文檔存儲管理系統的設計

唐福順

摘 要：本系統采用Microsoft Office中的Access 2000來設計數據庫，有完整的用戶添加、刪除和密碼修改功能，并具備報表打印功能。

關鍵詞：數據庫；存儲管理；SQL語言；數據庫組件

伴隨著社會經濟的迅速發展和科學技術的不斷進步，計算機事業得到了飛速發展，以計算機與通信技術為基礎的信息系統正處于蓬勃發展的時期。跟隨著經濟文化水平的顯著提高，人們對生活質量及工作環境的要求也越來越高。書籍做為人類的精神食糧，在現代社會中越來越受到重視，大量的書籍出現在市場上，人們有了各種各樣不同的選擇，大多選用文檔管理系統。文檔管理系統（document management system，簡稱DMS）或者數字資產管理系統（digital asset management system，簡稱DAM），主要是用來管理我們常用的一些文檔、圖紙、視頻和音頻等信息內容。與此同時，為了管理大量的文檔，文檔存儲也大量的出現，存儲的管理問題也就提上了日程。隨著文檔的大量增加，其管理難度也越來越大，如何優化存儲的日常文檔存儲管理也就成為了一個大眾化的課題。

1縛數據庫

1.1 數據庫的發展及結構設計

數據庫處理在信息系統的研究中一直是非常重要的主題，數據庫的發展分為三個階段：人工管理階段、文件系統階段、數據庫階段。人工管理階段和文件系統階段都有著相當多的缺陷，諸如數據冗余性，數據不一致性以及數據聯系弱等等。當進入數據庫階段后，隨著數據管理規模一再擴大，數據量急劇增加，為了提高效率，開始時，人們只是對文件系統加以擴充，在應用文件中建立了許多輔助索引，形成倒排文件系統。但這并不能最終解決問題。在20世紀60年代末，磁盤技術取得重要進展，具有數百兆容量和快速存取的磁盤陸續進入市場，成本也不高，為數據庫技術的產生提供了良好的物質條件。從文件系統發展到數據庫系統是信息處理領域的一個重大變化。在文件系統階段，人們關注的中心問題是系統功能的設計，因而程序設計處于主導地位，數據只起著服從程序需要的作用。在數據庫方式下，信息處理觀念已為新體系所取代，數據占據了中心位置。數據結構的設計成為信息系統首先關心的問題，而利用這些數據的應用程序設計則退居到以既定的數據結構為基礎的外圍地位。

1.2 數據庫的結構設計

在數據庫技術中，我們用模型的概念描述數據庫的結構與語義，對現實世界進行抽象，表示實體類型及實體間聯系的模型稱為“數據模型”。目前廣泛作用的數據模型可分為兩種類型。一是“概念數據模型”，另外一是“實體聯系模型”。如果數據庫的內模式要進行修改，即數據庫的存儲設備和存儲方法有所變化，那么模式/內模式映象也要進行相當的修改，使概念模式盡可能保持不變。也就是對內模式的修改盡量不影響概念模式，當然，對于外模式和應用程序的影響更小，這樣，我們稱數據庫達到了物理數據獨立性。如果數據庫的概念模式要進行修改，譬如增加記錄類型或增加數據項，那么外模式/模式映象也要進行相應的修改，使外模式盡可能保持不變。也就是對概念模式的修改盡量不影響外模式和應用程序，這樣，我們稱數據庫達到了邏輯數據獨立性。

2 文檔存儲管理系統的設計流程

2.1 軟件系統設計初期階段

在系統設計的開始，我首先考慮的是如何用數據模型來數據庫的結構與語義，以對現實世界進行抽象。目前廣泛使用的數據模型可分為兩種類型，一種是獨立于計算機系統的“概念數據模型”，如“實體聯系模型”；另一種是直接面向數據庫邏輯結構的“結構數據模型”。在本系統中我采用“實體聯系模型”（ER模型）來描述數據庫的結構與語義，以對現實世界進行第一次抽象。ER模型直接從現實世界抽象出實體類型及實體間聯系，然后用ER圖來表示數據模型。它有兩個明顯的優點：接近于人的思維，容易理解；與計算機無關，用戶容易接受。但ER模型只能說明實體間語義的聯系，不能進一步說明詳細的數據結構，它只是數據庫設計的第一步。

