信息化背景下高校教學檔案工作的創新路徑

趙一 金丹

（錦州醫科大學 錦州 121000）

信息化背景下高校教學檔案工作的創新路徑

趙一 金丹

（錦州醫科大學 錦州 121000）

隨著信息技術的發展，現代社會逐漸步入一個信息化、數字化的時代，以電子信息為核心的高科技對人們的工作、學習和生活產生了重要的影響。高校教學檔案作為高校教學工作的記錄，對學校未來的發展和教學實踐活動具有重要的保存價值，是教師教學研究的原始記錄，也是高校檔案管理的核心和重點。信息化背景下高校傳統檔案管理的手段和服務方式已經不能適應學校教學管理活動的發展要求。因此如何自信息化的背景下創新高校教學檔案的管理成為當前高校需要重點解決的問題。

信息化 高校 教學檔案 創新路徑

在學校的管理工作中，檔案管理工作是最基礎的工作，尤其是和教學相關的教學檔案管理工作更是重中之重。因為教學檔案管理工作的好壞直接反映出學校整體管理水平的高低。當前正是信息化發展的時代，很多的高校都為了適應新的發展環境，而對檔案管理工作進行了創新和改革。采用的管理方式也變得更加多樣化，采用的管理形式也逐漸自動化。但受到傳統管理方式影響，高校教學檔案管理工作還需要進一步的進行創新。

一、高校教學檔案的特點

1.系統性和分散性。高校各個專業、各個層次和各屆的學生都有對應的教學管理模式和教學實踐活動，并且在此期間形成了相對系統化的教學文件，有學校的招生、培養計劃以及學生畢業的過程等，進而表現出教學檔案的系統性。但是高校教學檔案又表現出分散性，教學檔案除了有教育部門下發的各種教學管理文件以及學校內部的文件外，還有來自師生管理方面的文件資料以及與教學實踐活動相關的視頻、音頻等資料，這些教學資料在各個院系的專業中分散著，導致教學檔案的管理具有與分散性的特點，工作起來十分的復雜。教學檔案的分散性也增加了檔案管理的難度。

2.動態性和周期性。高校教學檔案是在長期的教學實踐活動中積累下來的資料和文件，從時間上看有些教學資料是按照學期劃分，有些教學資料是按照年度進行劃分，這些使得教學檔案的管理具有一定的周期性和動態性[1]。高校的教學活動是以學生的學歷教育為目的的一種教學周期性活動，每一屆學生的培養過程不同，教學實踐活動的內容也有所不同，但教學活動是按照一定的周期性進行的，這也決定了教學檔案的管理具有一定的周期性。教學檔案的動態性和周期性導致了教學檔案的管理和歸檔在時間上存在著一定的差異，因此每個周期的教學檔案需要具備自身獨特的歸檔和管理方式。

3.通用性和特殊性。教學檔案能夠在不同學校的同一專業中作為教學成果交流和學術分享的工具，進而使得高校教學檔案具有自身的通用性特點[2]。各個高校在辦學的過程中具有自己特點的培養計劃，來指導教學實踐活動，使得每一個學校的教學檔案具有自身獨特的特點。教學檔案的特殊性決定了教學檔案具有自身的額規范性，既能夠凸顯本校的教學特色，又能夠為本校的教學管理提供指導。

二、信息化時代高校教學檔案工作發展現狀

1.面臨更大的信息風險。信息化的發展對于高校的教學檔案工作帶來了很大的影響，所以傳統的檔案工作管理理念也在發生改變，管理工作變得更加透明。但是互聯網在帶來便利的時候也帶了很多的風險，高校教學檔案工作要面臨的信息風險也更大，檔案的信息安全面臨著嚴峻的挑戰。教學檔案包含的種類很多，所以也有很多的檔案保密性和單一性都是比較高的，但是當前在高校中參與檔案工作的人員很多都是兼職，特別是檔案工作的內容比較復雜而且管理的強度比較大，這就使得工作人員在管理的過程中忽視了檔案的信息安全。有的管理人員就算是進行了正確的管理，但是由于自身技術和能力的限制，也是無法保障檔案信息的安全的，容易造成檔案信息的泄露。

2.工作人員未能更好地適應信息化管理。信息化時代最主要的特征就是網絡技術的快速發展和應用，為了提高高校教學檔案工作的效率，是需要引進更加先進的檔案管理方式的，用現代化的技術來進行管理，所以對于這些新技術的應用，相關的檔案工作人員也需要具備更加專業的理論知識，這樣才能更好的做好檔案管理工作，使檔案工作變得更加的科學化和智能化。舉例來說，現代化技術要求工作人員借助于自身的專業技術知識來建立起數據庫的模型。但是當前高校教學檔案工作的人員幾乎都不是本職工作，所以這些專業性比較強的工作，管理人員自身的素質就會極大的限制信息化管理的發展和進步。

