圖書館內部控制建設的深度思考

宋悅　雒亞丹

摘 要：圖書館為了保證日常工作的穩步開展，需運用相關專業控制措施，有效降低運營中的風險，使得圖書館逐步達到科學管理的目的。隨著國內圖書館數量和規模的快速發展，圖書館管理服務水平參差不齊，內部控制不健全的現象日益顯現。因此，本文以內部控制理論特征為出發點，從圖書館內部圖書管理流程、圖書館管理體系建設內部控制的視角，剖析圖書館在內部管理中存在諸如內控理念匱乏、內控不規范、管理人才缺失等具體問題，據此提出優化、健全圖書館內部控制的舉措，從而促使圖書館科學管理。

關鍵詞：內部控制理論；圖書館；管理體制；內部審計

一、圖書館內部控制內涵

如今，國內不僅企業，行政事業單位也為加快和規范內部控制制度建設，出臺了相關的政策。2010年年末，財政部首次提出“要加強事業單位的內部控制建設”；2012年財政部制定印發了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，明確自2014年起行政事業單位將實施內部控制管理。如今，隨著知識經濟的發展，圖書館建設也逐步加快，數量亦逐漸增多。在圖書館日常運營中，對資產的管理、資金的運用、預算管理、成本控制顯得極為重要，國內圖書館大多隸屬于事業單位，因此內部控制理論也可適用到圖書館日常管理。

圖書館的內部控制，顧名思義，是指圖書館為了保證日常運營的需要，確?，F金收支的真實性和可靠性、經營管理活動的效率等，由管理層及其員工發起實施的一項具體框架流程體系。廣義地講，圖書館的內部控制是指圖書館的內部管理系統，包括為保證圖書館正常運轉所采取的一系列必要的管理措施（徐紅兵，2007）。

二、對圖書館內部控制的深度思考

（一）對圖書館內部圖書管理流程內部控制的深度思考

日常對圖書的管理中，雖采用“采、分、編、典、流”的框架體系，但不可避免在此過程中出現“失誤”，這次需要引入內部控制，在各個環節中分別進一步加強管理和控制，將易出現的風險降到最低。圖書館整體利益的驅動，使得管理人員須深刻理解并引進內部控制體系，從微觀上控制風險。從圖書館整個管理流程來看，圖書采購、入庫、借閱、典藏等需要以憑證的方式顯現，可以采用紙質憑證結合計算機管理系統的方式進行雙重管理。在處理非紙質圖書時，比如電子圖書、電子光盤等應建立拷貝、備份制度。對圖書館圖書的日常管理，盡管做到了以上的步驟，但依然存在圖書管理過程中的風險。如圖書采購風險，其操作流程是在充分知悉讀者需求的情形下，圖書管理人員根據讀者的意見以及反饋，經過相關的市場環境和數據分析，在圖書采購、入庫、分類等方面所出現的風險，此風險大多源自于圖書出版商和供應商，以及采購者。圖書館管理人員可以進行民意測驗，在學校等學生、教師或者學術研究人員聚集的地區，派發民意測驗調查表，在“選擇期望圖書種類”等可供選擇的問題之外，加一列期望的書籍；在進行市場購入圖書前，合理進行預算，編制圖書購入預算表，羅列圖書的種類、數量、單價等重要信息，接洽供應商，以最合理的成本購置最理想的圖書。從而降低采購風險，使得圖書館在圖書管理服務方面的水平得以提升。

（二）對圖書館內部管理機構建設過程中風險的思考

圖書館管理體系建設的過程中，在部分環節如果不加強控制，易出現相應的風險，導致圖書館利益整體缺失。首先，在圖書館管理人員招聘過程中，易出現人員招募風險。家屬安排是致使圖書館管理內控缺失的重要原因，這些家屬安排的工作人員工作態度怠慢、辦事熱情不高，嚴重影響圖書館良好氛圍。這就要求圖書館高層在人員招募方面，秉著公平、公正的辦事原則，公開向社會選拔，然后加強一系列館內培訓，從而在管理源頭降低了圖書館內部風險。其次，財務管理風險。其主要體現在資金支出方面，包括采購圖書支出、員工工資支出、購置設備支出、日常行政開支等。高素質、具備專業勝任能力的管理人員在圖書館日常運作中應充分發揮自身的專業學識，在應對財務管理，尤其是財務支出風險時，做好必要的防范措施。根據圖書館經費，合理做好相應的經費分配，采購符合讀者數量和規模的最優圖書量。同時，在經費和業務費用使用方面，加強必要的控制，可以適當建立內部審計監督機構，直接對單位管理層負責，不受圖書館管理層的約束，這樣可以避免因無謂的支出致使不必要的浪費。

