新時期檔案管理人員需具備的職業素養

吳錫玲（云南省公路開發投資有限責任公司昆明西管理處，云南 昆明　650000）

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新時期檔案管理人員需具備的職業素養

吳錫玲
（云南省公路開發投資有限責任公司昆明西管理處，云南 昆明650000）

摘要：隨著知識經濟的不斷發展，檔案管理工作的作用也不斷被拓展，簡單地收集、分類、歸檔、保存已經不能滿足檔案利用的要求，尤其大數據時代的到來，檔案管理工作也越來越受到社會各界的重視。與此同時，對檔案管理人員的要求也隨之提升到了一個新的高度。本文從檔案管理隊伍現狀、新時期對檔案管理工作的要求入手，分析了當下檔案管理人員需具備的基本素養。

關鍵詞：檔案管理；大數據；基本素養

“存憑、留史、資政、育人”是檔案的基本作用，圍繞這個重要作用，過去的檔案工作更加側重檔案的收集、甄選、保存，近些年才開始重視檔案的多元化利用和開發。然而，隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理工作正接受著信息技術、信息觀念的一次大洗禮。一場大變革正悄然發生。檔案管理工作的價值得到進一步拓展，檔案開發利用也朝著更為多元化、信息化的方向變革。這就給檔案管理工作帶來了一個新的挑戰，同時，也對檔案管理人員提出了更高的要求。

一、檔案管理工作及人員隊伍現狀

加拿大著名檔案學家特里·庫克先生在第十三屆國際檔案大會上指出“全世界的檔案人員，仍然在建造記憶宮殿”。當下的檔案管理工作就是為將來書寫歷史?？梢?，檔案管理工作的重要性。檔案為一個企業、一個組織、一個國家真實發生的事情留下了憑據，它是一種社會記憶的形態，具有不可取代的作用。過去，我國的檔案管理工作更加側重其存憑留史的作用，直到近年來才開始重視其利用服務的作用。然而，隨著信息技術的迅猛發展，我們的社會環境發生了翻天覆地的變化。信息技術可謂日新月異，社會大眾對檔案信息的利用方式更為靈活多樣，需要利用的內容更為豐富多元，這就對當下檔案管理工作人員提出了更高的要求。

然而，目前，我國檔案管理人員隊伍的素養與時代發展對其提出的要求還有較大差距，主要表現在：一是檔案管理工作內容較瑣碎單一，環境較為枯燥，檔案管理人員工作積極性不高；二是檔案管理人員專業水平不高，工作存在局限性，致使檔案管理科學化水平較為落后；三是社會各界對檔案收、管、存、用的意識不強，部分組織對檔案工作重視不夠，對檔案管理人員的工作造成阻礙；四是檔案管理人員思想認識不夠，工作方法跟不上時代要求，致使檔案管理工作更新換代相對滯后。

要使檔案管理工作符合信息社會的要求，使檔案管理工作不再只局限于痕跡化管理而真正發揮出“信息庫”、“能量源”的作用，首當其沖的，就是建設一支理論素養好、業務技能優、思想認識高、創新能力強的檔案管理隊伍，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。

二、新時期檔案管理人員需具備的基本素養

（一）檔案管理人員需具備較高的業務技能。

一是要有良好的資料甄別能力。甄選“檔案”價值的必然環節，是檔案工作區別于資料管理工作的最重要的特征。檔案鑒定是“去粗取精”，從而降低檔案管理成本、提高管理效益，確保檔案有限的經費投入得到有效應用。因此，檔案管理人員必須具備良好的資料甄別能力。二是要具有豐富的專業知識。檔案管理工作在對檔案信息的收集、整理、歸檔過程中，常常要涉及分析、研究、判斷、整合信息的工作，因此，檔案管理工作不僅僅是一門獨立的專業工作，它因工作需要常常涉及跨學科內容。例如工程檔案、文書檔案和會計檔案都有不同于彼此的特點和要求。因此，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理本專業知識，還要根據工作需要，掌握豐富的文學文化、自然科學、社會科學等跨專業知識。三是要掌握一定的信息技術。隨著信息技術的不斷發展，檔案的管理技術、信息載體等都隨之發生著巨大的變化。在新時期，信息技術的掌握已經不僅僅是檔案管理人員的輔助技能，而變成必要條件。

（二）檔案管理人員需具備良好的信息素養。

“信息素養”一詞是由美國信息工程協會主席保羅·澤考斯基于1974年首次提出的，指的是：人們在解決問題時利用信息的技術和技能。隨著信息技術的發展，社會生活的不斷豐富，社會大眾對檔案的要求更加多元化和豐富化。這就要求檔案管理人員要有良好的信息素養，即具備信息意識、信息能力、信息道德和終身學習的能力。檔案管理工作不再是簡單的資料歸檔、保存工作，歸根結底是信息處理工作。檔案管理人員要轉變觀念，要意識到檔案是社會的記憶，是時代的痕跡，它的價值真正體現于資料上所承載的信息而不是資料本身，對于信息的利用，才是檔案管理工作的最終歸宿。

