大學生就業檔案管理問題研究

周建軍

摘 要：高校學生檔案的現狀已無法滿足大學生求職和學校就業服務的需求，因此，迫切需要建立適應大學生就業實際的專業檔案。通過建立開放、信息化的就業檔案管理體系，充分發揮就業檔案的功能，助推大學生實現高質量就業。

關鍵詞：就業檔案；問題

課題：本文系本文系河南省高等院校哲學社會科學創新團隊（研究方向：大學生專業技能與崗位對接模式研究，編號：2013-CXTD-09）部分成果。

大學生就業檔案是指大學生在校期間直接形成的、能夠反映其就業競爭力、具有參考和保存價值的各種信息資料，是大學生就業能力的重要佐證，是畢業生建立勞務關系的重要媒介。由于目前高校學生檔案存在[1]：內容不全、利用滯后、管理落后等問題，不能很好地為招聘單位提供及時全面的參考依據，甚至阻礙大學生就業。為此，高校在招聘活動中普遍采用向用人單位提供《畢業生就業推薦表》、《畢業生成績單》、《求職簡歷》等專門實證材料，對學生在校期間的思想品德、學業成績、平時表現等進行綜合性評價和鑒定，供用人單位參考。但是，這些材料無論在內容上還是在可信度方面都難以滿足用人單位考察的需要。因此，建立大學生就業檔案，已成為大學生就業服務實現“全程化、全員化、信息化、專業化”的重要環節。

1 建立大學生就業檔案的必要性

1.人力資源市場急需就業檔案

本世紀以來，我國普通高校畢業生就業實現了由“計劃分配”到“市場調配”的根本性轉變，實施勞務雙方互相選擇（簡稱“雙選”）達成勞務協議已成為當前高校畢業生就業的主渠道。在此過程中，作為勞資方的用人單位，需要深度的了解、考察畢業生的特質、素養、能力、成績、個人需求等諸多方面的因素；同時，作為勞務方的畢業生也需要向用人單位展現自我特長、優勢、愛好、經歷、職業價值觀、職業認知等，以達到雙方深度了解。因此，建立反映大學生個人就業力狀況的專業檔案，已成為求職“雙選”過程中不可缺少的重要載體。

2.高校學生檔案無法滿足求職的需要

⑴檔案內容無法滿足“雙選”的需要

根據教育部和國家檔案局《高等學校檔案管理辦法》規定（第27號令），高校學生類檔案：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。是以入學資格、畢業資格審查為重點的實證材料，不能涵蓋學生的素質全貌，更不能滿足用人單位對畢業生全面考察的要求。

⑵管理機制上無法滿足學生求職的需要

目前我國高校大學生檔案管理仍然沿用計劃經濟條件下的傳統管理模式，實施“檔隨人走”原則，往往在學生畢業后檔案才能整理完備。而高校對畢業生開展就業服務是從大學生畢業的前半年開始，學生檔案在時間上節點上無法保證畢業生“雙選活動”的需要。同時，高校對大學生開展“全員化”就業服務，實施“請進來，走出去”的就業推介辦法，需要對學生檔案不斷的進行“出入流轉”。而當前高校檔案信息服務缺乏主動性、系統性與有效性[2]，仍以“保管”和“保密”為重點的檔案管理機制也無法滿足高校多形式就業服務的需要。

2 大學生就業檔案內容

大學生就業檔案是以記錄反映大學生職業成熟度以及就業競爭力為主要內容的信息集合體。主要包括：個人基本信息、就業競爭力信息、求職意愿記錄等三個部分。具體如下：

1.個人基本信息

個人基本信息是用人單位了解學生的最基本材料，主要包括：個人介紹（姓名、年齡、籍貫、民族、政治面貌、高中階段情況等）、家庭情況（家庭住址、父母及家庭成員基本情況、主要社會關系基本情況）、健康狀況（身體狀況、以往病史等）。由于在招聘過程中，用人單位往往會從從行業需求和選好用好人才出發，十分重視學生個人政治面貌、戶籍來源、父母職業、健康狀況等。如：食品行業對健康特別關注；招聘鄉村教師往往喜歡招收本地的學生；高校招聘輔導員一般要求是中共黨員；某些行業招聘還十分關注學生父母是否是系統內員工等。因此，準確、完整的個人信息對大學生就業具有重要的參考價值。

