淺談“十三五”規劃下的高校圖書館辦公室工作

王海娟

【摘要】“十三五”規劃下的高校圖書館辦公室工作在模式上要有所創新，要最大程度建立起圖書館各個部門間的聯系與協調，并且推進各項實際工作的規范有序進行。本文對此進行了分析研究。

【關鍵詞】“十三五”規劃；高校；圖書館；辦公室；工作“十三五”規劃為我國的國民經濟發展列出了長遠計劃，為我國的各項行動計劃制定了綱領，也給我們指明了方向?！笆濉币巹澘梢猿蔀楹芏嘈袠I以及領域發展的指南針，能夠帶給我們切實的引導。高校圖書館辦公室工作應當充分將“十三五”規劃的核心方針融入其中，用“十三五”規劃的核心內容來為圖書館辦公室工作帶來引導，推動各項工作的良好落實，促進我國高校力量的不斷發展與壯大。

一、高校圖書館辦公室工作的基本內容

圖書館是高校的文獻信息中心，是為教學科研服務的學術機構，與師資隊伍、實驗設備共譽為高校的三大支柱，更是同學們求學的第二課堂。把圖書館看作一個系統，高校圖書館辦公室又在其中發揮著舉足輕重的作用，它是圖書館的行政和業務管理部門，負責全館的政策、計劃、控制、協調、公關等工作。

具體來說，高校圖書館辦公室工作的基本內容可歸結如下：一是圍繞學院教學、科研工作，協助館長搞好館藏建設、開發與利用，為讀者提供多元化服務。二是做好接待工作，搞好內外溝通，掌握各種信息，收集管理好上級文件及業務檔案，為領導的決策提供依據。三是做好讀者咨詢工作，經常開展問卷調查，及時了解不同讀者需求。四是接受和傳達上級的指令，貫徹和督促各項規章制度執行，輔助館長處理好圖書館內部行政事務和各項業務的開展。五是組織和安排好全館各種會議學習、業務學習及公共活動，做好后勤保障工作。

二、高校圖書館辦公室工作的基本特點

（一）服務對象的多樣性。高校圖書館辦公室工作的一個首要特點就是服務對象的多樣性，這也是各項工作在展開時首先需要考慮的一個范疇。高校圖書館的服務對象主要可以劃分為如下幾個范疇：首先便是學校的廣大學子，這也是高校圖書館的一個主要服務對象。無論是書籍采購、書籍編排還是各項其他工作在安排與規劃時首先需要考慮的就是廣大學子的需求。其次，高校圖書館也需要服務于廣大教師和教職員工，這也是他們學習進修和不斷深造的場所，并且應當成為他們學習資料的一個主要來源。此外，不少高校還需要服務于一些校外讀者，他們也是服務對象。

（二） 行政工作的繁瑣性。高校圖書館辦公室工作的另一個特點就是行政工作的繁瑣性，需要處理的事物多且雜，這也是辦公室工作人員經常十分繁忙的一個原因。高校圖書館辦公室工作人員不僅需要維護圖書館的正常運營，處理好各方面的關系，協調各種校內或者校外活動，很多瑣碎的行政事物，大到典籍的搜集整理，小到管內漏水或者閱覽室鑰匙的配備等，這些都是辦公室的工作范疇。圖書館辦公室員工必須有效處理好各種事務，這樣才能夠保障圖書館的有序運行。

（三） 工作要求的全面性。鑒于高校圖書館辦公室工作的內容繁多，覆蓋面廣的特點，這使得辦公室的工作具備明顯的全面性，需要工作人員具備較高的綜合素養。圖書館辦公室員工既要具備長遠的眼光，能夠對于圖書館未來的發展方向進行合理的規劃，也要能夠處理各種技術問題，并且協調好各方的關系，推動各項事務的良好進行。辦公室就是整個圖書館各個部門和各部分人員的協調者與溝通者，其職責就是構建各方的橋梁，推動各項實際事務的良好進行，這也是圖書館辦公室員工的責任。

