高校畢業生檔案信息化建設策略研究

文/威海市人力資源公共服務中心 畢見品

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高校畢業生檔案信息化建設策略研究

文/威海市人力資源公共服務中心 畢見品

【摘要】隨著高校畢業生人數不斷打破歷史最高紀錄，社會不得不面對的一個問題就是：關于高校畢業生檔案的轉遞和報到派遣手續的辦理；隨著新時代信息技術的發展，高校畢業生檔案信息化建設工作也成為和諧社會建設的重要工作。因此，加快人力資源部門檔案信息化建設迫在眉睫，尤其是高校畢業生檔案的管理。本文從高校畢業生檔案信息化建設存在的問題展開探討，制定科學有效的建設策略，以此提高人力資源部門的高校畢業生檔案管理工作水平，優化人力資源部門對高校畢業生檔案服務效果。

【關鍵詞】高校畢業生檔案；信息化建設；現狀問題；對策研究

一、檔案信息化工作的內涵

“檔案信息化，就是我國檔案行政管理機構通過統一引導，把現代化信息技術運用到實踐活動中去，對不同種類的檔案資源進行管控以及提供優質服務，以便適應信息化社會時代對不同類檔案信息的綜合應用需求。簡單來說，即檔案信息輸入、存儲、管理、應用等全面實現網絡化、共享化、數字化?！?/p>

二、高校畢業生檔案信息化建設的意義

從我國當前高校畢業生檔案管理的實際情況來看，進行高校畢業生檔案信息化管理對于社會具有重要的作用。由于信息技術的發展，進行這一項目的建設滿足了時代發展的要求。高校畢業生檔案作為重要檔案資源，單位、部門必須緊跟時代步伐，不斷提高辦公自動化水平，滿足時代發展的需求，實現檔案管理工作模式由管理實體資料向數字化模式轉變；其次，滿足了高校檔案管理工作和社會人力資源的需要。進行畢業生檔案信息化建設能夠為高?？蒲?、教學、社會管理工作提供高效服務；最后，能夠更好地服務社會?！案咝．厴I生檔案信息的記載相比于其他檔案信息記載更加真實可靠，對社會、企業的經濟價值更大，進行信息化建設，可以及時有效地為社會公眾提供有所需求的服務，實現高校檔案資源社會共享?！?/p>

三、高校畢業生檔案管理工作的現狀及問題

（一）相關單位重視程度不夠，工作不到位。在現實生活中一些單位或部門把高校畢業生檔案管理工作當作是一件簡單的保管工作，對于它的重要價值沒有深刻認識。在他們看來，它只是占據他們主要工作的時間不到十分之一，對于高校畢業生檔案的轉移、借閱不出現大的錯誤就可以了，滿足基本外調、查檔就足夠，從而導致在實際生活中，工作管理人員對高校畢業生檔案管理工作不合理，使得人力資源管理混亂。

（二）有關法律法規制度不健全，缺乏規范性。我國目前針對檔案管理的相關法律，只有《中華人民檔案法》，對其修改也是非常有限。各級政府、部門在傳達信息、任務分工僅僅依靠通知或者采用暫時性的決策，同時，人事檔案信息歸卷等沒有明確法律條文規定，使得信息材料無法統一。當前國家放松對戶籍制度的管理，使得人員流動加快，這在高校畢業生人群中表現最為突出，由此產生的檔案信息接收、轉遞問題不可避免，給人事檔案工作人員帶來極大挑戰。

（三）硬件投入不足，管理方法不科學。存儲畢業生檔案的檔案室應該是管理規范、環境良好的地方，然而在實際的工作中，一些專門負責高校畢業生檔案管理的單位不愿意在檔案室添置新設備，導致檔案管理設備簡陋，更有甚者，由于人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案信息材料霉變，對以后高校畢業生檔案的利用產生了嚴重的不良影響。

（四）檔案管理水平不高，管理手段落后。在實際的高校畢業生檔案管理工作中，一些單位、部門對它的重要性認識不夠，管理上缺乏專配人員，這就出現對畢業生檔案的重要性、檔案管理具體要求、檔案材料整理方式、轉接等工作不熟悉，難以適應高校畢業生在人力資源市場的需求的問題。在管理手段方面，顯得陳舊，不懂得未就業高校畢業生檔案管理，在調閱檔案時絕大多數情況下是采用原始的手工操作，使得畢業生檔案材料紙質發黃變脆、字跡漸退，對后來的檔案利用不利。

四、人力資源部門對高校畢業生檔案信息化建設的策略選擇

（一）重視對高校畢業生檔案材料的收集。由于人事檔案管檔人員、制度的改革、考察、培訓等需求隨著時代的發展不斷發生新變化，這為新時期高校畢業生檔案管理工作帶來了更多的困難“對于因為某些原因出現檔案的調用、查閱，需要及時把檔案歸置原處，并且按照檔案工作的有關規定，實行全國統一標準整理裝訂?！?/p>

（二）加強對高校畢業生檔案管理的基礎建設。人力資源部門要把高校畢業生檔案管理工作放在重中之重的位置，根據國家有關法律法規的要求去執行。一方面要建立堅固的、防火、防潮的專門檔案庫房，同時庫房設施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盜、防光、防高溫防蛀。

（三）加快建立高校畢業生檔案目錄數據庫?！案咝．厴I生檔案信息化建設是以數據形式集合成數據庫，把原來紙張上順序的、線性的方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式，使得檔案管理形式發生了根本性的改變?！薄叭瞬沤涣魇聵I發展到今天，有著十幾年的歷史，并且發生了巨大的改變，在高校畢業生檔案管理工作中表現尤為突出，因此，我們需要加快對高校畢業生檔案管理信息化建設，促進工作效率提高、優化服務水平”。

五、結語

為了轉變部分單位、部門對高校畢業生檔案“無用的觀念和思想”，人力資源部應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的高校畢業生檔案管理機制，了解信息化建設工作的重要性、理解檔案工作信息化建設、發展對學校、社會經濟建設具有哪些極其重要的作用。對高校畢業生檔案信息化建設工作要從存在的問題出發，制定科學合理有效的應對策略，同時，確保檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌。

【參考文獻】

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