用友U8委外業務處理過程分析

李江霞

（東北大學秦皇島分校，河北 秦皇島 066004）

[摘 要] 委外業務是委托方提供原材料，由加工方進行加工，加工后委托方支付給加工方加工費用的業務。委外管理是用友U8供應鏈的重要產品，掌握委外業務流程并能熟練操作委外管理模塊對企業供應鏈管理至關重要。

[關鍵詞] 委外業務；委外加工；管理模塊

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 030

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0053- 04

1 委外業務概述

委外業務是委托方提供原材料，由加工方進行加工，完成加工后委托方支付給加工方加工費用的業務。而由加工方提供原材料并加工的業務我們通常視為采購業務。嚴格說來，委外業務應該屬于采購業務的一種，只不過其采購對象是加工費用。

委外加工是由于本企業生產能力不足，或有特殊工藝要求，或自制成本高于委外成本，或因其他原因（如工期緊張、訂單緊急等），需要由企業提供加工委外件的材料，由委外供應商領料后負責完成委外件的生產，之后結算相應加工費用的一種加工運作模式。

用友U8.72委外管理系統支持的委外業務特征為：委外前后發生實際物料變化，同時進行實際收發料存貨核算。該系統實現了對委外業務的全部流程進行管理，即提供委外訂單下達、委外材料出庫、委外到貨、委外入庫、委外材料核銷、委外開票、委外結算等完整委外業務流程的管理。但其中的委外材料出庫、委外入庫業務要在庫存管理系統中進行。需要注意的是，委外業務以委外訂單為核心，支持嚴格按照委外訂單進行收發料、開具委外加工費發票的業務處理。

2 委外業務前期準備

使用委外管理模塊需要做好如下前期準備工作：

2.1 建立賬套、啟用委外管理系統

用友U8.72提供委外管理與庫存管理、存貨核算等系統集成應用的模式，不提供獨立應用模式，即啟用委外管理的前提條件是庫存管理和存貨核算均已啟用。同時建議用戶啟用委外管理時，啟用月份應大于或等于庫存管理、存貨核算、應付款管理的未結賬月份。

2.2 設置存貨檔案中的關鍵參數

對于成品，存貨檔案中貨物屬性需為委外和外購（涉及采購入庫單）。

對于材料，存貨檔案中貨物屬性需為委外和生產耗用（涉及材料出庫單）。

2.3 設置物料清單資料維護中的母子件

比如設置母件為要委托加工的存貨，子件為委托加工過程需要耗用的材料。

2.4 設置供應商檔案中的關鍵參數

委外供應商必須具有委外+采購或服務的屬性。

2.5 設置供應商存貨對照表中的關鍵參數

對照表中的供應類型為委外供貨的才能對委外單據進行供貨控制。

2.6 設置倉庫檔案中的關鍵參數

為了管理發給委外商的材料，必須將倉庫檔案中的倉庫屬性設成委外庫。

2.7 設置委外系統選項參數

系統選項參數是指在企業業務處理過程中所使用的各種控制參數，系統參數的設置將決定用戶使用系統的業務流程、業務模式、數據流向。

2.8 對期初數據進行處理

如果是第一次使用委外管理模塊，需要對期初數據進行處理，主要包括對已發出但未進行材料核銷業務的處理、已進行材料核銷但未結算加工費業務的處理、期初委外發票的處理等，期初數據處理完畢后應進行委外管理的期初記賬。

3 委外業務操作過程

3.1 委外業務流程及系統實現

委外業務流程及系統實現見圖1。

3.2 委外業務操作流程

3.2.1 簽訂委外協議——委外訂單

委外訂單又可稱為“委外加工單”或“外協加工單”，是與委外加工商簽訂的委外加工協議或合同?？梢酝ㄟ^路徑“委外管理/委外訂貨/委外訂單”新建，它記錄著委托誰加工、加工什么、加工多少、什么時間交貨等信息。需要注意的是，委外訂單中的業務類型為委外加工。

委外業務必須先填制委外訂單，企業生產管理部門或物料管理部門通常以委外訂單為核心，依據委外訂單進行委外后續的發料、到貨、入庫、開票、核銷、結算等業務。委外訂單可以修改、刪除、審核、棄審、變更、關閉、打開、鎖定、解鎖。委外訂單審核前可以直接修改，審核后的委外訂單需棄審后方可修改。委外訂單必須審核，否則無法被后續業務單據參照?？梢酝ㄟ^委外訂單列表查看所有委外訂單的情況。

