非結構化電子檔案數據管理研究

米靜

（中廣核管理咨詢（深圳）有限公司，廣東 深圳 518031）

[摘 要] 如今電子檔案中有許多非結構化數據，非結構化數據因其自身的特點，具有較難管理的特征，非結構化數據并沒有形成一個統一的整體，而且具有較差的兼容性，所以做好非結構化電子檔案數據管理工作并不容易。本文對非結構化電子檔案數據進行介紹，對管理非結構化電子檔案數據的方法和在管理過程中出現的問題進行分析，闡釋非結構化電子檔案數據管理措施，并對管理技術進行展望。

[關鍵詞] 非結構化；電子檔案；數據管理；研究

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 097

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0182- 02

0 引 言

如今，隨著社會的發展，對電子檔案實行非結構化管理是必然趨勢，國家也出臺了相應政策進行支持，現代信息化技術的發展也為非結構化電子檔案的管理提供了可能。對于在電子檔案管理中出現的難題，相關人員要積極采取有效方法進行處理，不斷對非結構化電子檔案管理進行研究，以便促進電子檔案管理的科學化發展。

1 非結構化電子檔案數據介紹

電子檔案數據的存儲方式有多種形式，可將電子檔案數據分為結構化、半結構化、非結構化等。其中非結構化電子檔案數據是指存儲形式為文件或者文件夾的數據，而不是存放在檔案數據庫中，比如辦公文檔、視頻檔案數據等，人們在生活中使用的Word文檔以及CAJ、JPG等格式的文本都是非結構化數據。

2 生成非結構化電子檔案數據的方法

2.1 由辦公軟件生成

信息化技術的發展促進了電子檔案的發展，通常電子檔案是由WPS等辦公軟件進行生成并保存的。非結構化電子檔案數據之所以會出現，主要是因為辦公軟件在技術上要求不高，比如不需要專門人員進行開發，運行系統較完善等，使用辦公軟件可以存儲電子檔案，可以滿足部分地區對檔案管理的需求。我國對電子檔案也有固定的管理辦法，比如雙套制，阻礙了專門文檔管理軟件的發展。如今人們很容易擁有一臺電腦，互聯網也快速發展，有利于非結構化數據的發展。未來電子檔案的數量會逐漸增多，發展非結構化電子檔案可在一定程度上滿足社會發展的要求。

2.2 檔案轉成數字化

將檔案轉成數字化會提高檔案管理的效率，傳統紙質版檔案并不利于進行存儲，對檔案進行數字化管理時多以圖像文件形式進行存儲。我國的檔案數量時比較龐大的，數字化檔案在檔案管理中所占的比例逐漸升高，人們越來越認識到數字化檔案的優勢，便于生成和保存，也不會占據比較多的現實空間，對于如何做好數字化檔案管理工作，還需人們仔細研究非結構化數據管理方式，找出最有效的解決辦法。

3 非結構化電子檔案管理中存在的問題

3.1 檔案信息易重復

由于電子檔案以文件形式進行存儲，難以對電子檔案進行分享，比如為了方便人們瀏覽電子檔案。通常會采取PDF格式進行存儲，但操作系統還會存儲Word中的文檔副本，文件系統難以對兩個文檔進行分辨，經過長時間后會使系統中存在大量的多余信息，對于這些非結構化信息，系統難以對其進行調整，也無法將其刪除，對檔案信息的管理工作造成困難。

3.2 檔案數據兼容性較差

非結構化電子檔案有較差的兼容性，比如以doc格式保存的文檔就只能用Word或WPS才能查看，對于PDF格式的文檔就無法用Word進行查看，要使用專門的PDF閱讀器才能查看，即對于相應的文檔必須采用與其相匹配的軟件才可進行閱讀，如果應用軟件出現升級情況，對于相應文檔也會因版本不同而出現無法閱讀的問題。電子檔案形式多樣，對應的軟件也有多種，盡管目前有ERMS被研發出來，仍無法解決兼容性問題。

