淺談檔案管理工作的重要性

牛新羽

摘 要：檔案主要是指在各項工作中形成的歷史記錄，是進行科學研究和各種設施建設的可靠資料。檔案管理在領域發展中有很重要的意義，然而有些地區并不是十分重視檔案管理工作，只裹足于眼前工作的需要，不去追求先進的檔案管理理念。文章重點分析了檔案管理工作的重要性，也說明了只有力求檔案管理的科學化、規范化，完善檔案設施、建立健全檔案管理制度，加強對檔案管理的重視度，才能實現檔案管理在社會發展中的價值最大化。

關鍵詞：檔案管理；科學規范；檔案利用

前言

檔案管理資料是極其具有珍藏價值的，它是對往昔工作的查證，也代表著一個企業或者一個領域的領導決策，科學的檔案管理是度量一個企業管理與發展水平的標尺。舊有檔案管理模式缺乏與時俱進的精神，缺少配合社會發展的前瞻眼光，缺少把檔案管理與區域經濟發展結合起來的意識，大大降低了檔案管理的實用價值。在信息科技飛速發展的今天，圖文、影像的引入對檔案管理來說有重要的意義。新形勢下的檔案管理也要求工作者不斷地總結經驗與堅持創新，借鑒前沿的檔案管理科學研究成果，應時代發展適應新形勢下的新局面，力爭做好檔案開發和檔案利用。只有真正立足于檔案管理的現狀，不斷地堅持創新，適應時代發展的需要，激發檔案管理人員的工作熱忱，提升檔案管理工作人員的責任感，提升國家對檔案管理的重視程度，健全檔案管理工作相關的法律、法規，實現檔案管理法制化，使檔案管理邁上科學化、規范化的新臺階，才能發揮檔案管理在社會發展中的價值，為國家經濟發展推波助瀾。文章將對檔案管理工作的重要性和作用做簡要分析。

1 做好檔案管理工作的重要意義

檔案屬于一個企業的機密，檔案管理記錄了一個企業發展過程中的所有業績和成果，是一個企業成長史的回憶錄，也是對該企業進行調查與了解的可靠資料。做好檔案管理可以方便企業分析以往戰略上的不足，以便總結經驗、及時改進不足，更利于企業制定未來戰略藍圖，使企業朝向更好的方向發展。一個企業的檔案管理狀況也能夠充分反映該企業的管理狀況和發展狀況，看一個企業的經營成果可以直接看其檔案管理工作的情況，因為檔案管理工作融合了該企業的資源配備模式、取向，也關系著企業的發展和企業的未來，是企業商業版圖的真實體現。因此，加強檔案管理工作人員的專業度、加大檔案管理的重視度對企業發展有極大的影響，對提升企業的管理效率起到事半功倍的作用。

2 堅持做好方案管理工作

2.1 立足于法，搞好建章立制工作

社會的飛速發展對檔案管理提出了全新挑戰，也對檔案管理人員的專業度提出了全新要求。走法制化路線是檔案管理工作的基礎，也是做好檔案管理工作的必然趨勢，更是對檔案管理的最好保護。檔案管理若要長期發展就要堅持法制化，這樣可以使檔案管理工作真正走上正軌，也才能實現檔案管理應有的價值?！吨腥A人民共和國檔案法》的產生，提升了社會對檔案管理的重視，也提高了檔案管理工作在社會中的地位，各領域開始進行檔案保護和檔案利用，從而加大了各領域對檔案的收集和管理，使檔案管理更好地為社會服務。在全新的形勢下，各區域應積極利用地方立法權限，根據地方特色建立規范的檔案管理法律法規，使檔案管理和地方發展有機地結合起來，既令檔案管理適應地方發展，又令檔案管理立足于法，讓法律有效保護檔案管理并促進檔案管理發展。另外，各部門都要建立健全檔案管理法律法規，在制度中實現管理，在制度中得到效益，相信在法律的幫助下，檔案管理工作定能靈活高效、因地制宜。