2.就業競爭力信息

⑴個人特質記錄

“人職匹配”和“人崗適合”是用人單位選人以及大學生選擇職業（崗位）的基本原則。這就要求大學生就業檔案中要詳細記錄大學生個人特質，包括：職業興趣的霍蘭德代碼、性格測評結果、職業價值觀測評結果、職業能力測評結果等。由于上述材料有一定的動態性，應以畢業前的最后一次測評為準，并輔以就業指導課程教師鑒定意見，保證測評結果的信度和準度。便于用人單位從職業特質和職業認知上去考察了解求職大學生，提高選人的科學性和準確性。

⑵見習實習記錄

是否具有實際工作體驗，是用人單位所關注的重點之一。因此，就業檔案要如實記錄大學生的職業體驗過程的相關信息。包括：見習實習崗位、實踐過程、生產效率、主要收獲、單位評價等。要對職業體驗過程實施定性與定量相結合記錄辦法，強化可量化因素的記錄，增強信息的參考價值。

⑶ 職業技能狀態記錄

大學生就業能力主要包括三個方面：通用職業技能、專業知識應用技能、自我管理技能等三個方面。通用職業技能材料主要包括：擔任學生干部材料、英語等級證書、計算機等級證書等；專業技能實證材料包括：學業成績，專業（崗位）技能證書，實習實踐材料，競賽榮譽證書等；自我管理技能（品質）實證材料主要包括：誠信記錄、優秀黨員、優秀團員、優秀學生、愛心捐獻、誠信記錄等資料。需要指出的是當前大學生的學業成績，只記錄了學業絕對成績，沒有記錄學生成績在同專業、年級中的相對位次，因而難以進行同類橫向比較。因此，在學業成績信息記錄中，既要記錄絕對數據，也要記錄相對數據[3]。便于用人單位按照自己的要求進行篩選。

⑷ 其他相關記錄

不屬于以上內容范疇但又能夠間接體現大學生就業力的信息，應計入相關記錄當中，有可能對大學生就業起到參考作用。如：休閑活動、體育比賽、文學、音樂等方面的成績等。

3.就業推薦材料

《畢業生就業推薦表》是學校向用人單位推薦畢業生的書面材料。一般包涵：個人簡歷、畢業專業、政治面貌、學制、任職情況、社會實踐、獎懲情況等學生在校期間表現情況的信息?！懂厴I生就業推薦表》由院（系）負責人根據畢業生日常表現，對畢業生做出綜合評價，提出推薦意見并蓋章確認，交學校招生就業處審核蓋章。

4. 高校畢業生就業去向資料

按照大學生就業統計辦法，大學生就業可分為協議就業和靈活就業，因此大學生就業去向的實證材料主要有三種。⑴《高校畢業生就業協議書》，也稱謂“三方協議書”。⑵《靈活就業合同》，是由省教育主管部門統一印制的勞務雙方簽訂的有法律約束力的短期（六個月以上）就業合同文本，由畢業生與用人單位直接簽訂。⑶就業證明，是因故未能簽訂規范協議（合同）而由用人單位出具的工作證明，也是學生就業的實證材料之一。

3 大學生就業檔案運行模式構建

就業檔案運行模式是檔案主體、檔案管理者、檔案使用者緊密聯系并相互作用的過程。主要包括資料收集→歸類整理→鑒別鑒定→開放利用等四個環節。運行模式見圖示1

1.資料收集

資料收集是建立就業檔案的“基石”。檔案資料的完整性和準確性直接確定檔案信息的可利用價值。由于就業檔案資料涉及校內多個部門和校外許多單位，具有來源渠道多、技術性強的特點。為此，一要明確就業檔案材料收集的范圍，做到收集有“據”。二要建立完善的就業檔案材料收集機制，做到收集有“序”。

