淺論建設工程檔案管理

文/南平市武夷新區投資開發有限公司 張軍娟

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淺論建設工程檔案管理

文/南平市武夷新區投資開發有限公司 張軍娟

【摘要】隨著建設工程在我國的大力推廣，在建設工程管理中，建設工程檔案管理不斷地出現問題，而在這種新形勢下，建設工程檔案管理是直接影響建設工程管理效果的關鍵因素之一。因此，本文主要就建設工程檔案管理進行分析。

【關鍵詞】建設工程；檔案；管理

一、前言

隨著近年來我國經濟的高速發展，我國建設工程管理發展迅猛，建設工程檔案管理也隨之得到較為全面的實施建設工程檔案管理不斷發展，效率持續增高，取得了豐碩的成果。筆者在文中結合建設工程檔案管理實際，從其中的缺陷入手，對建設工程檔案管理的問題展開分析，提出相應的解決策略。

二、建設工程檔案的定義及其建立的意義

（一）定義。建設工程的檔案管理是貫通整個工程全過程的，對于工程中不同階段的圖表與文字信息進行檔案的建立與保管。工程檔案是對于基建項目管理的重要工作，所以我們必須加強檔案管理的工作，使得施工企業更好地進行施工檔案的管理。

（二）意義。如果我們在整個的工程管理過程中，沒有健全其建設工程的檔案，那么會對工程的整體工期與施工進度造成一定的影響。在進行工程檔案的管理時我們必須對檔案進行有效地管理，不然會對其工程造成較大的影響。首先，沒有發揮出監督管理的作用；其次，也不能為工程的質量提供具有參考意義的記錄材料。這些情況都對工程的施工與其建成完工的驗收工作產生一定影響，對其工程質量的控制難以達到預期效果。

三、建設工程檔案管理中存在的問題

（一）工作職責劃分不明確。工程檔案的管理是一項系統化的工作，其檔案管理的過程要求具有條理清晰的內容，合理分工的管理方式。由于我們進行檔案管理時人員配備不足，或是沒有科學地分工等，就直接導致了檔案管理工作人員沒有合理的分工，不清楚其所負責的部分職責。對于后期出現的問題沒有相關的責任人進行負責。施工企業進行檔案管理時，其主要的管理人員對于檔案管理業務開展較困難，沒有經過檔案管理的系統學習，也不具備相應的檔案管理專業知識。城建檔案的管理是一項專業性較強的工作，它不僅需要相關人員對于工程中的一些知識進行了解，還需要加強檔案管理知識。這兩個方面對于檔案的管理都很重要，我們對于內部的檔案專管人員，必須進行定期的專業培訓，對于檔案的管理知識進行完善，保證其檔案管理工作的順利開展。

（二）人員專業素質參差不齊。施工企業的檔案管理人員，是工程施工過程中對其所有流程進行收集資料的一線人員，他們對于施工過程資料的收集工作，與后期的檔案管理具有巨大的影響。但是目前施工單位的內部人員流動廣，沒有一個專人負責檔案的管理，或是其管理人員一人身肩數職，這就需要施工單位合理分配檔案管理人員，保證其檔案的真實性，對于工程施工中的一些工作人員應該要求其持證上崗，而施工企業內部的管理人員必須加強其自身的檔案管理能力，必須具備相應的資格證，要做到執證上崗。企業內部的檔案管理人員，必須具有一定的工作經驗，在上崗前通過相應的管理機構對于檔案管理的知識進行培訓與學習。

（三）資料收集不全。我們對工程項目進行管理的時候，必須考慮其生命周期的因素，我們從工程的規劃過程中開始，然后是工程的設計階段，其次到設計的施工，最后是工程的驗收階段，工程的檔案管理應該是對工程全過程進行管理， 但是目前的狀況是進行檔案管理時，檔案的不完整現象十分嚴重。其工程前期的相關資缺失情況較為普遍，我國現在對于工程檔案資料的管理多是在其工程完工以后才開始進行的，其中對于工程施工中后半斷的法規與要求沒有相應的管理，使得我們的工程檔案管理只能夠在其運營階段，而檔案是否得到保留與其項目的運贏和維護企業相關，許多人員都會重拾檔案的施工資料，對于一些工程準備階段的材料沒有進行相應的重拾。

