淺析高校一卡通系統財務管理

【摘要】校園一卡通是一項系統工程，是數字化校園的有機組成部分，做好一卡通的財務管理、對保障一卡通系統正常運行、保證資金安全顯得尤為重要。

【關鍵詞】數字化校園 校園一卡通 財務管理

校園一卡通在高校內也稱校園卡系統，是數字校園的有機組成部分，校園一卡通工程是數字校園的標志性工程。一卡通是將廣大師生員工與數字校園有機聯系在一起的最有效媒介，隨著信息技術在高校各方面的廣泛應用，它對提高高校教學、科研和管理水平起到了積極的推動作用，對學校的戰略規劃、日常管理和決策支持都發揮了重要作用?？梢?，一卡通的應用越廣泛，保障正常的運行越重要。做好一卡通的財務管理、對保障一卡通系統正常運行、保證資金安全顯得尤為重要。

一、為保證資金安全，建立校財務部授權的獨立核算管理模式

從我校這些年的財務管理實踐來看，對比國內其他高校，獨立核算管理模式有很大的優勢，因為一卡通財務服務12萬持卡人、有133個商戶、26個應用子系統，收支各有2億資金的結算量，每月有大量的對賬及核算工作，只有獨立核算、人員相對固定的財務管理模式才能充分體現責權分明，設置專職的業務機構才能保證持卡人與商戶的利益，最大限度的保障資金安全。

二、加強內控、核算嚴謹

為了提高會計信息質量，保護財產安全、完整，確保會計資料真實可靠，在財務人員崗位設置、會計處理流程等方面嚴格執行內控制度，切實保證涵蓋本部門會計工作的各項經濟業務及相關崗位，并應針對業務處理過程中的關鍵控制點，保證崗位的合理設置、職責權限的合理劃分；確保不相容職務相互分離、確保不同機構和崗位之間責權分明、相互制約、相互監督。這一點在一卡通財務管理中尤為重要，比如崗位職責中明確要求：每名使用一卡通綜合業務系統的人員都要有個人專用的操作員號及密碼，技術維護人員不能直接操作涉及持卡人資金的業務等。根據山東大學一卡通財務的服務要求，設置了一名財務主管與一名負責結賬的出納負責總體的設帳、核算、結算、報表業務；6個分中心各設2名會計負責各分中心的制卡、賣卡、充值等前臺綜合業務，要求做到日清月結。

設置“銀行存款”、“現金”、“應付賬款”、“其他收入”、“代管款項”會計科目，開設上述會計總賬、明細賬賬戶，對相關會計業務進行分類核算管理，具體核算如下：

（一）充值業務

以各校區分中心每日填寫的日資金結算單及銀行存款進賬單為原始憑證，與綜合業務系統報表數據對賬無誤后：

借：銀行存款

貸：代管款項

（二）制卡、售卡

定期與各分中心盤點對賬無誤后，以制卡、售卡登記單為原始憑證。

借：銀行存款

貸：其他收入——制卡、賣卡收入

（三）商戶結賬

月末，將會計總賬與一卡通系統的各項數據進行核對，若發現有涉及商戶的異常流水，立即會同系統維護工程師及商戶分析確認，出具異常流水調整說明，相關人員及領導簽字后，根據調整后的商戶報表數據結賬。

借：應付賬款

貸：銀行存款

總體來說，一卡通財務使用的科目比較少，但會計核算、對賬的業務量很大，由于一卡通財務依托于一卡通的綜合業務系統，涉及金融的有充值、制卡、補助、扣款、沖正、補記流水、平帳、管理費、開戶、銷戶、卡庫余額比對等專業性很強的業務技能，這就需要對綜合業務系統熟練、對系統中各種報表的勾稽關系精通才能完成對賬工作?？梢哉f，一卡通的綜合業務系統就是一個綜合的金融操作系統，對它的原理、操作不精通，財務管理便無從談起。

三、規范全校收費管理工作，提高財務結算效率

校園卡的電子支付功能，使校園內的現金流量大大減少，校內的一些有償服務機構不再收取現金，而是將所得收入從校園卡直接劃轉到相應的財務賬戶之中，這樣一來，在規范了校內收費管理的同時，還減少了經辦人員挪用公款的行為，有利于各個服務機構收入的透明化。同時，校園卡結算已成為學校財務管理信息化的有力工具，極大提高了財務結算效率。依托于信息化的發展，校園卡財務每年累計發放校醫院學生醫療報銷補助、各部門、院系餐費補助600余萬元，3萬人次；為四、六級英語報名扣款、普通話測試扣款、各部門黨費扣繳130萬元，4.5萬人次；為在校學生發放開水補助5萬余人次，發放教師餐費補助4000余人次，極大的發揮了校園卡的電子化服務職能、部分實現了數字化校園的愿景。

四、發揮財務專業優勢，杜絕系統漏洞

由于我校規模、影響力都比較大，一卡通系統的廠家很愿意把一些新的功能由我們先嘗試，再行推廣，比如：新研發的移動手機充值系統，在試運行中發現每月的錯誤率在30%以上，經與技術人員反復查找發現是因為所采用的是無線傳輸技術的原因，隨提出整改要求，最后與省移動公司協商設立充值專線，圓滿解決了此問題。

五、積極拓展一卡通非人工服務功能，用管理創新來提高服務水平。

這就要求財務人員站在全校需求的角度，協同技術人員到各部門做好調研，找準提高全校信息化的突破口。在當前高校實行“三定”的大趨勢下，人員緊缺已成為常態。在這一情況下，如何不降低服務質量呢？只能通過管理創新來提高服務水平。

第一，配合一卡通實現新增的“掌上一卡通”和“電子支付平臺”的建設，完善財務流程設計。使持卡人通過手機、電腦就能實現充值、繳費、掛失、解掛等操作。

第二，積極推進現金充值機的使用，取消人工充值。既提高了效率，又解決了人員短缺問題。

第三，主動創新，積極協調。每年的畢業生離校銷戶業務往往是全員上崗，加班加點的工作狀態，即使這樣，對賬工作也是異常繁瑣。這就需要財務人員主動協調技術及銀行等部門，探索無現金銷戶的方案。經過充分論證，在畢業銷戶期間由銀行開通一卡通與銀行卡互轉業務，由學生自助把一卡通余額轉到銀行卡，同時學生卡到期后自動轉為臨時卡就解決了往年頭疼的畢業生銷戶問題。

六、結語

綜上所述，校園一卡通是一項系統工程，在建設過程中涉及學校方方面面，這需要通過不斷探索研究，認真總結經驗，使其發揮更好作用。

參考文獻

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作者簡介：王群（1969-），男，山東濟南，工商管理碩士，現任職于山東大學財務部，會計師，研究方向：高校一卡通財務管理。