（三）檔案管理人員需具備較高的法律意識和保密意識。

在新聞傳播借助網絡媒體逐漸普遍化的當下，人人都有可能是記者，“任何一點小小的浪花，都有可能借助媒體發達之便利，演變成軒然大波”。盡管檔案管理工作長時間隱于“幕后”，然而近年來，泄露國家秘密的事件仍時有發生，給國家帶來巨大的損失。深入調查發現，大多數泄密人員直接或間接參與檔案管理工作，而其中缺乏保密觀念、法律意識的大有人在。檔案信息是政府、企業、組織的無形資產，是受到法律保護的一種寶貴財富，任何的失密泄密事件都是不能為法律所容忍的。因此，新時期，檔案管理人員在從事檔案管理工作中，要樹立起牢固的法律意識與保密意識，樹立起較高的規范化觀念，以身作則，不隨意泄露工作信息，同時，在工作中要建立健全檔案管理制度，用規章制度的約束來保證檔案工作的順利開展。

（四）檔案管理人員需自覺提升政治素養。

檔案管理工作對于一個組織來說是一項機要性、保密性的重要工作。因此，檔案管理人員需自覺提升政治素養。一是要樹立起正確的世界觀、人生觀、價值觀，自覺堅持貫徹黨和國家的有關檔案工作的方針、政策，具備良好的分析和處理問題的能力，能夠適應新時期發展的要求。二是要有政治定性。尤其在政府、國有企業、事業單位等國家重要組織工作的人員，除具備較高的法律意識和保密意識之外，要有政治定性，要具備明辨是非的能力，能夠嚴格執行檔案管理的相應規章制度。

（五）檔案管理人員需自覺提升職業道德水平。

一是要具備較高的責任心。檔案工作雖然重要，但是日常的檔案整理、歸檔等事項瑣碎、繁雜、枯燥，這就要求檔案管理人員要具備較高的責任心，要對工作中的各項內容抱有十分的細心和耐心，堅持嚴肅認真、一絲不茍的工作態度。二是要愛崗敬業。檔案工作是平凡清苦的“幕后”工作，常常為人所遺忘。這就要求檔案管理人員要平心靜氣，以默默無聞、無私奉獻的精神拋棄名利、甘為人梯。三是要提高服務意識。檔案管理“收、管、存”的目的最終在于“用”，而新時期，社會對檔案利用工作更為多元化和豐富化，因此，檔案管理人員要進一步提高服務意識，更加積極主動地開發和提供檔案信息，為社會各項事業的建設和發展服務。四是要有嚴謹的工作作風。為使檔案的整理存檔工作一以貫之，不因人員、組織的變動而發生脫節，大到國家、社會，小到企業、組織，對相應的檔案管理工作都有規范和要求。因此，檔案管理人員要有緊迫感和責任感，以嚴謹的工作作風，嚴格按規范分本別類整理各類資料，以適應利用服務的要求。

（六）檔案管理人員需具備良好的創新意識。

隨著社會創新意識的不斷增強，檔案的利用工作也翻開了新的篇章。檔案的利用不再只局限于存憑、留史，而朝著資政、育人的方向不斷拓展。作為歷史遺跡的公園，開發出了以史料為內容的宣傳影片、紀念品；銀行以古錢幣為模板開發金銀紀念幣；更有博物館、教育機構等單位通過微博、微信等網絡新媒介向大眾普及歷史知識，讓許多珍貴的老照片、老故事以最便捷、最低成本的方式呈現在更多的群眾面前。檔案利用的價值正隨著新技術的發展得到更為寬泛的拓展，因此，新時期的檔案管理人員，要不斷提高創新意識和能力，要具備發現新事物的敏銳性和利用新事物的能力，與時俱進，不斷拓展檔案管理工作的利用范圍，讓可公開檔案的利用價值得以最大限度的體現。

信息化時代以前所未有的姿態席卷著社會生活的方方面面，也將繼續迅猛發展，檔案管理工作也隨之受到巨大的沖擊。這就對檔案管理人員提出了更高、更嚴苛的要求。具備更強的業務技能、更高的信息素養、更高的思想覺悟、更高的法律意識、更高的道德水平、更好的創新意識無疑是新時期檔案管理人員不容逃避的基本職業素養。檔案管理人員只有不斷提升自己的職業水平，才能在紛繁變幻的新時代與瑣碎繁雜的平凡工作中找到平衡點，才能不斷拓展檔案工作的利用價值，讓樸素的工作煥發出最閃耀的光芒。

參考文獻：

［1］《淺談新時期高校檔案管理人員的素質》，閆軼梅，西安外國語大學，致富時代月刊2010（9）

［2］《淺議高校檔案管理人員應具備的素質》，徐盈、高征紅，唐山職業技術學院，唐山職業技術學院學報2006（2）

［3］《淺談新時期高校檔案管理人員應具備的素質》，計佳，安徽廣播電視大學，辦公室業務2013（5s）

［4］《論信息素質與人才培養》，郭太敏，中國礦業大學圖書館，中國圖書館學報2002（28）

［5］《信息素養與信息素養教育》，張倩葦，華南師范大學電話教育系，電化教育研究2001（2）

［6］《檔案管理的發展趨勢研究》，陳皓月，核工業西南物理研究院，辦公室業務2013（1）。

作者信息：吳錫玲（1988.06-），女，漢族，大學本科學歷，畢業于蘇州大學政治與公共管理學院，法學學士、文學學士（雙學位）。

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2016）06-0276-02