醫療設備檔案管理工作存在的問題及對策淺析

鄭伊灝

醫療設備在現代醫院中扮演者不可或缺的角色，醫院的醫療、教學、科研等各種業務開展都不離開各類醫療設備。筆者在醫院從事檔案管理工作多年，發現當前醫院普遍存在對醫療設備“重使用，輕管理”的現象，醫療設備檔案管理工作存在一定問題。主要體現在：對醫療設備檔案的管理重視不夠，相對于醫療設備的先進來說，檔案管理模式過于落后，醫療設備檔案資料收集難度大，難以做到從醫療設備的購入、使用、維護到報廢整個生命過程中的動態檔案管理。針對這些問題，結合筆者自身工作經驗，對醫療設備檔案管理做一淺顯的分析。

一、當前醫療設備檔案管理工作中存在的問題

1.醫院對醫療設備檔案管理工作不夠重視。作為醫院來說，主要資源肯定是投入到醫療業務方面，檔案工作作為后勤保障工作之一，只是醫院行政工作的一小部分內容。相比起其他醫院行政管理工作（如人事、財務、安保等）來說，檔案管理是一項幕后性、基礎性的工作，不容易顯現工作成果，也不能直接創造效益，由此顯得不那么重要?？梢哉f檔案管理在整個醫院工作受到的重視程度不夠，是大多數醫院的普遍情況。具體到檔案工作人員，大多數醫院的檔案員身兼數職，檔案工作只是他們其中的一項工作職責，真正進行檔案管理的時間精力有限，對檔案工作重視程度也不夠高，往往應付了事。而且，檔案員從事檔案工作有限的精力往往投入到了文書檔案工作中，在這種情況下，醫療設備檔案管理存在著前提性的缺陷。

2.醫療設備檔案的特殊性導致其收集整理難度大。從技術方面來說，文書檔案由于有收發文制度及辦公自動化系統，文件流轉辦理完畢后比較容易收集歸檔，但與文書檔案相比，醫療設備檔案是一個動態管理過程，其收集周期長，涉及部門、人員多，導致檔案管理的難度很大。一是相比較于其他專業檔案，醫療設備檔案的收集周期較長，收集難度較大。在采購、安裝、調試、使用、維護、報廢整個過程中，產生大量的材料，這些都是醫療設備檔案的收集范圍，這就要求醫療設備從論證、采購、驗收，到設備的運行、維護直到報廢整個生命周期實施動態的檔案管理，各個生命階段都要規范收集好相應的檔案，一個完整的收集周期短則幾年，長則可達幾十年，檔案管理難度很大。從實際情況來看，在整個周期的前段，即設備采購、驗收階段的前期文件材料，以及周期的后段，即設備報廢材料的收集工作一般做得比較好；而周期的中段，即設備日常運行、維護等材料收集往往做得不夠。原因就在于相比起采購、報廢來說，設備運行是一個長期的動態過程，根據醫療設備的使用周期，過程可能長達10年以上，在此過程中持續跟蹤收集檔案難度很大。二是醫療設備檔案管理需要較強的團隊協作意識。由于醫療設備檔案管理的周期長，除去前期采購和后期報廢，中期運行管理涉及設備使用方、管理方、維護方，而且管理時間跨度大，需要動態管理，任何一方配合不夠或者任何一個時間段出現遺漏，將直接導致醫療設備檔案收集不完整。而設備的采購、使用、維護往往涉及不同的部門，目前我國醫院的行政管理體制使得跨部門協作方面效率不高，這給醫療設備檔案管理帶來了很大的挑戰。

3.醫療設備檔案管理手段落后。在檔案管理方面，信息化管理水平相對比較落后，運用信息技術進行檔案管理還不夠全面，大多數情況還在通過人工管理，特別是醫療設備檔案，由于大量的文件材料多為紙質載體（如設備說明書、驗收報告、維修記錄等），電子化比例偏低，因此，其管理手段仍以手工管理為主，效率低下。

二、加強醫療設備檔案管理的幾點對策

1.提高人員意識，加強宣傳培訓。從醫院領導層面加強對檔案管理工作的重視程度，進一步提升相關人員管理意識，牢固樹立檔案管理工作要適應醫院發展并服務于臨床的工作理念。加強檔案法制宣傳以及檔案管理業務培訓。定期組織醫療設備檔案管理專題培訓班，對醫療設備檔案整個生命周期管理過程中涉及的相關人員進行專題培訓，增強各環節人員收集檔案的意識，形成工作習慣。使醫療設備從采購、驗收、安裝調試，到日常使用、維修維護，再到報廢整個生命周期的的情況得以真實地反映在設備檔案中。

2.完善制度建設，加強檢查考核。堅持用制度管人、依制度辦事，建立完善醫療設備管理機制。建立健全醫療設備立項、采購、使用、維護、報廢等系列制度。根據醫院實際，規范醫療設備檔案管理工作流程，明確相關管理人員的工作分工和崗位職責，建立崗位責任制。重點完善醫療設備使用及維護過程中的檔案收集管理工作，指定專人對設備實施管理維護，檢查維護時，注意收集相關材料，做好記錄，詳細記錄設備使用、故障、維修及更換零配件情況。檔案管理部門定期對醫療設備檔案管理情況進行檢查，發現問題及時整改，保證醫療設備檔案收集的及時性和完整性。加強工作考核，將醫療設備檔案管理工作作為檔案工作一部分，納入醫院綜合目標管理體系。使醫療設備檔案管理工作與個人年終考核以及各類評比掛鉤，以增強相關工作人員的責任意識。

3.堅持專兼結合，打造工作網絡。當前，國內醫院普遍面臨專職檔案管理人員人手不足問題，僅依靠專職檔案人員的力量，難以應對醫療設備檔案管理工作。因此，兼職檔案員的力量顯得尤為重要。應在醫院各部門、各科室設置兼職檔案員，協助檔案管理部門開展醫療設備檔案收集與管理工作。兼職檔案員最好是設備的直接使用者或者管理者，依靠其自身對設備的了解以及工作上的便利，使醫療設備檔案管理工作達到事半功倍的效果。同時，專職檔案員也要加強對兼職檔案員的指導與支持，做好統籌管理與監督檢查，形成合力，共同開展好醫療設備檔案管理工作。

4.醫療設備檔案管理現代化。進一步提升醫療設備管理的信息化水平，結合醫院實際，建設管理信息系統。系統注重對醫療設備整個生命周期實施全程動態管理，除了對設備的采購信息、出入庫信息等進行登記和查詢功能外，還應進一步加強申請審批管理、立項管理、采購管理、驗收管理、技術管理、財務管理、使用管理、維護管理、報廢管理等功能的擴展和完善。

隨著醫療技術的進步，對醫療設備的依賴程度越來越大，其檔案管理越發顯得重要。目前醫療設備檔案已被廣泛用在環境影響評價、醫療項目收費標準核定、三甲醫院評審、醫療技術準入等方方面面。作為醫院檔案工作人員，應當進一步做好醫療設備檔案，使其在衛生事業管理工作中發揮更大的作用。