淺析OA系統成功實施的關鍵環節*

趙 斌

（中國水產科學研究院長江水產研究所武漢430223）

淺析OA系統成功實施的關鍵環節*

趙 斌

（中國水產科學研究院長江水產研究所武漢430223）

信息化時代，企事業單位信息化水平往往決定了管理水平，而管理水平的高低關乎企事業單位的興衰。在這種形勢下，OA系統的建設尤為重要。為了使OA系統達到預期目標，有必要對OA系統成功實施的關鍵環節進行研究。根據過往的經驗和當下信息化的發展水平，提出了四個關鍵環節，為OA系統的成功實施提供宏觀上的指導與參考。

辦公自動化系統 需求分析 溝通管理 系統培訓 運行保障

一、引言

隨著“互聯網+”時代的到來，企事業單位要在信息化浪潮中謀求生存和發展，必須提高信息化水平，通過信息化提高管理水平，進而促進主體業務的前進。2016年7月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《國家信息化發展戰略綱要》，將信息化提升到國家戰略層面，明確提出將信息化貫穿我國現代化進程始終，加快釋放信息化發展的巨大潛能，由此可見信息化的重要性。由近些年企事業單位的信息化進程中可以看出，各業務系統的集成化、數據的共享化已經成為趨勢，OA系統的建設成為大多數企事業單位業務系統整合的選擇。OA系統的實施往往決定了OA系統能否達到預期目標，所以有必要關注OA系統實施的關鍵環節。

OA系統全稱辦公自動化系統（Office Automation System），在我國發展是在上世紀八十年代，迄今已有30年的歷史，而且已經從最初的僅能提供單機輔助工作，發展到目前可以實現大型協作工作[1]。OA系統是借助現代信息技術將傳統辦公流程信息化和網絡化，從而實現信息共享、高效辦公的系統。具體而言就是單位員工通過聯網的計算機、手機等終端，在不同時間、地點可以充分共享信息，方便及時溝通，同時也可協同完成某些復雜的工作。

OA系統的應用可以帶來許多益處，總結起來就是“四個提高”。首先，OA系統的應用加快了信息流轉速度，規范了信息的傳遞流程，從而提高了單位內部的溝通效率；其次，OA系統的應用實現了自動化移動辦公，減少了過去集中式辦公復雜的工作環節，提高了辦公效率；再次，OA系統的應用能夠規范辦公流程，便于監督辦公程序，從而減少辦公差錯，提高了工作質量；最后，OA系統的應用能夠有效節約辦公經費，有利于提高現代化管理水平。

二、系統實施的準備環節

OA系統實施的準備環節主要指需求分析環節。需求分析形象的說就是確定要計算機“做什么”，要達到什么樣的效果[2]，它作為軟件設計及實現的基礎，是軟件項目成功的關鍵[3]。每個企事業單位的業務不同，對OA系統的功能需求也有所差異。雖然OA系統需求分析關注點較多，但主要有功能、技術、性能、安全這四個方面。

1、功能需求

功能需求主要描述開發人員需要實現什么，是將用戶需求轉化為計算機可以實現的功能模塊。企事業單位日常管理中，建立了一系列規章制度，逐步形成了多項工作流程，如何將各項工作流程轉化為計算機可以實現的功能模塊即是功能需求分析。

企事業單位OA系統主要以處理公文和日常事務管理為核心，在此基礎上再進一步與其他系統融合互通，達到協同辦公效果。所以，企事業單位OA系統的功能模塊主要分為三部分，如圖一OA系統的功能模塊，基礎模塊主要滿足個人辦公的需求，包括第一文件管理，文件的收取、發放和管理工作；第二公文管理，公文的流轉；第三信息發布，對內、對外信息的發布；第四通訊管理，即時通訊和電子郵件通訊。擴展模塊主要滿足部門和單位級別的管理需求，包括第一會議管理；第二車輛管理，第三固定資產管理；第四日程管理；第五項目管理。附加模塊主要是一些輔助辦公小工具。

