試析機關檔案管理工作的創新

朱曉莉

摘 要：創新是一個民族進步的靈魂，是一個政黨永葆生機的源泉，是一個國家興旺發達的不竭動力，同樣，我們的機關檔案管理工作也需要不斷的創新，才能夠適應不斷發展變化的經濟社會狀況。 本文就新時期如何做好檔案工作的創新提出了自己的幾點看法。

關鍵詞：檔案管理；檔案工作；創新

1、利用信息化檔案管理代替傳統管理模式

隨著國家信息化水平的不斷發展與進步，單位也在不斷進行著改革創新。信息化進程的加快，使得現代社會很多管理工作都建立在信息技術的基礎上。在這樣的背景下，機關事業單位的檔案管理工作也在發生著變化，傳統的以手工登記為主的管理模式已經逐漸被信息化的管理方式所取代。檔案管理是任何一個單位的基礎性工作，科學完善的檔案管理工作更是單位取得長足發展的基石。因此，以科學化和信息化的手段，不斷完善機關事業單位檔案管理，已成為現代社會檔案管理工作的必然趨勢。在目前的機關事業單位檔案管理工作中，還存在著一些不足，例如，沒有合理利用信息化手段進行檔案管理、檔案文書內容不夠完善等。如何有效利用信息技術的手段，完善單位檔案管理工作，是擺在檔案管理工作者面前的難題。本文中，筆者結合自身的檔案管理經驗，分析在信息技術背景下機關事業單位檔案管理工作的創新策略。

1.1 檔案管理信息化的優勢

（1）在傳統的檔案管理模式中，往往采用的是紙張、照片或者錄像的形式。這樣的管理方式，存在著很多不足，比如管理不方便，不利于長期保管等。機關事業單位檔案管理工作是比較復雜的，各種文書、文件通常是數以萬計，如果僅僅以手工登記的方式進行檔案管理，勢必會讓單位的檔案管理工作顯得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善傳統的檔案管理工作帶來的不足。檔案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣不僅大大縮短了時間，還節省了大量的人力、物力、財力，大大提高了單位檔案管理工作的效率。

（2）傳統的紙質檔案，在保存上，容易受到保存條件和自然環境的影響。如果保存不當，容易導致很多極有價值的檔案遭到損壞。而電子檔案就不會受到自然環境的影響。相對于紙質檔案來講，電子檔案具有保存方便，保存壽命長的特點。通過電子載體的方式保存，不僅可提高檔案保存的安全性和穩定性，還可節省大量空間，提高了單位檔案管理的效率。

（3）在信息化的社會背景下，單位促進檔案管理工作的不斷進步，首先要加強培訓，不斷提高檔案管理工作者的基本素質。在目前的機關事業單位中，某些部門檔案管理工作者存在著一些不足，有些單位的檔案管理者甚至不懂得使用電腦，不懂得計算機操作。因此，現代社會的檔案管理工作要取得進步，就要依賴高素質的人才，實現檔案管理工作的信息化。機關事業單位要加強檔案管理工作者的培訓，不斷提高其素質和技術水平，促進單位檔案管理的信息化建設。

2、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

強化干部檔案管理意識，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統。檔案管理是人事管理工作的重要環節，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整內容真實可靠。

3、優化機關檔案管理的管理方法

為了提高機關檔案管理工作的水平，必須優化機關檔案管理方法， 使其更加科學、 規范，保證機關檔案管理的準確、 真實、 完整。例如，

3.1.管理人員可以將機關檔案分別進行紙質、電子版、聲像等多種形式的存檔， 確保在某一形式的檔案資料丟失時，有其他資料做備份，保證機關檔案管理的完整性；

3.2對機關檔案資料進行相關性的收集、 整理、 存檔， 保證某一系列的機關檔案資料具有連續性，使機關檔案管理工作更加細致、 科學、 規范， 更有利于機關檔案管理工作效率的提高；

3.3利用現代計算機技術進行檔案管理，建立統計系統、 檔案檢索系統、 借閱系統等多種系統，對機關檔案資料進行一目了然的了解， 不易導致機關檔案資料的丟失， 而且能夠有效延長檔案資料的存檔時間，對機關部門系統了解檔案資料有著積極的作用。

4、提高檔案管理利用率

在傳統的檔案管理體系中，檔案管理始終存在著一個不容忽視的問題，那就是檔案管理的利用率低?？偨Y過去的經驗，我們可以得知，檔案信息在發展中有著不容忽視的作用，要充分重視并且高效利用這種信息是必不可少的。尤其是在現在的信息時代，信息資源是最有用和珍貴的，我們必須提高檔案管理信息的利用率。首先，要建立一套完整，易于查詢的檔案體系，要強化和突出服務理念，檔案部門更應該積極主動地做好管理工作，使之易于查閱和使用。其次加強網絡功能的應用，是的可以在公司網絡平臺上直接查詢檔案信息并加以利用。這樣就可以提高服務和利用效率，間接提高利用率。對檔案信息的高效利用才能真正體現出檔案管理的重要性，事項檔案信息的價值。信息時代日新月異，我相信，在短時間內快速提高檔案的利用率并不困難。

樹立動態的管理觀念所謂動態的管理觀念指的就是擺脫傳統的一成不變的管理方法，要隨機應變，一方面是不僅僅要保存舊的檔案，更要對舊的檔案進行源源不斷的補充和解釋，這些內容可以以一年為一個階段來補充說明，這樣會使得檔案內容逐漸完善，形成多方面多角度的檔案信息。而另一方面是在公司人員流動頻繁的情況下，檔案的更新必須要高頻率的，形成及時準確的檔案信息，所以檔案管理部門必須要安排好人員來做好接收信息，篩選信息，拼湊信息和管理信息的工作。傳統檔案管理體制一直都在進行著改革和創新，但是效果卻并不太令人滿意，而且在信息飛速發展的今天，傳統的改革方法已經跟不上時代的腳步。所以新的改革和創新成為了不可或缺的角色。努力實現檔案管理的現代化，提高檔案管理的科學化水平，是信息時代提出的要求。國家提出了機關檔案信息化建設的任務，不僅要求充分利用計算機技術和網絡技術，還要進一步提高檔案管理現代化水平。檔案管理工作是一項政治性、專業性、和技能性很強的工作，尤其是要提高對檔案管理工作人員的培訓，要嚴把關，勤查工作，做好每一項檢查。檔案信息對于個體和組織而言都是十分重要的資源，對于各項工作的發展都有著重要的意義。

總之，在新的歷史條件下，機關檔案工作必須要緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求，要創造性地開展，推進檔案工作實現跨越式的發展，這是時代發展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。

參考文獻：

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