日常資金管理在ERP系統中的危機與對策

文/韓　俊

日常資金管理在ERP系統中的危機與對策

文/韓俊

ERP系統對資金日常管理工作提升帶來了機遇，提升了資金日常管理全面性、適應性和效率，同時也讓資金日常管理工作面臨新的風險。企業切不可認為上了ERP系統就萬事大吉，通過ERP系統就能解決以前管理中的沉疴宿疾。我們思考日常資金管理在ERP系統中的危機，并施予對策解決，就是為了利用ERP系統有效實施資金日常管理，使ERP系統與資金日常管理流程有機結合。

ERP；日常資金管理；危機

ERP指建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為企業員工及決策層提供決策手段的管理平臺。我國企業管理發展的現階段，試圖利用ERP系統打破原有的管理模式，建立一種“機器管人”、“制度管人”的新模式?？墒荅RP的實施對企業內部控制并非一勞永逸，在這轉型時期，本文試圖以企業日常資金管理為窗口，探討一下企業實際存在的危機和相應的對策，使資金流信息生成過程中，和企業資金日常管理流程要求有效結合，能夠同時兼顧資金運行的安全與高效。

一、ERP系統對資金日常管理工作提升帶來的機遇

(一)ERP系統對資金日常管理全面性的提升

ERP幫助企業將各個業務流程全面系統的控制在一起，從而實現信息間的共享。企業資金日常管理的預算、執行信息也是主要通過ERP系統匯集反映，從而據此進行資金日常管理與完善。由于ERP技術融合了企業資金內部控制的管理思想，資金日常管理的流程控制要求更嚴密，從而使內部控制全面性原則實施更充分，使資金日常管理有可能貫穿決策、執行和監督全過程，覆蓋涉及資金的各種業務和事項，實現資金日常管理全過程、全員性控制，從而實現內部控制全面性的提升。

(二)ERP系統對資金日常管理適應性的提升

ERP環境下資金流業務流程信息的獲取方式發生了巨大改變，ERP能動態地反映資金流內部控制整個過程，資金日常管理信息能夠實時共享性，實現資金流與物流互相聯系，與業務管理、財務管理互相滲透，企業能夠適時對資金日常管理進行系統地評估，發現可能存在的問題，并及時采取措施予以補救，從而實現對內部控制適應性的提升。

(三)ERP系統對資金日常管理效率的提升

企業對資金日常管理從資金規劃到使用，由于過程比較繁瑣，傳統的資金管理信息各部門各自為政，很難及時有效的進行資金預算控制，不僅浪費人力物力，而且結果還不理想。通過ERP系統可以編制出遠期、近期甚至實時資金預算；通過ERP系統可以做到數據共享，將所有的資金流信息集中管理，使得企業各個部門在統一的內控流程約束下，進行資金流動，從而提高資金日常管理的工作效率。

二、資金日常管理在ERP系統下面臨的危機

ERP系統盡管對資金日常管理帶來了提升的機遇，但資金活動在實際工作中是復雜的，ERP系統畢竟是完全根據設定好的程序來進行操作的，也會存在風險。

(一)網絡應用對資金日常管理帶來的危機

由于現在高科技的不斷發展，網絡技術也在不斷更新，很多不法分子都通過網絡盜取信息，所以網絡自身就存在一定的風險，這既是網絡應用帶來的好處，也是嚴重的弊端。

ERP系統將企業所有部門都聯系在一起，資金日常管理涵蓋各種業務，要求對資金進行統一處理，資金信息可以隨時滿足信息需求者的需要，這樣開放快速的信息系統，讓員工可以隨時知道企業內資金流控制系統以及自身目前的職責所在，也可以讓管理者實時了解和分析企業資金流控制情況，并根據情況安排相應的工作，大大方便了企業管理者與員工的資金日常管理工作。但是正因為如此，ERP存在被入侵和破壞的可能性就越大，使得信息安全性大大降低。ERP系統下資金日常管理工作期間需要大量使用網絡進行工作，需要運用網絡將各個部門進行聯系，將所有的資金業務、資金使用的所有情況數據都集中在系統中，在提高內控效率同時，網絡上關于資金流的信息輕而易舉地就會被企業內部及外部人員看到，人為操作就能夠將電子數據進行篡改，而這些信息一旦泄漏、篡改，這都給資金流的數據安全帶來了極大的風險，將對整個企業造成不可彌補的損失。

