醫院干部檔案管理的地位和作用

蔣曉雁

摘要：醫院干部人事檔案是組織、人事等有關部門按照黨的干部政策，在培養、選拔、任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、業務能力、工作實績等內容，以個人為單位由醫院干部人事檔案管理部門集中保存的文件材料集，是醫院及上級機關全面、歷史地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據?？h級和縣級以上的全民所有制醫院往往是眾多衛生管理干部、技術干部集中的事業單位，故加強醫院干部人事檔案的管理，充分發揮其重要價值，具有極其重要的現實意義。

關鍵詞：醫院干部；檔案；管理；意義

眾所周知，醫院人才體系建立起來的過程，也是人事檔案形成的過程。醫院人事檔案非常寶貴，它真實客觀的記載著醫院的人才情況，有助于醫生認清自身的實力。是醫院可持續發展的重要依據。因此，如何對這些寶貴的材料進行儲存和管理非常重要。同時，在當前環境下，檔案管理已經發展成為一個新的管理項目，已經出現了關于檔案經濟時代的說法，為此，醫院應積極采用現代技術，實現科學管理，從而為醫院的人才建設和科學研究提供切實有效的檔案信息保障。

一、醫院干部人事檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案材料問題

由于檔案管理人員缺乏與檔案形成部門和個人的有效溝聯系，容易導致人事檔案的丟失和遺漏。主要缺漏以下幾種材料：干部履歷表、工資變動材料、評聘職稱相關材料黨團材料等。同時，許多檔案材料依舊未能規范，醫院干部人事檔案材料并非一人一時所形成，而是在不同時期不同渠道匯集到檔案管理部門的，因此材料不規范現象多有發生。

（二）意識薄弱

醫院干部人事檔案的形成、完善，涉及到醫院許多部門和個人，但由于大家對干部人事檔案意識欠缺，致使一些不按照要求處理和完成干部人事檔案材料現象常有發生，極易造成材料缺失、混亂、不規范、不完善。

（三）自動化程度不高

人事檔案管理包括對人事檔案的生成，保存與利用的全部工作。目前在醫院人力資源管理中，紙質檔案無論在生成方面，還是在保存和檢索利用方面，技術都十分落后，嚴重制約了人事管理檔案水平的提高。目前，醫院人事檔案的管理，大多停留在計算機制表、手工填寫、復印機復印和人工立卷的水平，生成過程幾乎都是手工操作，內業人員的工作強度大且效率低。由于手工填寫錯誤而返工造成大量人力、物力和時間的浪費。

（四）人力檔案管理人員素質有待提高

目前各醫院從事干部人事檔案管理工作人員專業化程度尤顯不足，且大多數從醫院臨床、護理、輔佐科室等工作崗位上改行而來，兼職為主。

二、醫院干部檔案管理的地位和作用

一份完整的人事檔案，從一定程度上記錄了員工個人成長、思想發展的歷史，展現了職工家庭、專業、個人自然情況等方面的內容。因此，它是開發人力資源的資源庫，在醫院人力資源管理中起著不可替代的關鍵作用?？梢哉f每個人都在以自己的實踐活動譜寫著自己的歷史，同時將其轉化為文字在檔案中不斷補充、不斷添人新內容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生，并發揮著重要作用。

（一）人事檔案是做好干部選拔任用工作的基礎

人事檔案信息為人事部門提供了他們的年齡狀況、學識水平、知識結構、政治思想素質、業務工作能力和主要工作經歷，為領導決策提供了可靠依據。

（二）人事檔案信息是工資制度的保證

檔案可以查閱每一位職工的工齡、學歷、職務、職稱及任職時間等，并對他們的基本情況進行錄入、修正、核對，套改、公示，確保醫院人事管理的高效進行。

（三） 檔案為我院專業技術人員的職稱評定提供了依據

各個專業技術人員無論是參加職稱評審還是全國職稱資格考試，人事檔案都從該同志的年度考核結果、現有專業技術職稱及任職時間、工資變動等方面的材料驗證其專業技術職務任職情況，從而為職稱晉升提供了真實而有效的信息材料，確保我院專業技術人員職稱晉升工作的順利進行。

