淺談如何搞好企業檔案利用服務工作

秦詠梅

【摘要】檔案利用工作的好壞，會直接影響檔案事業的生存和發展，只有確立這樣的思想認識，才能使檔案與檔案工作發揮其應有的社會作用。因此，創新檔案利用觀念、創新檔案利用模式，增強檔案服務意識、充分開發利用檔案信息資源，創造性地開展檔案工作，才能使整個檔案工作充滿生機和活力。

【關鍵詞】企業檔案；利用；服務

一、培養良好的職業道德，不斷加強檔案員的業務素質

愛崗敬業、培養良好的職業道德是做好檔案工作的前提。檔案管理是一門專業性很強的工作，這就要求管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德、樂于奉獻的工作精神。企業檔案管理人員還應樹立正確的人生觀、價值觀，樹立全新全意為企業生產和發展服務的思想、愛崗敬業、勤勤懇懇，不計名利，在平凡中創造不平凡。

檔案工作是一項服務性勞動，是檔案與利用者之間的媒介與紐帶，因此，檔案工作者要不斷加強自身的業務素質，熟悉企業檔案工作的相關法律、法規和各種規章制度，不斷提高檔案工作的專業理論知識，學習掌握國家標準規范，如學習《文書實務》《檔案編纂學》《檔案技術保護學》《計算機應用知識》等，了解、掌握《文書檔案的歸檔范圍及保管期限》等，從而保證企業檔案管理水平的提高。還要利用一切機會，積極參加各類檔案業務培訓班，了解本單位的業務知識，不斷提高檔案業務水平，以構建多元化的知識結構，培養出復合型的管理人才，以適應現代化管理的需要。

二、明確檔案服務方向，端正檔案服務態度

檔案工作是一項服務性的工作，因此，檔案工作在明確服務方向的同時，還必須有堅定的服務思想和良好的服務態度。首先，檔案工作者要破除“檔案工作無關緊要”的觀念，樹立有所作為的思想。雖然檔案工作在各行業中僅是個“配角”，同時效用是隱性的，信息是潛在的，不容易引起領導的重視和支持，在這種情況下，檔案工作者必須破除“等、靠、要”等舊的思想觀念，敢于創新，爭取主動，變“配角”為“主角”，以突出的貢獻爭取領導的重視和關懷。其次，檔案工作者要隨時了解新時期利用檔案的需要，研究利用工作的新情況 、新特點，解決利用工作中的新問題。在提供利用的方式、服務手段以及利用工作制度方面，進行一系列的改革和新的建設。再次，檔案工作者要解放思想，更新觀念，切實樹立一種開放的、主動提供優質服務的、注重檔案效益的新概念，增強自身的服務能力。由于檔案室所保存的檔案內容豐富，利用者不可能詳盡了解，因此要求檔案工作者要具有主動精神，必須積極主動地開展服務，使服務工作處于最佳狀態。在利用服務過程中，我們要注意服務的效益和工作態度，有一個好的工作作風，真正做到想生產之所想，急企業之所急。

三、熟悉室藏檔案，提高檔案利用率

檔案工作者要熟悉檔案室所保存的檔案，做到“如數家珍”，這就要求檔案工作者在平時的檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等日常工作中，有意識地了解檔案情況，特別是通過編制各種檢索工具和開展編研工作系統地掌握檔案室內檔案的內容和成分。熟悉檔案存放的位置，熟悉每一卷檔案形成和整理的狀況，以及卷與卷之間的有機聯系，熟悉檔案的利用價值。只有真正了解了檔案內容才能減少查閱調卷的盲目性，提高查找檔案的查全率和查準率，提高檔案利用率。

四、了解需求，做好檔案利用預測工作

企業對檔案利用的需要是多方面的，不同時期、不同任務，對檔案的需要也有所不同。因此，檔案工作者可通過利用統計分析、直接征求利用者的意見或深入生產、科研一線采用座談、訪問等形式認真、深入、客觀地調查研究，了解利用需求，做好檔案利用預測工作，以便積極提供服務，改變過去那種坐等上門的做法。

五、積極開展檔案編研工作，提高檔案的服務效率

檔案開發利用工作的好壞是檢驗和衡量檔案工作水平的重要標志。要做好檔案信息開發利用工作，使之充滿生機，充滿活力。檔案人員一定要改變那種墨守成規、安于現狀、坐等上門的服務方式。編研工作是檔案工作者主動地、系統地、廣泛地提供利用服務的一種有效方式。其突出之處在于，工作成果的研究性、提供方式的主動性、材料的系統性。廣大檔案工作者要拓寬服務渠道，根據室藏檔案編寫一些具有較強實用價值的資料，提高服務效率。對于續編性的編研材料，可根據材料積累規律，確立恰當的編制周期，及時收集相關信息，在鞏固原有編研成果的基礎上，高質量地完成續編工作如《大事記》《組織沿革》《全宗介紹》等；對于新編類型的檔案編研材料，可圍繞一定的題目范圍，根據不同部門的利用頻率編寫《工程文件匯編》《工資文件匯編》《電價文件匯編》《車輛批復文件匯編》《重要文件匯編》《工程項目簡介》等匯編型的材料，集中提供具有較強實用價值的編研材料；還可和生產部門在深入研究的基礎上，共同配合合編一些具有重要參考價值的編研材料，通過對檔案信息的采集、分析、加工，使利用者直接獲得準確、系統，具有較強實用性的優質信息，縮短收集的時間，提高工作效率，推進企業各項工作的發展。

六、大力加快檔案現代化管理進程

現代科學技術的發展，為檔案管理的現代化提出了新的要求和良好的發展機遇，為企業各項工作服務，成為企業檔案管理與建設當中必須全力超前思考和積極落實的問題。廣大檔案工作者要認清形式，先走一步，努力掌握一些計算機基礎應用知識，逐步利用現代化設備對檔案進行存儲、分類、檢索、保護、開發、統計和分析，以速度快、準確性高、提供多種檢索途徑，以滿足系統性和專題利用的需求。這項工作對檔案基礎業務建設工作的規范性要求很高，這就要求我們要扎扎實實做好基礎工作，為檔案現代化管理打好基礎。