人口計生檔案立卷歸檔中存在的問題及對策

齊俠

【摘要】人口計生檔案是人口計生工作的重要組成部分，是提高人口計生工作水平的重要基礎和保障。人口計生檔案立卷歸檔工作的好壞反映了人口計生工作水平的高低，直接影響檔案管理工作是否能夠順利開展。針對目前人口計生檔案的立卷歸檔中存在的一些問題，提出相應的方法和對策。

【關鍵詞】人口計生檔案；立卷歸檔；問題；對策

人口計生檔案是人口計生工作的重要組成部分，是提高人口計生工作水平的重要基礎和保障，為本單位和組織人事部門的選拔任用、考核獎懲等工作提供最直接最真實信息，是人口計生部門的一筆無形資產和寶貴財富。人口計生檔案立卷工作的好壞直接影響檔案管理工作是否能夠順利開展。筆者在管理人口和計劃生育檔案工作的過程中，發現人口計生檔案立卷歸檔中存以下三個方面的問題并針對發現的問題提出了幾點相應的對策。

一、政策法規變化是影響人口計生檔案的立卷歸檔最直接的因素

近年來，國家、省、市都對檔案立卷工作有統一法規性文件指導：如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，《文件歸檔立卷范圍的規定》、省委組織部《干部人事檔案達標升級考核評分操作辦法》等，上級部門這些文件的實施使得人口計生檔案的管理和立卷歸檔工作基本走上了制度化、法制化和規范化的軌道。但由于國家、省、市、縣部分法規文件要求不統一，有的條款只是暫時的，由于多次改變給人口計生檔案立卷歸檔工作帶來不必要的麻煩。如“工資級別登記表”在1992年以前立卷歸檔時沒要求存放，1992年以后要求九類1-1號必須要放。到了2000年又新發文件要求新整檔案工資級別登記表不要放，現在又要求要放，從文件上來說只需改動幾個字，可管檔單位管理的檔案多達幾百卷、幾千卷，甚至更多，實際操作起來，就不是一件容易事。工作量是如此之大，不僅要浪費人力、物力和財力，給人口計生檔案立卷工作造成一定難度，來回返工也影響了檔案整體的美觀。

二、人口計生檔案立卷不統一、不規范

1、歷史遺留問題多

人口計生檔案立卷工作繁瑣復雜，隨意性大，延續性強，是極其細致又比較辛苦的工作。不同的檔案人員素質的高低，或對規范要求的不同理解，也將造成案卷質量的的差異。以前大部分管檔人員多是兼職，專業素質偏低，思想陳舊，認為檔案你送我就管，對各科室和本人送來的立卷歸檔資料，沒有經過認真把關和嚴格鑒別，導致許多該歸檔的材料不符合歸檔要求，不是內容填寫不完全，就是歸檔的材料中混雜了不需要或者內容填寫錯誤的信息，還有的歸檔材料存在涂改、未簽字、未蓋章等等，再加上年底考核單位和領導往往不重視檔案工作，再加上檔案管理人員的疏忽、責任心不強導致歸檔案卷質量低。近年來，由于上級部門要求檔案達標升級，人口計生檔案管理部門為保證檔案材料的真實性和完整性，多次督促和催交，但部分材料由于時間太久遠，原件也無法找到。雖然責成相關單位補辦了材料，檔案管理部門也認真鑒別了，但卻破壞了檔案的原始性、真實性、完整性和系統性，有失歷史原貌。

2、存檔紙張不統一，表格不規范，出現新型不耐久字跡

起初明文規定文件歸檔要統一使用16開辦公用紙，后來上級文件規定檔案材料要統一使用A4規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書寫，但有些入檔材料仍然不符合要求，存在紙張大小不統一，還有的表格印制超過裝訂線，這樣就需要重新返工，無形中給人口計生檔案立卷歸檔工作造成麻煩。最近幾年，在達標考評等工作中，對圓珠筆、紅筆、鉛筆等傳統型不耐久字跡材料問題，重點進行了整頓，收效很好。但以色帶打印為代表的新型的不耐久字跡又大范圍出現。以前達標升級要求紙張必須19×26.5規格，檔案盒袋都按此規格要求設計，檔案整理也達到了此要求。近幾年，打印的材料要求用A4紙，但有的還用16開紙，補充的A4紙材料以前的檔案盒袋均放不下。諸如此類問題時有出現，直接影響案卷質量，給檔案立卷工作增加難度。

3、檔案管理人員責任心不強，存在歸檔不及時導致部分材料散失嚴重

近年來，上級部門對檔案工作越來越重視，人們檔案意識也隨之增強。多數檔案都能及時立卷歸檔，但在人口計生檔案立卷歸檔中發現，部分檔案材料不齊，散失嚴重。究其原因，一是檔案管理人員多半兼職，沒有足夠的時間和精力投入到檔案工作中去，應歸檔材料沒能及時催要，只是送多少歸多少；二是多數資料來自基層計生部門，大部分材料散存在各基層及個人手中，沒能統一歸檔，再加上檔案意識欠缺，沒能及時送到人口計生檔案管理部門。