三、癥結所在

（一）檔案傳遞不規范

人事檔案隨著個人的經歷逐年形成，一份比較完整的人事檔案形成時間跨度是相當長的，材料的完善和形成涉及多個單位，如果哪一單位的傳遞中任一環節不夠規范，材料丟失遺漏現象就有可能發生。

（二）職工檔案意識淡薄

人事檔案案卷中的材料大多是職工本人所填寫，填寫內容是否準確和規范直接關系到本人檔案的質量高低。部分員工由于檔案意識淡薄，在填寫干部履歷表時不夠認真嚴肅，對于一些記憶相對模糊的信息不加思考和證實的就隨意填寫，這樣給管理工作帶來很大的麻煩。

（三）檔案管理者疏忽大意

檔案材料張冠李戴和因裁剪材料而損壞文字的現象與檔案工作者疏忽大意有直接的關系。整理同名同姓或者同音的材料必須特別小心，同時裁剪多份材料時，務必仔細查看每頁切邊的情況，否則容易把填寫在表格之外的文字剪掉。

四、加強醫院干部人事檔案管理的建議

（一）改進管理方法

保持干部人事檔案管理工作的高質量，必須要有科學的管理方法，緊跟干部管理的工作要求，實現管理的規范化和信息化。一是改變檔案的常規管理，歸檔和鑒別的規范化。二是實現檔案的動態管理，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。三是培訓專業的管理隊伍，積極主動提供服務。要在某項工作開始時、進行中和完成后，隨時關注服務對象，及時準確的提供服務。

（二）檔案的常規管理

一般在醫院人事管理中，人力資源檔案的庫房都比較簡陋，在日常檔案保存管理的過程中，要注意庫房環境和庫內衛生，注意防火、防潮和防蟲。在遇到洪水和地震等自然災害時，應及時將人事檔案和相關的計算機設備轉移到安全地帶。此外應加強人事檔案及相關計算機設備，存儲介質的保衛工作，嚴防任何破壞和盜竊事件發生。

（三） 檔案的動態管理

人事檔案的動態管理是靠網絡技術來實現的。通過計算機網絡，各級人事檔案管理人員可以隨時了解人事檔案的收集與整理的情況，也可以瀏覽個案卷的整理和收集情況，既可以了解人事檔案的收集整理的整體情況，也可以瀏覽各案件的具體組成以及檔案的內容。同時要認真做好人事檔案的審核整理工作。要求集中時間、集中力量、統一標準、統一規格、嚴格把關。

（四）積極培訓專業隊伍

人事檔案管理工作是一項復雜而又繁瑣的工作。在國外人事檔案管理已成為一門專業學科，并對人事檔案管理人員進行各種層次的教育。世界衛生組織對人事檔案管理工作也十分重視，經常組織培訓活動。我國對未經過正規醫學教育和人事檔案專業系統理論學習的人員應注意素質培養，樹立良好的工作作風，積極引進現代的管理手段和設備，以進一步加強人事檔案管理的實踐。醫院要把人事檔案管理管理列入醫院的總體發展目標中，與醫院業務建設同步規劃，同步發展。醫院領導應當為醫院人事檔案管理部門配備足夠的人力，鼓勵檔案管理者在這特殊而又平凡的工作崗位上踏實的工作。同時，人事檔案管理部門也應該加強與主管領導的溝通，爭取得到足夠的人力和物力支持。

（五）加強依法管檔的意識

檔案法是檔案工作的法律依據和行為規范，醫院有關部門應當加強對檔案法的學習和宣傳，是工作步入依法管理，有章可循的軌道中。干部人事檔案管理工作需要醫院各個部門協同配合，可利用發布文件、召開會議培訓兼職檔案員等辦法使醫院各業務部門、各類干部增強干部人事檔案意識，了解相關知識，從源頭上避免人們因意識欠缺引發的問題。

六、結語

干部人事檔案是人才的主要信息來源和重要的載體，準確完整的干部人事檔案是選好人才、用好人才的重要工具。要以與時俱進，創新發展的精神做好干部人事檔案管理的工作，使之適應醫院改革發展的需要?？傊?，當前我過醫院干部人事檔案管理機構不夠完善，沒有系統的理論支撐和有效的技術保障。采取上述措施，可形成比較完整的醫院干部人事檔案管理體系，提高管理水平。

參考文獻：

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