首先要依據相關性原則、實用性和客觀性原則，明確就業檔案材料所包含的范圍，依照前面所述的就業檔案內容來逐一進行收集。同時，既要注意收集結論性原始材料，也要收集“中間材料”，以便對采集材料的鑒別鑒定。材料收集要堅持客觀性、完整性原則，既要收集正面性資料，也要收集負面性材料。

其次，建立檔案資料收集機制。檔案收集可以分為三個階段進行。第一階段為分散采集階段。由學院（系）就業專干（輔導員）按照就業檔案材料目錄，在大學生進入最后一學年初，采集相關信息，收集原始材料。第二階段為匯總階段。各學院（系）將收集的材料匯總起來，并對學生逐一建立相應的信息資料。第三階段為移交階段。各學院（系）將匯總的紙質材料和電子檔案材料移交學校就業中心。

2.資料整理

高校建立大學生就業檔案的根本目的在于服務大學生充分就業，檔案管理必須做到編排有序，使用查找方便。由于就業檔案內容形式多、來源復雜、周期性較長、有一定的動態性，必須建立檔案整理機制，對檔案進行科學分類和整理。根據學校實際，可以建立：“檔案館（室）+就業中心”聯動機制，即在學校檔案館（室）的指導下由就業中心負責整理和臨時代管，通過驗收后最終移交檔案館（室）統一管理。

3.鑒別鑒定工作

就業檔案材料鑒定識別既要去偽存真，又要進行價值判斷。由于就業檔案內容幾乎涵蓋大學生在校期間的所有活動，內容多，涉及面廣，因而檔案材料識別量大。應根據有無價值和價值的大小的原則，確定檔案材料的存毀。鑒定工作要遵循嚴格的鑒定程序，首先確定檔案材料是否屬于就業檔案的內容，以確定其存留。第二，判斷材料的真實性、可靠性、完整性和準確性，保證真實可靠，同時既要審核單項材料的完整性，也要審核材料之間的邏輯系統性，使檔案實體成為有機聯系的整體。 。

檔案鑒別鑒定工作需要相關部門的配合，要爭取材料源地單位部門的支持，做到“追根溯源”。學校教務部門、學生管理部門、團委、招生就業部門、實習就業基地、學校紀委等都是材料鑒定的協作單位。

4.就業檔案的開發利用

建立大學生就業檔案，是檔案工作的創新?？梢詮囊韵氯齻€方面提供檔案服務。第一，運用現代信息技術手段，形成系統性綜合化就業檔案信息資源，建立網絡化信息服務平臺，為學生個人、用人單位以及社會及時、全面了解求職大學生就業需求和就業現狀提供有效服務，提高求職效率，降低求職成本。第二，主動向人才市場提供畢業生就業信息，推介畢業生，促進大學生充分就業。從根本上實現高校就業工作的“全員化、信息化、專業化”。第三，為高校開展人才培養質量跟蹤調查提供必要的信息。通過就業檔案提供的畢業生就業去向，實施就業跟蹤調查分析，可以了解高校畢業生的崗位流向，查找高校人才培養的優勢與不足，促進學校開展以就業為導向的高校教育教學改革，提高人才培養質量。需要指出的是，畢業生離校后的2年擇業期仍是高校大學生就業檔案服務重點時期，擇業期過后學?？梢躁P閉就業檔案信息化服務平臺，轉入紙質檔案服務。

參考文獻

[1]金鑫.檔案管理在大學生就業中存在的問題及對策[J].前沿.2004（5）：100-102。

[2]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].檔案學通訊.2011（5）：92-93。

[3]姜元.淺談以就業為導向的大學生檔案信息化建設[J].職業.2011（2）：29。