3.3 檔案數據之間關聯性較差

系統難以對兩份非結構電子檔案進行有效辨別，相關人員對系統中的檔案利用性較差，要想對電子檔案進行利用，就要在電子檔案之間建立聯系。如今電子檔案特有的獨立性并不利于相關人員對電子檔案進行有效管理，同一個部門的電子檔案需要放在相同的文件夾內，如果放在不同的文件夾，系統就會分辨不會出哪些文檔屬于此部門，對管理工作帶來困難。

4 非結構化電子檔案管理措施

對于在管理非結構化電子檔案中出現的問題，要根據不同的環境選擇不同的解決方法。接下來就從非ERMS環境、ERMS環境等角度對非結構化電子檔案管理措施進行分析。

4.1 非ERMS環境中管理措施

相關人員在對非結構化檔案數據進行處理時沒有采用erms標準，對電子檔案進行管理時常采用文件夾管理方法，但使用這種方法難以對電子檔案進行分類管理，針對這種情況可以采用虛擬文件夾信息分類和桌面搜索方法。首先采用虛擬文件夾信息分類方法，在Windows操作系統中，可以通過建立索引的形式對非結構化電子檔案進行管理，在虛擬文件夾中，人們可通過索引對電子檔案進行查找，人們不必對電子檔案存儲在哪個硬盤中進行了解就可得到想要的信息。如果在蘋果系統中，也可使用虛擬文件夾方法，可以采用TAG方法，對電子檔案使用顏色標簽進行分類，對電子檔案信息進行有效管理。但值得注意的是，可采用虛擬文件夾方法管理數量較少的電子檔案，如果電子檔案信息數量增多，會影響人們訪問電子檔案信息的速度，文件系統的存儲空間也是有限的，無法適用于數量較多的電子檔案數據。然后可采用桌面搜索方法，此種方法是被谷歌等公司研究出來的，使用此種方法可以對電腦中的所有信息進行查找，比如網頁瀏覽歷史信息等，能夠有效對非結構化電子檔案進行管理。在使用桌面搜索方法對電子檔案信息進行查找時要注意關鍵詞的建立，如果沒有關鍵詞，將會花費大量時間對檔案信息進行掃描，掃描出來的信息也比較雜亂，所以要注意建立有效關鍵詞。

4.2 ERMS環境中管理措施

在ERMS環境中對檔案進行管理可采用關系數據庫掛接非結構化電子檔案方法和數據庫嵌入存儲方法。首先采用數據庫掛接檔案方法可以增加處理速度，比如對于圖像檔案來說，在數據庫中存儲圖像位置、大小等信息就可以，圖像的主要信息還是保存在非結構化文件中，較少占用數據庫空間。但是此方法仍存在一些問題，在查看電子檔案信息時還是要使用相應的閱讀軟件，電子檔案的名稱和路徑要按規范格式保存，不要隨意變化，保證連接的順暢性，另外，在進行全面搜索時，還要在ERMS中掛接文檔篩選器，否則不利于對非結構電子檔案進行篩選。然后還可采用數據庫嵌入存儲方法，即Blob技術，使用此種技術可提高文件鏈接的效率，比如Oracle的Blob類型。在數據庫字段中嵌入非結構化文檔，相關人員可以對Blob數據信息進行集成，不必對非結構化檔案信息進行單一管理。使用Blob技術也存在一些問題，比如僅能搜索純文本信息，如果要搜索其他種類的信息需要依靠邏輯算法等，并且存儲多種二進制數據還會占用較多的數據庫空間，對數據庫的運行帶來壓力。

5 結 語

對非結構化電子檔案信息進行有效管理是社會發展的必然要求，人們要認識到管理非結構化電子檔案信息的重要性，積極發現在管理過程中遇到的重難點，并對其進行研究，尋找解決辦法。相關人員要不斷研究電子檔案管理技術，充分利用信息技術的優勢，使非結構化電子檔案的管理往更科學化、智能化的方向發展。

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