2、技術需求

語言是系統開發的基礎，架構是系統的骨架，所以OA系統的開發在語言和架構的選擇上至關重要。不同語言和架構雖然可以實現同樣功能的OA系統，但OA系統性能上和使用易用性上差別很大。OA系統的開發語言很多，常見的有C#/PHP/JAVA等，它們各具特色，在實際實施中都能滿足OA系統的建設需求。C#運行在.NET平臺下，這決定了其開發的系統移植性不佳，因為.NET是微軟為敏捷商務構建互聯互通的應用系統推出的新一代技術平臺，只能運行在Windows系統下。目前，雖然在其他平臺上有類似.NET的開源項目支持C#開發的系統，但開發中的技術支持顯然不夠，導致真正使用這些開源項目的系統很少。所以對系統移植性要求較高的企事業單位不建議選擇基于.NET開發OA系統?；?NET開發的OA系統雖然移植性不好，但是其后期運維較容易，.NET運行于Windows平臺，圖形操作界面對運維人員的技術要求較低，這在中小型企事業單位運維人員不足的條件下非常適合。

PHP是一種通用開源腳本語言，跨平臺性強并且所有的軟件都是開源免費的，可以減少投入。PHP非常適合開發中小型的WEB應用，它的開發速度比較快，最經典的組合就是Linux+ Apache+MySQL+PHP，但是在Windows下也能很好運行。PHP有強大社區的支持，發展迅速，據報道PHP全球使用率為70％，隨著PHP4和PHP5對面向對象的良好支持，有很多大型系統也轉而用PHP開發?；赑HP開發的OA系統后期維護也較容易，現已成為很多企事業單位選擇的目標。

JAVA是一門面向對象編程語言，它有良好的商業公司支持，并且JAVA技術作為免費軟件發布。JAVA語言開發的OA系統較流行，原因歸于JAVA語言各領域應用成熟，并且JAVA語言開發的程序具有擴展性、穩定性和跨平臺性等優點?；贘AVA開發的OA系統對于各種規模的企事業單位都是不錯的選擇。

隨著以用戶為中心的軟件設計方法被廣泛應用，軟件的易用性、界面友好性等越來越受重視。以往比較成熟的C/S架構效率高、安全性好，但在OA系統的應用中被逐漸拋棄，主要原因是用戶使用比較麻煩，需要安裝客戶端系統，后期維護升級不方便，再有就是C/S架構的系統難于與其他系統集成，不便于業務系統的整合。隨著B/S架構的日益成熟，其在安全性、運行效率和經濟效益上展現出巨大的優勢[4]。OA系統在架構的選擇上都趨于使用B/S架構，而且可以很好的應對越來越復雜的用戶需求，基于B/S架構的OA系統也是今后發展的主流方向。

3、性能需求

性能可以說是一種指標，一般情況下用時間和空間來衡量。不同的角色對OA系統性能有不同的需求，從用戶角度看，操作時系統響應時間是用戶所關心的，低的響應時間會帶來良好的用戶體驗；再從管理員角度看，除了關心系統的響應時間外，與系統的擴展性和系統狀態相關的信息更為關心；最后從開發維護人員的角度看，除了關心系統的響應時間和系統的擴展性外，哪些地方是引起系統不良性能的根源才是他們更關心的[5]。

OA系統的性能一般與系統本身和系統運行的平臺有關，OA系統本身即程序員編寫程序代碼的質量，程序員編寫的代碼質量高，程序運行效率就好，OA系統性能也會提升。企事業單位無法決定OA系統本身的好壞，但是可以通過選擇知名度高、信譽好的開發公司規避差的OA系統。OA系統的正常運行需要硬件和軟件兩部分密切配合，任何一部分性能不滿足實際需求，都會影響OA系統的運行，使辦公效率大打折扣。硬件和軟件主要包括服務器、操作系統和數據庫軟件。OA系統的實施中，企事業單位可以根據自己的實際情況，比如說系統用戶數量、同時在線用戶數量等，來選擇適合的軟硬件。