2.2 檔案管理的根本目的在于檔案利用

檔案利用對社會的發展有重要的意義，它對于掌握經濟的發展規律和方向是不可或缺的。若想加大檔案開發利用，首先要規范檔案基礎工作管理。檔案工作人員不僅僅要在檔案的收集和保存等方面做好相應工作，還應力爭做好檔案的編目和編研方面的工作，制定高效率的檢索工具，使檔案文件和檢索系統等更符合檔案管理的需要，方便隨時查閱檔案，及時、完整地提供檔案利用所需的一切材料。除此之外，做好檔案的保管工作也是必不可少的，檢查檔案庫房現有設施，配置相應的技術設施，保證庫內溫濕度的穩定，加大對檔案的保管力度，切實做好檔案的防火、防潮工作，隨時提供可供查閱的檔案。在重點保護重要檔案的基礎上，還需對重要檔案進行備份或微縮。加強庫房基礎設施建設，對檔案進行最大保護，使檔案利用發揮最大社會效益，為社會發展提供最大可利用價值。

3 檔案管理在各企業發展中所起的作用

很多企業對檔案管理工作不夠重視，特別是企業領導缺乏對檔案管理工作的重視度，導致檔案管理工作跟不上企業發展的步伐，反而成了企業發展的阻礙。

3.1 為企業的發展提供策略

管理好檔案信息是管理好企業的前提，一個企業的發展前景與檔案管理工作有十分密切的聯系。檔案信息為企業帶來的價值是不可估量的，它記錄了企業的發展信息，一個企業從發展初期到發展的黃金時期都需有既往經驗的參考，它可以為企業提供強有力的一手資料，這些資料可以成企業對歷史經驗的借鑒，為企業的發展提供策略、指明前行的方向。

3.2 做好檔案管理工作可以提升企業的競爭力

檔案信息也能提高企業在社會中的知名度和影響力，使社會各領域對該企業更加了解，為企業提供與其他企業合作的機會，使企業在同領域競爭中立于不敗之地。

4 檔案管理工作的創新

檔案管理工作是在總結舊有經驗、追求卓越發展的基礎上成長起來的。時代在發展，社會在進步，在全新的趨勢之下，重新審視檔案管理工作，應時代要求更新檔案管理模式變得尤為重要。檔案管理工作的創新應從以下幾個方面著手：

4.1 理念的創新

第一，要在案管理人員心中樹立檔案就是資產的全新理念。各領域長久保存下來的圖、文、聲、像資料，都是該領域的智慧結晶和業績成果，這些寶貴的財富需要檔案管理人員精心保存，方便隨時查考。第二，時代的更新變化要求檔案管理人員不再是僅僅做好檔案保存工作，檔案管理人員要實地深入工作一線，清楚明白一線的工作流程，使檔案管理人員對所管理的檔案資料真正做到心中有數。

4.2 體制的創新

以往的檔案管理方法單一、低效。社會的更新要求檔案管理的體制也隨之更新，這樣才能緊跟社會發展的步伐。第一，改變傳統的檔案管理制度，建立“檔案管理平臺”，使檔案管理工作得到擴展和深化，使檔案管理工作高效地進行。第二，從企業或領域的實際情況出發，以原有檔案管理制度為基礎，制定詳細、具體的方案目標，其中包括明確的階段目標和檔案管理的方式方法，制定檔案管理工作考核，使得檔案管理工作與時代接軌。

4.3 管理的創新

電子信息技術的發展也為檔案管理提供了一個好的發展機會。需要檔案管理人員能夠利用計算機對檔案信息進行管理，熟練掌握辦公軟件的操作流程和使用方法，清楚電子文件和紙質文件的聯系，明確在操作各環節中所擔負的責任。各領域在進行信息共享的同時，不僅要做好信息的利用工作，還應切實做好信息的保密工作。

5 結束語

總之，檔案管理工作在社會發展中起著重要的作用，各領域只有不斷地更新檔案管理理念，使檔案管理與社會發展相結合，堅持走檔案法制管理的道路，切實加強對檔案管理的重視程度，才能使檔案管理工作在社會發展中發揮最大功效。

參考文獻

[1]李寶全.檔案管理工作的重要性分析[J].辦公室業務，2016（07）.

[2]王元濱.芻議檔案管理工作重要性[J].企業導報，2015（09）.

[3]單淑紅.論述檔案管理工作的重要性[J].民營科技，2016（04）.

[4]王達.論企業檔案管理工作的重要性[J].民營科技，2014（04）.