3.檔案工作的組織不夠專業。通過對很多高校檔案管理工作進行調查，我們發現高校中負責檔案管理的主要部門是行政部門，很少有高校會專門的建立起檔案管理的機構來進行檔案管理，更不用說制定完整的檔案管理體系了，崗位職責就算是已經制定出來，也沒有具體得到落實[3]。一部分的高校倒是設定了專門的檔案管理組織，但大多數也只是流于形式，幾乎都關注不到內在檔案管理的重要性。也正是因為管理組織和相關管理制度的不完善，檔案管理工作的保密性也就無法得到保證，很多的檔案資料易流失，檔案使用率也不斷的降低。

三、信息化時代高校教學檔案工作創新的必要性

1.最大限度提高檔案工作效率。手工管理在傳統的檔案管理中是最常用的管理形式，而且檔案所提供的信息服務也是通過手工服務來實現的，這樣的管理方式不管是工作效率還是在工作的質量上都是有很明顯的缺陷的。電子檔案無法通過和傳統的紙質檔案之間實現更好的銜接，電子檔案沒有辦法為手工檔案收集相關的資料，手工檔案管理的速度比較慢。也正是因為這些方面的原因，手工檔案管理的效率很低，不管是對管理者還是對檔案信息的需求者來說，都造成了時間方面的嚴重浪費。這些方面的缺陷都使得檔案工作的創新勢在必行，因為通過對教學檔案工作進行創新，可以讓學校的檔案工作更加的開放，還促進檔案資源更好的實現彼此間的整合和優化使檔案工作的質量和效率都得到提高。

2.符合檔案工作未來的發展方向。當前信息化已經朝著更加深入的方向發展，所以很多現代化的設備也得到了廣泛的應用和普及，這些給人們的生活帶來了便利，同樣的也給高校教學檔案工作帶來了便利[4]。在檔案工作中應用一些比較先進的設備和技術可以為檔案工作帶來新的能力，讓檔案工作更加具有發展的活力。但是在高校實際的檔案工作中，這些先進的技術和設備并沒有得到應用和普及。信息使用者在查詢信息的時候依然使用的是最傳統的方式，查閱的難度是很大的?；ヂ摼W技術的不斷發展是檔案工作中出現了數字化檔案管理，通過網絡來為信息的檢索提供幫助。這些方面的變化都是為了適應新的時代特征和服務的多元化，同時這些新興起的檔案管理方式可以有效的促進檔案工作的發展，因此檔案工作是一定要進行創新的。

3.為信息使用者提供更好的服務。計算機在當前的社會中已經實現了普及，這一趨勢改變了人們的生活方式，它對科研和教學都被廣泛的應用，當然在學校的管理工作中也是離不開計算機網絡的[5]。也正是因為網絡技術的出現，檔案工作的重心發生了根本性的變化。在教學檔案工作管理過程中通過對信息技術的利用，可以搜集和整理已有的檔案信息，最終實現信息的共享，而且檔案管理部門可以通過校內網提供檔案的相關信息，這樣檔案信息的使用者就不用再通過手動查詢了。在檔案工作中應用網絡技術不但能夠為信息使用者提供更多的便利，更重要的是它可以提高檔案工作的服務質量，當然必須要考慮到網絡安全，做好保密工作。

四、信息化時代高校教學檔案工作創新的路徑

1.管理的隊伍必須創新。想要更好地實現管理隊伍的創新，就必須轉變檔案工作人員的思想，這就需要培養他們創新的能力和觀念，讓他們更快地認識到創新管理的重要性。工作人員一定要從現代化的角度出發，改變傳統的工作理念，在信息化不斷完善的今天，檔案的重要性也越發凸顯出來，但是由于檔案自身具備了地域性和局限性，檔案管理人員對于檔案的價值認識不夠，使得檔案的一些功能得不到最大限度的開發和發揮，對于教學檔案來說它可以促進教研和教學活動。所以說檔案管理者需要利用好自己的專業知識來建立起專業的信息化檔案管理數據庫，讓檔案的價值可以得到最大限度的發揮，通過對檔案管理的隊伍進行創新來實現檔案工作的創新。

