程中，經常屈從于外部壓力，頻繁改組企業的內部管理機構，導致企業的管理結構缺乏穩定性和規范化。在這種情況下，檔案工作由于它的投入與產出傾向于一種隱性和長時段的狀態，效益的產生又其有潛在性，難以具體量化，更難以進入企業管理者的視野，容易被忽視，本能地被剔除于企業的管理框架之外。有的企業即使配備了檔案人員，也還是屬于兼職性質，在企業的管理架構中處于邊緣位置，缺乏足夠的權力和資源，無穩定性可言。有些企業雖然建立了檔案機構，但一旦面臨所謂的組織結構設計優化和管理體制重新安排，在利潤杠桿面前，檔案機構也經常成為重組的犧牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部門。在這種環境當中，企業檔案工作難以得到企業管理者的重視，缺乏包容的企業文化和穩定的組織基礎，檔案機構也自然無法在企業的管理架構中穩固立足和強化發展。

（3）企業追求表而效應，企業文化培育度膚淺，使企業檔案成為應景擺設

企業文化最常見的培育方式就是宣講和培訓，而不是認真落實企業的日常行為。至于企業精神、企業理念、企業價值觀以及創新精神等更是無人問津，結果只是形式上熱鬧，內涵上空洞，根本達不到實際效果，忽視了對企業文化內涵的挖掘和體現即使有的企業的企業文化有所倍育和發展，但也多是千篇一律，人云亦云，缺乏個性，“拿來王義”現象明顯。

因此，看起來好像企業文化建設搞得轟轟烈烈，有模有樣，但其實很多都是徒有其表。企業的這種“實用主義”作風和浮躁的心態對檔案工作產生了很不利的影響。譬如，有些企業雖然意識到企業檔案有一定的利用價值，有必要開展檔案工作，依樣畫葫蘆地建立了檔案室，購置了設備，安排了相應的工作人員，但結果卻往往走形變樣，蜻蜓點水走個形式，檔案上作并沒有制度化、經?；亻_展起來，僅僅成了企業文化建設的道具和裝飾品。企業管理者沒有真正理解檔案工作的本質要求，也缺乏落實和完善檔案工作的誠意和決心，導致企業員工也錯誤地理解檔案工作，以為檔案工作只是整理文件材料，抄抄目錄，純粹是應景之事，沒有真正利用檔案。

3 打造企業文化品牌是企業檔案文化建設發展之路

（1）拓寬視野，強化網絡建設，豐富檔案信息資源。

豐富檔案信息資源，首先要求拓寬視野，開門辦檔，企業檔案管理部門要從企業文化建設的戰略高度，正確處理企業檔案與企業文化建設的內在關系，把企業檔案信息資源建設作為企業文化建設的前置性和基礎性工作來做。

一是檔案門類要全。在注重文書檔案收集的同時，注重各種專業檔案的收集，使各種不同門類的檔案共同組合成從不同的側面反映企業發展歷史的檔案系統

二是開門辦檔。企業的各種活動總是在一定的社會環境中進行的，企業的形象也有待于社會的認可。因此，在注重挖掘企業內部檔案信息資源的同時，要面向全社會征集檔案資料。

三是在注重收集紙質檔案的同時，注重其它介質檔案的收集。當前，特別要注重音像檔案和實物檔案的收集，因為音像檔案和實物檔案一直是企業檔案中的“短腿”，并且在企業文化建設中，這部分的檔案往往比紙張檔案宣傳教育效果更為主觀和形象生動。其次，強化檔案信息資源的網絡建設檔案資源建設。網絡縱向覆蓋企業決策層和普通員工，橫向覆蓋企業內部各個管理層，并通過建立責任制和考核制度、獎懲制度來激活網絡中各個元素的能動性。

（2）優化整合檔案信息資源，為企業文化建設提供深加工產品

所謂優化整合檔案信息資源，即檔案管理部門對企業檔案信息進行“去粗取精，去偽存真”的深加工處理，使企業檔案信息系統化，并通過編研而物化為企業文化建設的有形產品。其具體形態有：企業精神和職業道德的表述、廠史廠志廠刊、各種陳列室影視宣傳作品、企業年鑒的編撰發行、科技活動成果編研材料的展覽、各種專題資料匯編等。另外，企業檔案部門還可以通過建立企業檔案網站，及時發布百姓關心的檔案信息，深入宣傳企業的歷史和文化，樹立良好的企業形象。

（3）提高檔案管理人員的文化意識，彰顯企業檔案的文化品位

一是轉變檔案管理人員的思想觀念檔案管理人員不是“死資料”、“故紙堆”的守門人，而是企業文化建設的中流砥柱者，應把企業又化建設視作應盡的職責，走在企業文化建設陣營的前沿，積極參與企業文化建設規劃、計劃的制定和實施。二是轉變工作作風由單純的查檔接待服務改變為主動為企業文化建設出謀劃策，提供檔案信息資源服務，爭取機會為企業創造價值。三是加大編研力度，為企業文化建設提供豐富多彩的產品。

參考文獻

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