三、我國圖書館內部控制管理的具體問題及其成因解析

（一）內部控制理念的匱乏，風險意識淡漠

部門圖書館可能受到有關主管部門的影響，制定內部控制政策，但主要是為了配合有關部門的定期考察，實際上并未有效實施內部控制。大多圖書館管理者風險意識缺乏，在圖書采購等具體業務方面，并未通過科學手段，諸如預算、市場分析、風險評估等，在處理具體的日常業務時，會顯現相關風險。

（二）內部控制制度不規范，內控缺乏活力

國內，受制于主管單位的壓力和外部檢查機構的監督，部分圖書館建立了相應的內部控制制度，但建設不規范，對經濟事項的業務處理流程控制不合理。在建設內部控制制度方面，很多章文條款都是照本宣科，并未根據圖書館實際情況進行制定。一些圖書館雖然建立了內控制度，但執行過程中形同虛設，內控活力乏力，有章不循、有禁不止的現象非常普遍（高瀾，2010）。

（三）高層次管理人才的缺失，管理體制亟需調整

國內，圖書館對工作人員的選拔和招募大多是依賴內部關系，多數人認為只需要掌握圖書采購、分類、借閱等基礎層面的知識即可，對館員自身綜合素質的要求并不是很高。缺乏高層次、專業的管理人才，嚴重阻礙了圖書館內部管理的長期穩定發展。圖書館內部缺乏高層次管理人才，在正常運營過程中易出現相關的風險。管理體系不完善、內控制度形同虛設、財務部門不獨立、唯管理層獨大的情境屢見不鮮。

四、完善圖書館內部控制制度及科學管理的對策

（一）提升內部控制理念，加強管理風險意識

加強圖書館內部控制的建設，首先必須營造良好的內部控制氛圍，全體員工必須了解并知悉內部控制制度。圖書館管理層理應不斷加強管理人員對內部控制的培訓和考核，在內控體系的完善方面，在以往財務層面的視角，轉變為從圖書館內部管理整體的角度出發，對內部控制制度的完善進行統一指導和管制。同時，應灌輸管理人員風險意識，從內部控制的源頭削弱缺乏內部控制所帶來的弊端。

（二）規范內部控制制度，增強內部控制活力

圖書館在內控體系的建設中理應結合實際情況，實事求是，進行條文的制定。另除加強內部監管外，還需外部審計的配合，做到內外融合，綜合促進內部控制的有效實施。其中，在內部管制下，可以適當增加內部審計部門，建立此部門的目的是能夠制約財務部門和其他相關部門的職責，使得更加公平公正，減少風險的產生。

（三）引進高素質管理人才，強化人才管理體制建構

圖書館管理層應避免內部關系就業的情形再次發生，公開向社會招募具有專業勝任能力、高素質的人才。即使“關系戶”有意向到圖書館就業，應受到公平、公正的待遇，需與其他人才一樣，經過初試、復試等社會考量才能正式就職，這就充分保證了圖書館人才的素質和管理水平。同時，定期對引入的人才進行外出培訓和進修，不斷適應現代知識經濟快速發展的要求。另外，可以增加人才的儲備，加強管理培訓生隊伍的建設。（作者單位：上海對外經貿大學）

參考文獻：

[1] 徐紅兵.完善高校圖書館內部控制研究[J].大學圖書情報學刊，2007，06：21-23.

[2] 時軍.行政事業單位內部控制規范實施問題研究[J].財會通訊，2015，13：35-38.

[3] 錢琨，閻怡逵.行政事業單位內部控制相關問題探討[J].財會通訊，2014，19：67-68.

[4] 李西明.高校圖書館內部控制問題研究[J].圖書館學研究，2011，13：51-53+47.