3.2.2 發出原材料

（1）發出原材料——材料出庫單。材料出庫單是向委外供應商發貨的憑據，可以參照委外訂單簽訂的委外件計算出所需要的原材料及數量?？梢酝ㄟ^路徑“庫存管理/出庫業務/材料出庫單”新建，它記錄著發出什么、發出多少、從什么地方出庫、怎么出庫等信息。材料出庫單可以修改、刪除、審核、棄審。需要注意的是，材料出庫單中的業務類型為委外發料。

（2）發出原材料——材料出庫單記賬。材料出庫單審核后就可以記賬了。在存貨用移動平均法、先進先出法、后進先出法、個別計價法核算成本時，材料出庫單記賬后即可在材料出庫單上查看材料出庫成本。

3.2.3加工完入庫

（1）加工完入庫——委外到貨單。委外到貨單是委外供應商送到貨物的書面憑據，是委外供應商的送貨單，也是庫管員對到貨驗收入庫的依據，可以通過路徑“委外管理/委外到貨/到貨單”新建，它記錄著到了什么、到了多少、到貨價格等信息。委外到貨單只能參照委外訂單填制，填制無誤后保存并審核。需要注意的是，到貨單的業務類型為委外加工 。

（2）加工完入庫——委外入庫單。委外入庫單的生單來源可選為“委外到貨單”，可以通過路徑“庫存管理/入庫業務/采購入庫單”生成，它記錄著入了什么庫、入了什么、入了多少、入庫價格等信息。將無誤的委外入庫單保存并進行審核，此時通過“庫存管理/報表/庫存賬/現存量查詢”功能可以查詢到委外物料的庫存現存量。需要注意的是，采購入庫單的業務類型為委外加工。

（3）加工完入庫——委外入庫單記賬。點擊“記賬”按鈕，對審核過的委外入庫單進行記賬處理。

3.2.4 財務處理

（1）財務處理——委外發票。委外發票是由委外供應商開出，記錄委外件加工費的憑據。委外發票分為專用委外發票（增值稅專用發票）、普通委外發票（普通發票）和運費發票。委外發票的生單來源可選為“委外入庫單”，委外發票記錄著開什么商品加工的發票、加工了多少、加工的金額是多少、稅率是多少等信息，可以通過路徑“委外管理/委外發票”新建。需要注意的是，委外發票的業務類型為委外加工。

（2）財務處理——材料成本核銷。委外件的成本包括兩個部分：材料成本、加工費。在計算委外件的成本時要先進行材料成本的核銷，后進行加工費的結算。

材料成本核銷是將材料出庫單上的出庫成本自動填寫到委外件入庫單上作為委外件的材料成本。

委外材料成本核銷的三個要素：核銷的單據（委外入庫單、材料出庫單）、核銷的方式（按訂單核銷、按供應商核銷 ）、核銷的數量。需要注意的是，被核銷的材料出庫單必須經過存貨核算系統記賬，并且有出庫成本的材料出庫單才可以進行核銷操作。核銷時一張委外入庫單可以對應多張材料出庫單；材料出庫單上每個明細的材料出庫數量也可以分解成多次來核銷。

（3）財務處理——加工費結算。加工費結算是將委外發票上的加工費自動分攤追加到委外入庫單上，加工費與材料成本之和作為委外件的入庫成本。進行加工費的結算前，必須先進行委外入庫單和材料出庫單的材料成本核銷操作。加工費結算的兩個要素：結算的單據（委外發票、委外入庫單）、核銷的數量。核算人員以委外結算單的形式記載委外入庫單記錄與委外發票記錄的對應關系，進行結算時委外入庫單可以拆單也可以拆記錄，但委外發票只能拆單不能拆記錄。委外結算采用手工結算的方式；運費發票可以單獨進行費用折扣結算。

（4）財務處理——登記應付款。財務人員在應付款管理系統對委外發票明細進行審核、記賬后制單。此后，已審核的委外發票與付款單進行付款核銷，并回寫委外發票有關付款核銷的信息。

3.3 委外業務統計表

企業可以通過委外訂單收發明細表、委外訂單缺料分析表、委外材料收發明細表、委外材料余額表、委外核銷明細表等統計報表加強委外業務的管理。

4 結 語

用友委外管理系統適用于離散型工業企業的委外加工業務管理，如家電、機床、汽車配件、機械配件、閥門管道、五金制品、交通設備等，應用范圍非常廣泛。委外業務的存在對促進中小企業發展、發揮虛擬企業的優勢起到了重要作用，加強委外業務管理是企業的明智選擇。

主要參考文獻

[1]張莉莉.用友ERP生產管理系統實驗教程（U8.72版）[M].北京：清華大學出版社，2012.

[2]趙建新.用友ERP供應鏈管理系統實驗教程（U8.72版）[M].北京：清華大學出版社，2012.