（四）整理不規范。工程檔案的管理，就是對一些工程中的零散信息進行規整，然后對其沒有條理性的文件進行歸納管理的過程。對于工程檔案管理，其管理的質量與我們有相當大的關系。在日常的施工過程中，對于一些檔案管理不規范的現象必須加以杜絕。必須加強檔案管理人員的意識，其管理人員必須確保其檔案管理的質量，整體過程中對于檔案管理人員進具體化事宜的規范，保證檔案管理的質量，對于其檔案管理人員的專業技術進行培養與監督。在其工程完工以后保證其檔案內容的完整性與系統性，并且施工企業定期對檔案進行檢查，保證其整理的質量。

四、提高建設工程檔案管理質量的策略與方法

（一）增強檔案責任意識。健全建設工程的檔案管理建設，對其進行管理水平與質量的提高，這與完善的檔案管理體制相關，我們必須在其工程項目開始啟動時就對其進行管理。對于不同的工程，我們要建立與工程項目相符的檔案管理流程，促進二者的關系，對于檔案在管理中具體的職責，或是其進行檔案管理工作的方式都要進行提高。必須由相關的內部領導進行檔案管理，而且公司內部對于管理的主要人員必須實行責任制，對于參與到建筑建設的具體單位進行本單位內的檔案管理工作，其檔案管理的工作要與建設工程同步。而施工企業必須在企業內部指定專人負責企業施工檔案的管理工作，對于其崗位的責任進行明確，對其管理檔案的專業性進行要求，對檔案管理的質量進行提升。

（二）依法督導檔案管理。我們要保證檔案管理在企業內部得到貫徹實施，那么我們就必須對其進行監督管理。對于相關的建設管理部門，應該加強單位的檔案管理，其具體的管理方式應該依據我國的《檔案法》和《檔案法實施辦法》其中的一些具體要求進行檔案的管理，對于工程的建設單位進行督導，使其工程建設單位的檔案管理工作能夠順利進行。必須保證質量，使得工程建設企業的檔案管理能夠更加完善。我們對工程建設單位的檔案進行管理工作時，對其工程前期招投標文件進行檔案管理，對于一些檔案資料進行歸檔。明確檔案管理中的責任，然后通過強化履約評價監管。對于單位內的檔案管理必須嚴格地控制，我們可以在不同的季度，或是建筑工程項目完成后對單位的檔案管理進行控制。

（三）完善檔案工作程序。我們進行檔案管理時必須使用一定的標準，而且其標準應該是統一的，對于其檔案管理的流程進行控制，從其資料的收集，到對相關資料的整理，對于整理完成后的資料進行分類歸檔，最后是將完成后的檔案進行移交等，明確不同環節的具體要求，對其操作的流程進行合理的安排，并根據文件材料產生與流轉規律理順文件歸檔渠道，固化歸檔工作流程，我們要保證檔案的管理與其工程的建設施工是同時的進行的，我們要在進行工程施工的檔案管理時能夠保證其質量。我們要加強對于檔案管理工作的考核力度，保證工作人員對于檔案管理時專業素養，嚴格按照合同中對于檔案管理的要求進行，完成合同中所設定的檔案管理的目標。

（四）加強檔案技能培訓。建筑工程是一項較大的工程項目，其中參與的單位較多，而對于這些單位而言并不都有專業的檔案管理人員。很多的施工企業其檔案的管理人就是技術人員，還有一些企業是從社會上臨時招用檔案管理人員，在這種情況下，我們難以保證工程項目檔案管理的質量，所認我們要在工程開始的初期，組織所有參建企業的檔案管理人員到場，我們對其進行相關檔案管理的專業知識培訓，強化這些人員的專業檔案管理知識。但是這種培訓的效果不太明顯，原因是其檔案的管理人員沒有從根本思想上對于檔案管理轉變觀念，也沒有意識到檔案管理的重要性，所以檔案人員培訓應立足于服務意識的提高，樹立檔案參與國家建設、惠及民生的服務理念，堅定平凡崗位可以創造不平凡業績的信念，通過提升檔案服務能力來保障檔案管理質量。

五、結束語

綜上所述，本文提到一些建設工程檔案管理研究工作的建議，希望可以對建設工程檔案管理的發展提供參考價值。隨著建設工程檔案管理的不斷發展，對建設工程檔案管理的研究工作也將成為保障建設工程管理的重要工作。

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