三、高校圖書館辦公室工作的作用

（一）參謀咨詢。辦公室要為館長決策當好參謀，為館長決策提供文件、資料、情報，并為館長想辦法、提建議、獻良策。決策的科學性，直接影響著圖書館的發展，所以要當好參謀，必須具備敏銳的觀察力和獨立思考能力，并要有超前意識和創新精神，同時不斷豐富自己的知識，提高分析問題、解決問題的能力。

（二）承上啟下。辦公室是一個典型的承上啟下的部門，需要將整個圖書館良好地聯系起來。首先，辦公室要能夠充分輔助領導的各項工作，對于館長制定各項決策或者推行各項計劃要做好充分輔助工作，要能夠獻良策、提建議。同時，對于上層制定的建議要充分傳達給下面的各個有關部門，并且督促各部門良好地執行這些決議，要能夠讓各項實際工作得到充分落實。辦公室是非常重要的意見傳達者、信息溝通者以及計劃執行的監督者，只有充分發揮自身承上啟下的作用，各項事務才能夠有效地推進。

（三） 對外溝通。辦公室是負責高校圖書館對外溝通的橋梁和媒介，對于學校圖書館和其他高校的一些合作工作，或者是學生間、教師間的一些交流工作，都需要辦公室做好相應溝通。同時，圖書館的各相關部門間的相互溝通以及意見傳達也需要辦公室作為橋梁，辦公室要充分揣摩各方意見，實現意見交流的充分有效，這也是很重要的一項職責范疇。

（四）綜合協調。做好各方的綜合協調，這也是辦公室的作用所在，并且是工作職責的一項重要構成。辦公室不僅要協調好上下的關系，要充分將上級的指示傳遞給各有關部門，督促他們執行各項決議，也需要協調好各相關部門工作的共同推進，尤其是對于那些需要部門間相互配合的工作，辦公室要充分做好各方的協調，讓每個部門、每個員工都發揮自身的作用。

（五）后勤保障。高校圖書館辦公室還是重要的后勤保障部門，需要對于各項后勤事務負責，這也是他們需要發揮的一項作用。辦公室工作十分瑣碎，不僅要處理好大大小小各種事情，還要保障整個圖書館各部門的有效運營，要為各個部門提供相應的支撐，做好各項后勤工作，這樣才能夠維持整個圖書館系統的穩定性。

四、高校圖書館辦公室工作的具體要求

（一）選擇合適的工作人員。高校圖書館辦公室工作的具體要求首先體現在對于工作人員的選取上，并不是所有人都適合圖書館辦公室工作，在這個部門的人員也要具備一定的素養。首先，他們要對于圖書館運營的全流程較為清楚，對于每一個部門的工作內容、工作事項等都基本熟悉，這樣才能進行各個部門的協調與溝通，才能夠推動各項工作的良好前進。另一方面，辦公室人員應當具備非常好的協調性和溝通能力，要善于處理各類突發狀況與問題，能夠協調好各個方面，這是一項非常重要的技能。

（二） 營造良好的工作環境。營造良好的工作環境和整體氛圍在圖書館辦公室工作中非常重要，這一點也應當引起充分重視。好的工作環境和氛圍能夠保障整個圖書館的穩定團結，可以讓圖書館的員工都置身于愉悅的工作氛圍中。同時，良好的工作環境更加有利于溝通協調和支持工作的展開，能夠讓各方間的溝通更加順暢，人們更容易相互理解。此外，好的工作環境也應當體現在整個圖書館管理工作的規范透明上，讓員工更加清楚自己的職責，工作時方向性更強，目標更加清晰明確，工作的效率自然會得到提升。