2.管理方法必須創新。傳統的檔案管理工作者一般來說都是具備了十分豐富的工作經驗。通常情況下我們會覺得工作經驗豐富一定會是一件好事，但是想要實現教學檔案工作的創新，工作經驗豐富也并非好事。想要做好創新工作，就必須要對檔案工作人員的管理方法進行創新，但正是因為工作人員具備了很豐富的工作經驗，它們在具體的管理過程中往往不愿意使用新的方法，僅僅靠著自己已有的管理經驗來完成工作，這也導致了檔案管理工作難以實現創新。所以實現創新就需要對管理的方法進行創新。第一，創新檔案管理的機制。通過競聘等方式引進人才，再對有工作經驗的工作者進行培訓和指導，提高他們的綜合素質；第二，加強檔案工作的信息化進程。檔案工作實現信息化，這是必然的發展趨勢，所以我們可以通過加強檔案工作的數字化來實現其信息化，通過網絡對檔案信息進行收集和整理等。

3.服務理念必須創新。檔案管理工作主要是為用戶服務的，高校的教學檔案工作主要的服務對象也是教師和學生，所以說也需要對傳統的服務理念進行創新。檔案工作者需要樹立比較正確的服務理念，讓服務的體系更加科學，服務的機制更加完善，最終達到讓用戶滿意的目的。具體可以從以下幾點出發。第一，可以讓信息服務更加專業化，根據檔案的內容將其劃分為不同的專業領域，使服務的質量得到提高，客戶的需求得到進一步的滿足；第二，不僅要重視專業化，專業化主要體現在要結合客戶的自身需求來開發具有個性化的檢索功能，通過多種形式為用戶提供檢索，這樣可以更人性化和個性化。檔案工作人員還可以跟蹤搜索外部的知識，搜索內部的信息，然后再按照信息的內容，對其進行分類管理，這種方法會更加方便用戶的檢索。

4.管理技術必須創新?，F代信息技術對各行各業的發展起著關鍵性的作用，對檔案事業的發展也發揮著自身的巨大價值。檔案的管理技術以及檔案信息的收集、歸檔、開放等都需要現代信息技術的支撐，以此來提高工作的效率，增加效益。高校應當在檔案的管理中增強技術的投入，為檔案的管理工作提供強大的支撐。首先，要建立檔案管理的現代化機構，利用網絡信息技術支撐檔案管理。高校要充分利用校園網的優勢，適應現代化工作的需要，在各個部門建立起自己的主頁，進而實現各個部門之間信息的有效傳遞。高校要充分的利用計算機網絡技術開發各類的檔案管理軟件，建立適合檔案存儲的軟件，能夠將高校各個專業的教學文件和資料進行歸檔和分類收集，這樣便于學校的教師和領導通過網絡進行查看。其次運行現代的管理方法，實現檔案管理的現代化?，F代化的檔案管理能夠提高管理的效率，增強檔案管理的時效性。因此高校檔案的管理應當配備完善的現代設備，建立科學歸檔系統，應用開發方便快捷的檔案管理軟件，實現高校教學檔案科學化發展。在教學檔案信息存儲上要利用光盤技術和微縮技術，提高存儲量，并且配備相應的輔助設備，增強檔案存儲的豐富性。

綜上所述，信息化背景下，高校教學檔案的管理的方式和管理技術需要不斷強化和轉變，這樣不僅能夠有助于教學管理水平的提升，更有助于檔案管理工作的創新，對高校教學檔案工作的發展具有積極影響。

[1]李莉.如何創新信息化時代的學校檔案管理工作[J].現代交際, 2016（2）:123+122.

[2]王曉燕,王新華.信息化視閾下高校教學檔案管理方式的轉變[J].科教導刊(中旬刊),2016（2）:9-10.

[3]金明輝.論高校檔案工作在信息化時代背景下的創新[J].辦公室業務,2016（12）:129.

[4]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設的思考[J].赤峰學院學報(自然科學版),2015（1）:181-182.

[5]謝碧慧.論信息化時代學校檔案管理工作創新[J].才智,2012（8）:335.

Innovation path of Teaching Archival Work of Colleges and Universities Under the Background of Informatization

Zhao Yi,Jin Dan
(Jinzhou Medical University,Jinzhou 121000,China)

With the development of information technology,modern society gradually enters into an information and digital age,high technology,with electronic information as its core,has an important impact on people's work,study and life.The teaching archives of colleges and universities are the records of the teaching work in colleges and universities,which is of great value to the future development and teaching practice of the school.It is the original record of teachers’teaching research as well as the core and key point of archives management in colleges and universities.Under the background of informatization,the means and service methods of traditional archives management in colleges and universities can no longer meet the development requirements of teaching management activities.Therefore,how to innovate the management of university teaching archives under the background of informatization becomes the problem that colleges and universities need to solve immediately.

informatization;colleges and universities;teaching archives;innovation path

G275

A

2017-03-23

趙一，錦州醫科大學講師，碩士，研究方向為中國現當代文學；金丹，錦州醫科大學講師，研究生，研究方向為檔案學。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.11