(二)資金日常管理流程實施中存在的危機

首先，信息共享化以后使得企業中的內控層次化，但是各層次控制質量要求加大，對于控制效率也更嚴格，ERP系統的運用使企業內控管理人員崗位職責更明確，對資金日常管理人員的素質要求也大幅提高。ERP系統操作初期需要充分培訓，看似簡單地操作如果由于操作人員不熟悉這種新模式，同樣事倍功半。特別是傳統國有企業員工文化素質不高，年輕員工少，在職員工投入積極性低， ERP系統實施一拖再拖，系統設計的內控未有效實施，傳統的控制流程已經廢止，人為造成了極大的資金控制風險。

其次，ERP系統實施成熟后，工作模式固定，但由于ERP專業培訓、維護成本高，企業效益一旦滑坡，ERP系統操作人員容易青黃不接。企業為降低培訓成本、追求工作效率，往往忽視內部控制的制衡性要求，很多時候就會出現一個工作人員擔任多個崗位操作。比如財務人員缺少的情況下，在ERP系統操作時讓出納同時行使會計資金收付審核的職能，使得資金控制存在風險，實際上就是為了效率放棄了內部控制。

最后，ERP系統實施后，實現了信息的集中共享，但也會出現企業日常資金管理的真空地帶，使制衡性的內部控制不能發揮作用。特別是人為主觀的變通行為，為追求效率，操作中繞開內控設置，使不合理、不合法的資金業務游離于企業內部控制之外，極易使企業遭受損失。

在收款方面，對于ERP系統預先設置的信用額度，銷售部門為了可以完成業績，爭奪更多的客戶資源，將ERP系統預先設置的信用額度置之不理，隨意放大客戶信用額度，這樣導致壞賬的產生。更嚴重的，有個別銷售人員在信用額度的掩護下，私下收取貨款資金后不解存企業銀行，貪污、挪用資金，嚴重損害到企業利益。對于ERP系統對企業的應收款項總額控制，銷售人員利用票據控制的盲點，在事先信用調查不充分的前提下，收款采用匯票的方式進行，導致貨都發出去了，結果匯票是一張空頭票據，造成企業重大損失。付款方面，在對采購訂單和發票等信息未進行充分對比控制的前提下進行付款；對于ERP系統大額資金支出限額，通過拆分金額，分為若干小額資金報銷；對于ERP系統預設的費用控制，為了迅速報銷費用，支付時繞開ERP系統預設的費用控制，在往來賬戶中列支，使資金費用控制失效。

ERP系統線上管理流程無法涵蓋所有日常事務內容情況下，如果線下操作不能及時規范，就會讓企業危機重重。這些危機，不及時形成對策，堵住漏洞和后門，在ERP系統下的企業資金日常管理就形同虛設，讓企業暴露在損失的風險之下。

三、利用ERP系統有效實施資金日常管理的對策

(一)將網絡融入到資金日常管理工作

企業就必須有堅持資金日常管理工作通過網絡化和智能化開展的決心，我們要相信網絡信息共享、人工智能技術是企業管理的方向。資金日常管理就需要利用網絡技術，實現對資金流實時動態的內部控制和監督，其實也是為了適應當今世界數字金融飛速發展的需要。ERP系統的應用改變了以往的資金流管理與控制模式，將資金日常管理深入到企業各個角落，為企業優化資金內部控制創造了物質條件。