（三）工作要具備創新意識。辦公室工作應當具備一定的創新意識，這一點在實際工作中非常重要。辦公室工作的內容很難用簡單的言語進行概括，涉及的內容雜且繁多，各種突發問題和狀況也需要辦公室員工進行處理。這使得圖書館辦公室工作有著很大的不確定性，可能產生的矛盾沖突也會比較多。對此，辦公室員工必須靈活應對，最好能夠具備一定的創新意識，問題發生后懂得進行思維變通，能夠在良好溝通協調的基礎上找出平衡的策略，讓問題慢慢得到解決。因此，圖書館員工應當有意識地提升自己的創新能力，不要陷在條條框框中難以變通，而是應當具體問題具體處理，對于各種問題都能夠靈活應對。這才是圖書館辦公室員工需要具備的素養，這也會讓圖書館辦公室的工作實效大大得到提升。

（四）員工要明確自身職責。辦公室員工同樣需要明確自己的工作職責，這也是他們做好自己工作的一個基礎。各個部門的員工都應當明確自身的職責范疇，對于自己的工作內容，需要履行的職責要非常明晰，這是保障各部門工作能夠良好落實，并且可以促進部門間有效協調的一個前提。這一點在圖書館辦公室中體現尤為明顯。辦公室員工要清楚自己的工作內容、職責以及自己需要發揮的作用，并且要了解做好自己的本職工作需要具備的一些專業素養，在平時的生活中要有意識地完善自己。同時，對于自己的責任范疇一定要充分落實，對于需要完成的工作要有效執行。辦公室就像整個圖書館的潤滑劑，是建立起各個相關部門間的聯系，推進各項實際工作有效前進的動力，辦公室員工要明確這一點，并且按照這樣的方向去充分做好自身工作。

（五）養成良好的工作習慣。高校圖書館辦公室工作涉及面廣，內容繁多，辦公室工作人員若想各項工作干起來得心應手，就要養成良好的工作習慣。首先，工作要計劃性。不能盲目地等著干，也不能推著干，長期有年計劃，短期有周計劃，每天要列出當日工作清單，對大項工作要做好專項計劃，臨時工作合理安排。其次，工作中要考慮到最優化的問題。當多項工作擺在面前時，辦公室工作人員應區分大小輕重緩急，統籌安排，不能“眉毛胡子一把抓”。再次，辦公室工作人員還要熟練應用各類計算機辦公軟件及其它現代化的辦公手段來提高工作效率。最后，定期進行工作總結。及時地進行總結有助于辦公室工作人員進行理性思考，找出工作中存在的不足和下一步努力的方向，以有助于今后工作的開展和人員自身的成長進步。圖書館工作是一項業務性較強的工作，與館內業務部門密切聯系的圖書館辦公室工作人員，應該是圖書館行政和業務工作中的多面手。這就要求辦公室工作人員必須養成學習的習慣。首先，要學習圖書館的專業知識，系統掌握各部門的工作的性質、特點和流程，這樣才能在實際工作中應付自如。其次，要學習文秘和計算機知識，以提升組織管理、寫作和現代化辦公的能力。最后，要學習國家相關的方針、政策，不斷增強自身的政治素養，樹立崇高的職業道德。

（六） 采取現代化的工作形式。辦公室工作乃至整個圖書館的工作都應當融入更多現代化的形式，要充分發揮互聯網和計算機的功效，借助這些工具的使用來提升圖書館工作的整體成效?，F在很多高校的圖書館已經實現連網，計算機也是他們工作的主要工具和平臺，不少高校的網上閱覽室也在慢慢建立，網上閱覽的信息也逐漸豐富起來。圖書館辦公室首先應當充分利用起這些現代化的工具資源，并且要充分發揮互聯網的功效，這會極大地提升整體工作成效。

五、結語

“十三五”規劃下的高校圖書館辦公室工作在模式上要有所創新，要最大程度建立起圖書館各個部門間的聯系與協調，并且推進各項實際工作的規范有序進行。辦公室在整個圖書館系統中非常重要，這個部門如果能夠充分發揮自身的職責，圖書館的整體運營效率會大大提升。

【參考文獻】

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