探討如何做好項目管理中的招標采購及合約管理

韓峰

【摘要】隨著社會經濟的不斷發展，項目管理已逐漸成為建筑行業的一個重要名稱。招標采購是項目管理中的重要環節，做好項目管理中的招投標工作管理具有重要的現實意義。項目管理是項目管理在項目管理中的項目管理項目投資、質量、工期和協調管理的重要環節。在市場經濟條件下，如如何控制建筑成本，創造企業利潤，擴大企業再生產，關系到建筑企業的生存和發展重要的話題。

【關鍵詞】項目管理 招標采購 合約管理

項目管理中的招標采購是項目工作的重點，將招標采購工作做好關系到工程項目的整體發展。但在實際的項目管理過程中，存在各種問題，這就要求項目管理部門采取科學的措施，合理解決工作中遇到的問題，促進項目管理中的招標采購及合同管理工作有序進行

一、招標采購的優勢

招標采購具有公開性的特點，其面向社會，極大地擴大了物資的采購來源，使挖掘市場潛力的概率達到最大。招標采購，是要把采購的信息、宗旨、要求公布于眾，使所有的人和單位都有機會參加這一活動，從而達到拓寬采購渠道的目的。招標采購也是避免企業采購腐敗的重要措施之一，使物資采購的各個程序走向公開化，監督和管理有的放矢，而且招標采購把以往的事后審計、檢查變成事前預防，提高了工作效率。同時，招標采購可以使供應成本大幅度降低，降低項目成本，不斷提升項目的整體經濟效益。

二、招標采購計劃及方式的制定

（一）招標采購計劃的制定

招標采購計劃，采取三級計劃管理系。首先、根據項目的總控計劃節點要求，結合公司采購流程的時間，排出滿足總控計劃節點的招標采購整體計劃，在此基礎上，制定年度招標采購計劃目標，在每項采購啟動時，再編制詳的專項采購計劃，實施過程中，不斷加強計劃的檢視與跟蹤，專人跟進落實，來保證項目計劃的達成。這過程同時需考慮市場情況尤其是超高層建筑的特性，如大型動臂式塔吊M1280就需在總包進場前，提前采購，因為市場上沒有這種現成的大型塔吊，塔吊的訂貨、生產又需要一定周期。只有提前策劃好，才能滿足現場施工要求。

（二）招標采購方式的制定

針對招標采購項目的性質、標的額度、潛在供應商情況、市場環境等因素，招標采購方式主要分為邀請招標、議標、單一來源、詢價等方式，不同的采購方式對采購結果會有不同的影響。

（三）供應商的篩選

（1）來說，要根據工程建設的實際需求，采取公開招標采購方式，利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，在保證貨物質量的前提下，以貨物的最低價格與供應商簽訂合同。本項目建筑高度超過600m，市場上有類似項目經驗的供應商并不多，一方面，我們要廣泛收集信息及資料，嚴格預審及通過深入考察，確保入圍供應商的綜合素質及能力，寧缺毋濫，另一方面，我們要使入圍的供應商能形成有效競爭，只有通過市場充分和有效的競爭，業主才可能找到最合適的供應商。

（2）招投標過程組織與中標單位的確定。嚴格按照公司的采購制度及流程，對發標、答疑、回標、開標、商務技術澄清、項目團隊答辯、標書分析報告等環節進行認真組織，按批準的評標辦法或評定分離的評標辦法，組織專家評委評標，確定中標首選單位與備選單位。

三、完善和改進物資招標采購管理的具體措施

（一）加強物資招標采購機構設置與人員配備，充分發揮物資專業隊伍作用

一是建立專業招標采購機構集中招標，并選派具有豐富的現場管理經驗的物資人員從事項目物資招標采購工作，要做到思想品德高、業務技術過硬、遵章守紀、嚴于律己。嚴禁非物資專業人員、不合格人員從事物資管理的關鍵崗位工作；二是對于專業招標采購人員要不斷鍛煉，增加其行業經驗、現場經驗，對于現場物資采購管理人員要組織培訓，增加其招標工作理論知識及經驗，不斷提高招標采購工作人員業務技術和采購工作的基礎水平，正確理解和運用操作要領，全面；隹確掌握有關法律、法規和政策，系統地掌握招標采購工作重點和方法：三是參與物資招標采購人員要發揚科學嚴謹、求實求是的工作作風，把大事做好、小事做細、細節做精。自覺加強學習，不斷優化知識結構，實施精細化管理，履行好工作職責。

（二）加強組織監督和風險防控，確保物資業務健康發展

推進物資精細化管理工作，必須要加強組織監督，在物資招標采購上全程監控，對招標各環節進行監督，確保合法合規。監察部門要與職能管理部門密切配合，對采購招標管理相關制度的貫徹落實等事項加大監督檢查力度，堅決對認識不到位、行動不積極、工作不達標的單位和相關人員進行處理。不斷強化項目現場物資管理，提升項目物資精細化管理水平。堅決杜絕未按規定程序采購、加工制作的物資進入施工現場；嚴禁項目規避招標、明招暗定行為，堅決杜絕人情采購、關系采購。 “陽光是最好的防腐劑”，要把每一項采購行為都置于制度的籠子里，確保采購過程依法合規。