和互聯網金融一樣，企業資金日常管理ERP系統，提高網絡安全意識刻不容緩，加強對系統軟件開發、運行、維護的管理，保證計算機硬件、系統運行的安全可靠。企業需要向員工普及網絡安全基礎知識，幫助員工掌握必要的網絡安全防護技能?；ヂ摼W智能終端的日發展，可隨時進行信息處理和數據傳遞，也成為黑客控制和利用的對象。企業不僅能夠使用網絡，還必須具備發現網絡風險、及時修補網絡漏洞的能力，這才是打開網絡的正確姿勢。

(二)選擇合適的ERP系統

企業選擇適合自己的ERP系統尤為重要。企業一定要充分做好自身的調研工作，注意功能與技術的平衡。選擇操作簡單、界面清晰的ERP系統，易于企業理解和接受?，F在企業依賴外部ERP系統項目團隊，網上有許多文章抱怨，大多數是指向ERP系統項目團隊只顧賺錢，各種原因的水土不服，結果無法達到預期目的。企業需要運用成本效益原則，對上馬的ERP系統有全面客觀的評估。系統軟件購買不是一次性買賣，后續服務還包括：培訓、維護，升級，二次開發等。企業對后續服務的具體內容、實現方式方法、達到的程度和費用在合同中一定要有明確的規定。由于資金日常管理操作頻繁、涉及所有部門，實際能夠較全面地檢驗ERP系統是否適合企業，ERP系統首先必須保證資金日常管理在ERP系統下能夠有效、安全地開展。

(三)加強人員培訓，提高人機共同管理的能力

企業無法全面的了解每一位工作人員的整體素質和工作水平，特別是年齡老化的企業，要想ERP系統有效實施資金日常管理，就要按不同管理崗位，培訓工作人員的工作技能，包括ERP系統操作技能和資金日常管理能力。而且這種培訓必須持續穩定，員工覆蓋面廣。為了保證ERP系統下資金日常管理持續穩定，企業有必要每個操作崗位都有后備力量。有些資金管理崗位員工，應具備輪崗的能力，采取輪班換崗的工作制度，也可預防思想出現偏差的工作人員進行內外合謀，造成企業損失。

ERP系統下，企業仍然有必要通過建立合理的業績考評，激勵員工的工作熱情，建立良好的工作責任心。比如回款考核制度對資金的回收控制十分關鍵，ERP系統能夠依據與顧客簽訂的合同自動提示催款，但必須要銷售人員的積極配合參與，如果將銷售人員的業績與回款額度緊密聯系在一起，就可以提高銷售人員的工作積極性，加強他們對收款的重視，提高資金日常管理有效性。

(四)規范資金日常管理流程設計與執行

企業在ERP系統上線之前的資金日常管理流程設計是否全面合理，是ERP系統有效實施資金日常管理流程的關鍵。很多企業實施資金日常管理，即使結合了ERP系統的管理，也沒有發揮出信息技術應該起到的作用，無法滿足現實管理的需求，發生前文提到的各項違規操作，問題還在資金日常管理流程制定不嚴、執行不力。

資金日常管理流程設計注意規范每個人的操作權限，實行不同分工互相制約、各部門之間互相制約，避免操作人員在操作過程中繞開流程控制，操控處理結果。實際工作中遇到問題，應該想法設法完善、優化金管理流程，而不是投機取巧、肆意變通。只有規范的資金日常管理流程和嚴格地執行，才能通過ERP系統提高企業對資金的有效控制。

四、小結

企業資金日常管理流程設計的愿望和實際工作現實的差異是始終存在的。企業切不可認為上了ERP系統就萬事大吉，通過ERP系統就能解決以前管理中的沉疴宿疾。我們思考日常資金管理在ERP系統中的危機，并施予對策解決，就是為了利用ERP系統有效實施資金日常管理，使ERP系統與資金日常管理流程有機結合。

[1] 企業內部控制應用指引——資金活動.

[2] 王隆隆.信息技術環境下(ERP環境下)的資金流內部控制[J].財政監督，2012-02-15.

(作者單位：上海輪胎橡膠(集團)有限公司)