4、安全需求

OA系統安全是為了保障系統的正常運行，防止非法用戶訪問、防止正常用戶的非法操作、防止數據不被破壞等，所以本文從OA系統訪問安全、操作安全、數據安全三方面進行安全需求分析。

訪問安全，主要是系統本身的安全功能模塊和系統之外安全防護手段一起保障OA系統的訪問安全。在登錄OA系統時，安全功能模塊主要是起到用戶身份認證，對非法用戶拒之門外。但是由于用戶弱口令、網絡傳輸數據未加密或者黑客的網絡監聽等存在，造成了安全功能模塊失效。因此，在對訪問安全性進行設計時，應當采用多元化的系統驗證方案[6]，才能保障OA系統的訪問安全性。首先，可以利用MD5等加密方式，對用戶的登陸信息進行傳輸；其次，針對外網訪問的用戶，可以采取VPN與用戶名與口令兩級方式進行認證登陸，這幾種方式聯合起來可以在很大程度上保障OA系統訪問的安全性。

操作安全，合法的用戶如果在操作過程中誤操作，也會對系統帶來不可逆的破壞性，所以必須針對特定角色給予操作權限的控制，從而實現操作安全性的有效提升。一方面，可以使用基于角色的訪問控制（RBAC）方法，根據用戶所處的角色對操作的內容進行分配和規劃，并設置相應的訪問權限，不同用戶所處角色不同，所具有的操作權限也不同。另一方面，可以設置操作管理模塊，將對信息的收發、瀏覽、添加等作為低級權限模塊，而對信息內容的刪除、編輯等，則設置為高級權限模塊，并根據OA系統的管理者的定期監管，實現對操作安全性的提升[6]。

數據安全，OA系統運行中可能存在某些意外導致數據丟失，所以有必要采取措施對數據安全性進行保障，可以從兩方面進行控制。一方面，應當對用戶的操作進行記錄，特別是增加、刪除等，并生成操作日志。有條件的情況下，應對用戶的操作內容進行詳細記錄，這樣在OA系統數據發生丟失時可以據此恢復相關數據。另一方面，應當對OA系統的數據進行定期備份，包括數據庫、圖片、文檔等，由于計算機屬于電子產品，不可能保證絕對的穩定，所以為了避免受到外界因素影響，而造成數據的丟失，需要定期對OA系統進行備份。有條件的單位可以通過使用冗余服務器、磁盤陣列等技術手段保障數據安全。

三、系統開發的溝通環節

系統開發的溝通環節即在項目開發與管理活動中運用專門的知識、技能、工具和方法進行有效的溝通，使項目的各個環節都能夠潤滑和通暢，以實現項目設定的需求和期望[7]。因此，在OA系統實施中，良好的信息溝通是系統能否成功的決定性因素，這要求企事業單位在OA系統實施過程中應指定專門人員與開發公司定期溝通系統建設的相關事宜，發現系統建設與預期目標有偏差應立刻指出。同時，在與系統開發公司溝通過程中會得到一些新的啟示，修正單位對OA系統的錯誤理解，保障系統實施后雙方滿意。溝通的內容一般包括系統建設的進度，系統建設所使用的技術，系統最終的效果圖等等。

四、系統使用的培訓環節

OA系統上線后遇到的問題多數為用戶使用問題，而不是系統的程序問題或技術上的其它問題。一個安排得當、有針對性的培訓計劃能預防許多問題的出現，系統使用培訓的重點應放在新用戶身上，特別是那些計算機操作水平薄弱的用戶。系統使用的培訓可以通過多種途徑進行，培訓材料要做到通俗易懂，培訓最好從單位領導和部門領導開始，這樣不但起到身先士卒的帶頭作用，更為他們管理下層工作人員奠定堅實的基礎。

