淺談學校檔案的收集、整理和利用

李莎

摘 要：檔案工作作為學校重要的基礎性工作內容，是對學校教育質量和管理水平進行衡量的重要標志。因為學校檔案工作的收集、整理和利用，是有效推動和發展教徒事業的“助推劑”，本文圍繞著學校檔案的收集、整理和利用三個重要組成部分，展開全面的闡述，希望更多的人看到此項工作的重要性并付出自己的行動。

關鍵詞：學校檔案;收集;整理;利用

一、學校檔案的收集工作

現在，許多學校的文書處理部門還沒有完全成立，形不成全面的部門立卷歸檔制度。許多科研項目的歸檔材料都不具備完整、系統和準確的要求。學?；窘ㄔO項目的立項、設計、施工及竣工驗收等多個環節的技術文件存在不少漏洞，導致其使用和維修工作無法順利開展。用來反映學?；净顒拥慕虒W文件材料，一部分沒有收集歸檔，一部分散失，照片、錄音帶等各種載體的檔案材料，不少學校都沒有形成統一性管理，尤其是學校和社會聯系的，在學校外形成的一些文件材料收集是更少的。所以，綜合檔案室的收集工作是建立在歸檔制度的基礎之上的，建立并不斷落實歸檔制度，是保證檔案室收集工作全面開展的關鍵之處。

準確填寫案卷封面的各個項目，擬寫案卷標題要能夠確切簡單地反映卷內文件的內容。卷內的文件需要按照一定的次序進行排列，并且還要逐張編寫好編號，填寫好“卷內文件目錄”和“備考表”;案卷也要根據一定的次序進行系統性的排列，編寫好案卷號，并且還要編制案卷目錄，按照規定的時間移交給學校的綜合檔案室，然后由學校的綜合檔案室進行集中且統一性的管理。假如是文書檔案，就需要按照“件”進行整理，即：蓋“歸檔章”，編“歸檔文件目錄”并且還要填寫好“備考表”。

文書檔案、教學檔案都要及時做好文件材料的立卷工作，按照學校制訂的歸檔制度范圍，每年九月以前都要完成上一年度文書檔案的整理工作和上一學年的組卷、裝訂工作。編制“歸檔文件目錄”、“案卷目錄”等交給學校綜合檔案室專職檔案員匯總登記、上架。

二、學校檔案的整理工作

檔案整理工作是檔案管理的重要組成部分，包括檔案實體整理和檔案內容整理兩個部分。其中內容的整理主要包括對檔案文件的內容真偽進行鑒別，對檔案內容客觀性的考證和編纂出版檔案史料等重要活動。而檔案實體的整理主要指將零散的和需要進一步條理化的文件或者是檔案進行基本的分類、組合、排列以及編目，組成有序的檔案整理工作過程。通常情況下，我們所指的檔案管理，主要指的是檔案的實體整理。

整理工作實際上是檔案全部工作的中心環節，工作人員要將本單位大量文件整理完畢之后進行系統性的整理，將零碎的單份文件全部組合在一起，最后形成一個個文件數量不等的案卷。檔案整理的質量是和檔案后期的利用工作密切相關的，這項工作在檔案總體管理中具有非常重要的意義。是檔案利用、開放，發揮其作用的一項基礎性工作和先決條件，同時也是整個檔案工作中重要的基本建設。檔案整理科學化和標準化的全面提高，對檔案管理工作的總體性優化具有直接性的廣泛影響。

在整理的過程中，工作人員要將具有查考利用價值的、本單位直接形成的文件材料按照問題特征、名稱特征等特點進行系統性的整理排列，最好做到確保卷內文件資料之間形成有機聯系。

三、學校檔案的利用工作

開發利用檔案，確保檔案可以直接為經濟建設服務，這是我們發展檔案事業的重要內容。提供利用工作是檔案館通過一定的方式和方法提供檔案為利用者利用，為社會主義各項事業服務，也就是我們通常所說的檔案利用工作。其內容主要包括兩個主要組成部分：首先，準備檔案檢索工具，介紹和報道檔案館保存檔案的內容和成分，為后期的利用打下好的基礎。其次，要通過各種方式和手段提供檔案資料為社會各項工作服務，這也是現在我們檔案利用工作的核心性內容。

檔案工作的根本性目的是開發檔案信息資源，服務經濟建設，檔案利用工作是達到這一目的的直接方式。因此，檔案的利用工作實際上就是檔案業務工作的中心環節，在整個檔案工作中都占有非常重要的地位。其作用主要表現在：（1）檔案利用工作是檔案業務工作中最富有活力的環節;（2）檔案利用工作是帶動整個檔案工作全面發展的關鍵點;（3）做好利用工作可以幫助檔案工作自被動轉為主動，全面做活檔案工作;（4）檔案利用工作是檔案事業為社會主義現代化建設服務的基本措施，是檔案工作的中心任務。

自從學校檔案建立以來，其一直在為學校的教育教學發展提供各種各樣的服務，也為各項工作的開展提供了必要的材料支持。學校的文書、教學檔案為許多教師積累教學經驗、考核、職務晉升等打下好的基礎?，F在，我們檔案工作要不斷適應經濟建設新形勢的發展需要，不斷優化服務方式，積極主動地提供檔案資料。為此，我們要不斷健全檔案檢索工具，匯編各種可以反映學校特色的利用價值非常高的材料，同時還可以以電腦、網絡為工具，開發檔案建設信息化。

參考文獻：

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