（三）強力推進采購電子商務平臺的推廣應用

隨著互聯網信息技術的迅速發展和廣泛應用，電子商務已經成為推動社會經濟發展方式轉變的一個重要手段。電子商務采購突破了時空限制，減少了很多中間環節，降低了管理和物流成本，是生產方式、流通方式和消費方式的一場革命。電子商務平臺的推廣和應用是企業經營方式的一項重大變革，是對傳統采購及供應流程進行重新再造的過程，不僅涉及采購部門內部機構和人員的崗位設置，而且還涉及其他相關部門的職能調整，也會觸及到各層級、各部門的采購權限和既得利益。平臺推廣應用將對企業經營管理產生巨大推動，激發更大活力，產生諸多積極作用。應用電子商務有利于信息的溝通，促進采購管理定量化、科學化，為決策提供更多、更；隹確、更及時的信息，使決策依據更充分，以消除在物資采購、供應鏈管理等方面的低效率。

（四）加快采購資金結算，保障物資招標采購健康運行

資金及時結算與支付是提升物資集中招標采購質量的根本保障，確保物資集中招標采購得以持續健康發展的前提條件。拖欠采購資金并不能解決項目資金問題且會產生更多副作用，得不償失。

（五）制定科學的招標采購管理方案

強化對招標采購過程的控制，合理協調招標采購項目的時間性與功能性，重視招標采購工作的總結、跟蹤和評價工作。在項目物資招標采購過程中，有些項目不重視招標采購后的跟蹤和后評價工作，導致整個項目在管理過程中有頭無尾，無法實現閉環管理的要求。

四、運用合同管理手段

工程項目建設中，合同是保證招標人和投標人各自利益的法律保障，因此，合同管理在工程項目管理中具有十分重要的作用。合同管理有利于規范工程項目各方的市場行為，維護合作雙方的合法權益，將項目風險降到最低。合同管理中要堅持以下幾個原則：流程管理原則、預防為主原則、分類管理原則、綜合管理原則。要采取相關措施把這幾個原則應用到合同管理的過程中去。

（一）建立健全合同實施保證體系

為了確保合同實施中各項工作的有序進行，更好的控制工程項目的合同事件，就要求建立健全合同實施保證體系。

（二）建立合同管理的具體程序

項目工程實施過程中，合同管理涉及的事物多且雜，既要根據不同時間和要求安排協調制度，又要權衡各種相關因素，訂立具體工作程序，使工程管理人員有章可依，從而保證工程項目合同的正常實施。

（三）建立健全合同文檔系統

建立健全合同文檔系統是保證合同有序履行的基礎。合同文檔系統的主要作用是：作為因一方失約造成損失的賠償依據，是保護正當利益的武器；有利于工程項目進度的監控，對工作進行總結和報告。

（四）合同交底，實施目標管理，明確合同責任

在正式簽訂合同后，一般由項目部人員具體的執行，這就提高了項目部人員的要求，項目管理人員要努力學習合同條款，全面了解合同規定的相關內容，同時，合同管理人員應該與項目部門負責人進行合同交底，從而更好的了解合同責任，及相關法律責任。在當代市場經濟不斷發展的環境下，工程項目要及時調整管理措施，用合同確保雙方利益，做好合同交底工作，完善合同管理系統能夠促進工程項目的發展。

（五）強化合同實施過程控制

強化合同實施過程控制有利于保障合同規定內容的切實實施，在合同實施的過程中要加強合同雙方間的溝通、交流，要把各種安排落實到位，運用現代信息技術，實行信息管理，確保合同順利實施。

（六）合同爭議及糾紛管理

在履行合同要求的過程中，難免會遇到各種爭議和糾紛事件，如：招標中計價爭議，黑白合同，以他人名義簽訂合同，實際情況與合同規定不符等問題，解決這類問題就要運用合理的方式和有效的法律手段，預防和避免糾紛的出現，對糾紛做好管理，積極面對索賠。索賠的主體是雙向的，造成索賠的原因也是多方面的，部分風險難以避免，需要對風險進行識別、規避，將風險降到最低，預防、控制損失，保證利益的最大化。

五、結束語

總之，工程招標采購作為工程項目管理的重要環節，其直接關系到工程項目質量、進度、投資目標的實現。因此，我們務必要做好工程招標采購的策劃管理工作，編制合理的招標方案策劃文件，優選供應商，加強招標采購中合同管理，同時還要做好招標采購的事后管理工作，這樣才能提高招標采購管理水平，確保采購質量和進度，降低采購成本，實現建筑工程項目管理目標。

參考文獻：

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