2.2 軟件系統設計要點

本系統為文檔存儲管理，主要管理文檔的入庫、出庫以及庫存等事項。存儲根據需要可以查詢文檔供應商的信息，同時還需要了解在入庫和出庫中員工的參與情況。在該數據庫中，我設計了三個實體，分別是庫存、輸入、輸出以及兩個聯系類型入庫和出庫信息。在本系統中庫存是核心，也是基本，沒有了庫存其它的也就沒有什么意義了。員工記錄的添加是考慮到責任問題，也就是說，在存儲管理的實際運用中，出現了責任不清的現象，特別是由于存儲的進出文檔數量都比較大時產生了一系列問題，所以在設計數據庫時，我特別考慮到這一點，加入了員工記錄這一實體。供應商信息的添加主要出于對文檔來源問題的思考。通過添加供應商信息可以比較清楚地了解文檔的進貨渠道，從文檔的質量到供應商的信譽都可以進行了解，同時可以為以后的文檔進購提供一定有用的信息。供應商信息表主要用于記錄有關供應商的各類信息，包括姓名、地址、電話、付款方式等。它主要用來為系統提供供應商的有關信息，在系統中入庫記錄是與供應商記錄相聯系的，通過入庫記錄可以查找相關的供應商信息。

2.3 軟件系統總體設計思路

通過以上設計已經完成了系統的概要設計，當我們有了系統的功能模塊圖和數據庫之后，就需要著手去實現每一個模塊，為每一個功能設計程序流程圖，這也就是系統的詳細設計。在前面的概要設計中，已將系統劃分為多個模塊，并將它們按照一定的原則組裝起來，同時確定了每個功能及模塊之間的外部接口?，F在所要做的就是確定每個模塊具體執行過程，也可以說是“過程設計”。在處理過程設計時我采用的是結構化程序設計（簡稱SP）方法。需要指出的是系統的詳細設計并不是指具體的編程序，而是將概要設計階段產生的系統功能模塊圖細化成很容易產生程序的圖紙。因此詳細設計的結果基本決定了最終程序的質量。為軟件的質量，延長軟件的生存期，軟件的可測試性、可維護性提供重要的保障。詳細設計的目標不僅是邏輯上正確地實現每個模塊的功能，還應使設計出的處理過程清晰易讀。由前一階段產生的系統功能模塊圖，我為系統的主要部分設計了如下程序流程圖：通過以上步驟，基本上完成了對整個系統的總體設計，接下來所要做的就是軟件的編碼工作。系統總體設計的好壞直接影響著下一步工作，只有在這一階段設計出好的模塊圖和程序流程圖，才能更有利于編碼，產生好的軟件系統。

3 文檔存儲管理系統的開發設計應用前景

在計算機飛速發展的今天，將計算機這一信息處理器應用于存儲的日常管理已是勢必所然，而且這也將為存儲管理帶來前所未有的改變，它可以帶來意想不到的效益，同時也會為企業的飛速發展提供無限潛力。采用計算機管理信息系統已成為存儲管理科學化和現代化的重要標志，它給企業管理來了明顯的經濟效益和社會效益。主要體現在：極大提高了存儲工作人員的工作效率，大大減少了以往入出存流程繁瑣，雜亂，周期長的弊端。

結束語

本系統是一個面向小型文檔企業，具有一定實用性的數據庫信息管理系統。它主要完成對文檔存儲的一系列管理，包括入庫、出庫、庫存等信息管理。本系統具有相當的實用功能。在查詢方面，系統實現了多條件任意字段的模糊查詢，同時在分類查詢上實現了動態生成，系統可以自動識別用戶不同的輸入。在文檔入庫、出庫和庫存三者之間建立了良好的鏈接關系，某一部分地修改均會自動引發系統對與其相關的部分進行連鎖修改。在用戶管理方面，系統較好地實現了用戶注冊，用戶注銷和密碼修改等各項功能。

參考文獻

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