三、檔案管理人員素質有待提高，業務水平有待增強

人口計生檔案立卷工作是一項集專業性和知識性于一體的工作，需要有一定專業知識和責任心強的人來擔當。但現實工作中大多檔案人員身兼數職，由于工作多樣繁瑣，不能把足夠時間和精力投入到檔案工作中來，再加上單位主要領導只注重抓人口計生業務工作而忽視檔案工作，沒把檔案管理工作納入日常工作和年終考核，認為上級檢查時，只要臨時應付一下就可以過去，沒有嚴格的工作制度和長期的歸檔整理意識，單位也沒有任何獎懲機制，檔案工作者只是是默默無聞的辛苦工作，所以檔案工作人員也沒有多大的積極性，認為干檔案工作政治上沒有前途，工作上沒有盡頭，導致了人口計生檔案人員調整頻繁。新任檔案管理人員往往沒有經過專業知識的培訓，又不熟悉業務，必須從頭開始熟悉專業知識，接觸業務工作，需要一個很長的時間過度，剛剛熟悉業務，又變換崗位，這樣周而復始，導致工作人員的不適應和檔案工作隊伍不穩定。以上問題已經影響到人口計生檔案立卷歸檔工作的正常開展和案卷質量。為大力推進檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對立卷中出現的問題，筆者試提出以下對策：

1、統一標準，強化管理

人口計生檔案立卷歸檔工作面廣量大，是一項需要花費大量時間和精力的工作，需要工作人員的認真仔細和持之以恒。針對這一問題，我認為要統一標準，建立健全各項檔案規章制度來強化管理。能有一套人口計生檔案立卷工作統一的法規文件。文件的條款和要求盡量少改動，避免重復拆卷工作，避免浪費過多的人力、物力和財力。相信在正規文件的指導下，人口計生檔案管理部門從戰略上調試，以長遠的目光，把檔案立卷歸檔工作作為一項長期工作抓實抓好，堅持下去，人口計生檔案立卷管理工作一定能走上健康發展的道路。

2、從嚴把關，認真鑒別歸檔材料

人口計生檔案管理人員對所有送來的材料要填寫移交單，對每一份材料都要認真鑒別。一看材料有無使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等新型不耐久字跡，若不規范退回重新填報；二看材料是否經單位和組織審查部門蓋章或本人簽字，應在簽字蓋章后，才能歸檔；三看所送材料是否規范，有無漏填，表格印制是否規范，所有不符合要求的退回返工。經過認真鑒別審核后再核實填寫的檔案移交單，看還缺少哪些材料，沒有送來的，及時催交，檔案收齊整理完畢后及時立卷歸檔。同時定期把整理好的案卷及時向檔案相關部門移交。移交的人口計生檔案材料做到不遺、不漏，及時。為解決立卷中存在的問題，人口計生檔案管理部門要建立健全嚴格的歸檔制度，使收集整理工作經?；?，不拖延、不積壓、輕輕松松做到認真鑒別，及時歸檔，只要牢牢把握入口關，長抓不懈，人口計生檔案立卷工作一定能走上正?；壍?。

3、強化領導，加強干部檔案工作人員隊伍建設

人口計生檔案管理工作是一項艱巨而繁重的工作，需要投入較大的人力、物力和財力，在短時期內很難見明顯成效的工作，因此，這就需要各級領導的重視和支持，需要年初把人口計生檔案立卷工作列入工作計劃，納入年度考核并建立獎懲機制，明確具體分管領導，配備檔案專兼職工作人員，并且要選擇政治素養高，業務素質好，責任心強，能熟練掌握檔案專業知識的人擔任，盡量不要輕易調換檔案管理人員，保持人員的相對穩定。各級領導對人口計生檔案管理人員，一要從工作上要多支持，對檔案收集、整理方面遇到的難題要積極予以協調解決，在設備和經費使用上給予支持和保障，對兼職干部檔案管理人員在工作時間上給予保證；二是從政治上要多關懷，對那些認為干檔案工作“政治上沒奔頭、搞檔案無盡頭”的要加強教育，從思想上引導，使其轉變觀念，讓他們認識到人口計生檔案工作是一項擔負歷史責任，并對干部負責的工作，是計生部門的一筆無形財富；三是從生活上多幫助，把黨和政府的溫暖和領導同事們的關懷送給檔案管理人員，讓他們真真切切感受到檔案管理工作的重要性和被認同感，從而提高工作積極性。為了提高人口計生檔案工作人員的政治和業務素質，平時要不間斷強化業務培訓，有計劃地組織舉辦檔案業務知識培訓班，經常組織外出參觀學習和內部觀摩工作交流等，用多種方式方法來學習先進工作經驗和管理方法，相互取長補短，形成科學培訓體系和規范化的管理。