從現代人力資源管理談人事檔案管理工作

陳鏡蓮

摘 要：21世紀是個知識時代，這個時代背景下的企業和人才時刻都處在競爭當中，所以我們時刻都不能停止知識儲備的更新。對于企業來說，人力資源管理部門占據著越來越重要的位置，它的工作事關企業的人事檔案，而人事檔案是人力資源的核心內容，只有做好人事檔案的管理工作才能保證人力資源部門的高效運行，進而保證企業的健康良好發展。本文在企業人力資源管理中對人事檔案的新要求進行了分析，僅供參考。

關鍵詞：企業；人力資源管理；人事檔案管理；新要求

人事檔案管理是企業人力資源管理的重要組成部分，牽一發而動全身，企業經營的改革使得人力資源管理要求人事檔案的管理工作也需要進行創新。人事檔案的管理工作要與人力資源的管理工作協調一致，只有相互促進，共同優化，才能促使工作的良好運行，提高企業市場中的競爭力，推動企業更好的發展。所以，人事檔案的管理工作是企業運行中不可忽視的重要組成部分，人事檔案的改革創新迫在眉睫，是一項非常有必要的工作。

1 我國企業人事檔案管理工作中存在的不足

1.1 人事檔案材料有一定的局限性，材料不具備較好的完整性

目前諸多企業的人事檔案內容多數呈現出一個特點，就是信息量少，不全面，從內容上看，基本是稱贊的內容，沒有任何缺點和不良的記錄。這在一定程度上使得企業在評價一個員工時出現偏差，影響企業的正常決策和判斷。除此以外，有些員工的信息記錄并不完整，其中不少還存在著與事實出入較大的情況。這種現象在一定程度上反映出人事檔案的管理工作并不認真，管理人員沒有按照實情進行信息的填寫與記錄，影響了人力資源對員工的評價，從而影響企業的正常運行，不利于企業的健康發展。人事檔案的管理工作是人力資源管理中的重心，人事檔案出現偏差，人力資源管理是受影響最大、最直接的，所以做好人事檔案的管理工作對企業有著重大的意義。

1.2 企業檔案管理機制不夠靈活

中國是發展中國家發展速度最快的國家，同時也是國際上重要的市場之一，它的發展理所當然的帶動了市場經濟，隨著市場經濟的發展，企業對于人才的要求呈現出高要求、多樣化的特征。因此傳統的人事檔案管理模式已經逐漸被企業摒棄。企業在進行招聘時，看中的是員工的綜合能力和工作經驗。對員工的約束力也從以前的人事檔案轉變為如今的合同簽訂和協議的方式。通過具有法律效力的書面約定，形成公司對員工的約束和管理。

員工與用人單位簽訂勞動合同或是協議后，就要按照合同或是協議中的內容履行自己的職責，做好自己分內工作。在此期間，員工可以憑借自己的努力或是實力獲得晉升的機會，從而得到更高的待遇或福利。這也是用人單位凝聚員工向心力的重要手段之一，使得員工充滿對公司的認同感并積極工作。由于市場競爭力的逐步擴大，各企業為了發展開始變更招聘制度，這使得許多優秀人才在進行福利的對比后，開始出現跳槽情況。跳槽后，員工所在原公司的人事檔案就必須進行調動。但是在合同或是協議的約束下，原公司為了自身的利益，不會輕易放行其檔案，這樣，就使得死檔棄檔及人檔脫節的現象產生。

此外，人才流動已經成為了社會的一大趨勢，這使得很多企業的人事檔案無法及時調動和管理，相關的管理工作無法有效的進行，從而影響了企業的正常人事檔案管理工作的開展。這種情況已經不能滿足現代企業對靈活管理機制的需求。

1.3 企業人事檔案管理的管理方法相對較為落后

在信息技術發展的同時，計算機技術為人們的生活提供了更加便利的服務，然而，部分企業以及部門在對檔案的管理工作中，并沒有采用計算機技術，而還是沿用的手工操作，而這樣的方法不僅使得管理工作的效率下降，而且還使得檔案中的人事信息并不完整，其與實際的員工個人情況會有很大的出入，從而使得人力資源管理工作無法有效的開展。另外，由于管理方法的相對落后，也使得人事檔案信息容易出現過于簡單的狀況，導致企業無法對其進行利用，也使得人力資源管理工作的開展變得更加困難。

2 對人事檔案管理工作的建議

2.1 對現有的檔案管理制度和方式進行有效的改革和創新，提高人事檔案管理水平

建立有效的人事檔案管理制度，對人事檔案進行集中管理，加大對人事檔案管理的資金投入，在管理人員上進行有效的添加，引用先進的設備等，不斷的對人事檔案管理工作進行創新和改革，使得人事檔案管理工作能夠更加的系統化和科學化，從而可以使得人力資源管理工作可以更好的開展。構建一個健全的、現代化的信息資源管理系統，依據該系統對人事檔案管理工作進行保障，不斷提高認識檔案管理工作的效率，保障所存儲信息的安全性、可靠性和真實性。要建立一個數據庫，時刻對數據庫中的信息進行更新，保障人事檔案信息與實際情況相符合，從而可以進一步的提高人力資源管理工作的效率，進而可以推動企業的發展。

2.2 加強人事檔案的真實性，杜絕虛假信息

人事檔案信息資料的收集工作，必須從實際出發，實事求是，個人基本信息要與本人情況一致，且清晰明了，不能出現反差。此外，加強對檔案法規的監督管理，提高管理者與公民的守法意識。在檔案的相關法規上，國家相關部門要及時修改完善，與社會的步調一致，適應企業的發展需要，從事檔案管理工作的人員要遵守法規、不能濫用職權。

2.3 提高人事檔案管理工作人員的專業素養

檔案工作人員是檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的政治素質、科學文化素質、業務素質和職業道德修養是人事檔案工作質量的關鍵。人事檔案管理的工作人員不僅要有較高的職業道德素養，較強的責任感和使命感，還要加強自身專業知識的積累。提高管理人員的科學技術知識，掌握操作現代化工具的本領，不斷對管理制度的創新提出建議，樹立擁有現代科技知識的快捷、優質、高效綜合服務檔案管理觀念。還要根據目前工作的特點和特殊環境，進行相關專業知識的培養。

2.4 深入開發和利用人事檔案信息資源

開發并高效利用人事檔案信息對人力資源工作的順利展開有積極的作用。在開發利用人事檔案信息時，工作人員要遵守職業道德，對保密性嚴格的檔案不能深入開展工作。但對有效的資源可以進行開發利用，從而更有效的為人力資源需求服務。

結束語

檔案管理工作的有效實施能夠促進社會的和諧發展，提高企業的工作效率，增強企業的硬實力，提高其在市場中的競爭力，這也是人事檔案管理改革的最終目的。就當前的情況來說，人事檔案管理的工作進行的并不順利，需要相關的人事和單位進行調整并加以完善。只有不斷提高，符合社會的發展，順應時代需求，才能更好的發揮人力資源在改革中的積極作用，方便人事檔案管理工作的有效進行。

參考文獻

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