OA系統使用培訓的對象不但包括最終用戶，而且還包括系統的運維人員。所以，應讓開發公司對系統運維人員做培訓，包括基本的OA系統知識、OA系統的服務器和客戶端的配置等。系統運維人員在培訓中首先應將系統開發的相關文檔收集整理，這是理解系統運行原理最直接的材料，更能方便后期系統的維護；其次要與開發公司配合編寫符合企事業單位實際的系統使用說明，系統運維負責人對照使用說明操作無誤后，將其分發給每個用戶，讓用戶先體驗系統的使用；最后組織安排開發公司分批培訓最終用戶使用系統。OA系統日常使用中難免會遇到問題，此時運維人員的作用得以體現，他們可以輔導用戶進行相關操作，解決運行中出現的常見問題。OA系統使用培訓結束后會有一個磨合的過程，磨合期過后OA系統的效能就會逐步顯現。

五、系統運行的保障環節

多數企事業單位追求完美、追求速度，希望OA系統一上線就能解決問題發揮效能。然而，系統的順利運行缺少制度，缺少人員，缺少經費的保障是不可能的。制度指系統運行保障具體管理制度，包括OA系統使用的制度，OA系統維護的制度等；人員是指系統運行保障人員，包括管理人員、運維人員，在系統使用的培訓環節已經介紹這兩類人的作用；經費指系統運行保障所需的各種費用，包括人員經費、軟硬件使用費、維護維修經費等。其中：人員、經費是OA系統運行保障的前提，制度是OA系統運行保障高效開展的基礎。只有系統運行的保障環節都具備，OA系統才能順利運行。

六、結束語

事實證明，不抓住OA系統實施的關鍵環節，即使系統僥幸上線，也常會引起普遍排斥、使用率低、系統出錯率高等狀況發生。只有重視OA系統實施的關鍵環節，才能使OA系統達到預期目標，才能提高企事業單位的管理水平，才能促進企事業單位的業務向前發展。

[1]阿木吉拉吐.基于B/S架構的學院辦公自動化網站的設計與實現[D].吉林大學，2013.

[2]黎連業.計算機管理信息系統設計與實施[M].北京：中國財政經濟出版社，2011.

[3]趙鵬，王孝強.電子政務信息系統中需求分析研究[J].電子技術與軟件工程，2016，14：62.

[4]張云峰，廖斌.基于B/S架構的校園辦公自動化系統設計與實現[J].軟件導刊，2016（8）.

[5]武昭宇.信息系統性能測試模型的改進及響應時間優化[D].太原理工大學，2016.

[6]張湘南.淺談OA辦公自動化系統設計方案[J].信息通信，2016（8）.

[7]梁吉越.軟件項目開發中溝通管理問題研究[D].大連海事大學，2015.

A Brief Analysis on the Key Aspects of OA System Implementation

Zhao Bin
（Yangtze River Fisheries Research Institute，Chinese Academy of Fishery Sciences Wuhan 430223）

In the information age，the informatization level of enterprises and institutions often determines management level，and the management level is related to the rise and fall of enterprises and institutions.In this situation，OA system construction is particularly important.In order to make the OA system to achieve the desired objective，it is necessary to carry out researchonthe key aspects of the successful implementation of OA system.Based on the past experience and the current development level of information technology，four key aspects are put forward to provide macroscopic guidance and reference for the successful implementation of OA system.

Office automation systemRequirement analysisCommunication management System trainingOperation guarantee

C931.4

A

161108-7417

中央級公益性科研院所基本科研業務費專項資金（中國水產科學研究院淡水漁業研究中心），項目名稱：長江水產研究所內網信息平臺的設計與實現，長江水產研究所高效科研管理系統的設計及應用。

趙斌（1988～），男，研究實習員，主要研究方向：漁業信息戰略。