探究信息時代高職院校檔案管理新途徑

莫衛霞

[摘 要] 在信息時代的大環境下，各行各業都在廣泛地應用信息技術。高職院校在開展檔案管理工作中，也嘗試將信息技術應用在實際工作中，有效打破了傳統的管理形式。檔案管理工作對高職院校的發展具有重要作用，不僅能體現學生個人的發展，更能表現學校的實際發展以及教師教學方法的進步。高職院校中的檔案管理工作具有重要意義，因此，將在信息時代下探討高職院校檔案管理的新途徑，以有效發揮檔案管理工作的最大價值與作用。

[關 鍵 詞] 信息時代；高職院校；檔案管理

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）25-0106-02

檔案管理對高職院校的發展具有重要作用，包括對人才培養質量、課堂教學效率、學校管理效果等。在信息時代下，傳統的檔案管理方法不能適應時代的發展，并且檔案管理工作對社會的發展也具有積極的作用，清楚學生的發展狀況，社會各行各業在選擇人才中也會有一定的根據。所以，高職院校一定要不斷創新檔案管理工作途徑。

一、信息時代對高職院校檔案管理工作的作用

（一）滿足高職院校的實際發展需求

高職院校主要的教育目的是為社會培養具有專業技能的人才，隨著我國社會經濟的快速發展，對技能型人才的需求越來越大，我國對職業教育的投資力度不斷增大，高職教育也得到不斷的發展進步，同時，教育規模不斷增大，院校與企業的合作也逐漸增加，因此，對高職院校檔案信息管理工作的要求也越來越高。

在這一環境下，我國高職院校中傳統的檔案管理工作已經不能滿足當代社會發展的要求，這就需要對傳統的檔案管理工作進行有效的改進。將信息技術應用在檔案管理工作中，提升檔案信息化管理的水平，實現檔案信息的作用最大化，使其能為高職院校的發展提供有效的信息保證。

（二）滿足高職院校檔案利用的需求

高職院校在進行檔案管理中，采用的是傳統的管理方法，注重對檔案信息的收集與保存，從而忽略了檔案信息的開發與利用，很多院校在檔案信息保存中都采用紙質的方法。檔案信息只要歸檔，便很少有人使用。紙質的檔案資料信息并不利于查找，在很大程度上浪費了人們的時間與精力，并且紙質檔案信息不能資源共享，無法發揮檔案信息的價值。尤其是人事檔案信息與崗位調整、教師考核、職稱評審、人事任免以及工資待遇等有密不可分的聯系，有較高的使用頻率。如果使用傳統的紙質檔案信息，會在很大程度上增加檔案管理工作人員的負擔。

信息技術在高職院校檔案管理中的運用，最大化地發揮了檔案資料的作用，檔案信息的使用率會被大大提高，應用信息技術也能使檔案資料得到有效的拓展。當下，很多高職院校已經建立了學校內部檔案資料信息庫，使用者能在網絡平臺上進行檢索，使其能在短時間內獲取相關的檔案資料信息，避免浪費大量時間。

（三）有利于高職檔案信息的完整性

檔案資料信息是高職院校發展的重要資源，無論是學生檔案還是人事檔案、科研檔案資料信息，對高職院校的學生管理以及教師的人事調動甚至科研事業的發展都有重要的影響。在傳統的檔案信息管理過程中，相關的信息資源是以紙質形式保存，傳統的保存方法不僅占地空間較大，隨著時間的增加，會導致信息資料出現磨損、丟失等現象。利用信息技術，可以將相關的檔案信息通過電子文件的方式進行保存，使其能在很大程度上提升檔案管理工作的效率，同時也保證了檔案信息的完整性。

此外，高職院校的學生來源較為復雜，這就會使檔案管理人員在進行資料分類中，要有效地將其進行整理、歸納，會非常復雜。利用信息技術便能快速進行管理，將檔案信息轉變為信息數據進行有效的管理，這便在很大程度上提高了工作人員的效率。

二、高職院校檔案管理存在的問題

現階段，我國高職院校在開展檔案管理工作中，積極嘗試應用高校的檔案管理方法，使其能不斷向規范化、現代化的檔案管理模式發展，保證讓學校更好地發展。但是，在實際檔案管理工作開展中依然存在很多問題。下面將進一步進行分析，我國高職院校中存在的問題。

（一）缺少完善的設備

隨著我國社會經濟的不斷發展，信息技術被廣泛地應用在各個領域。當下，有很多高職院校中的檔案管理部門也在應用電腦等辦公設備，但僅僅是錄入檔案目標，并沒有有效利用檔案。甚至一些高職院校并沒有為檔案管理部門購置相關的設備，一般會使用其他部門用過的設備辦公，由于電腦配置問題，導致無法安裝較新的管理軟件。同時有些高職院校依然在通過人工進行檔案管理工作，包括對信息的整理、歸納、記錄等，繁重的工作很容易讓工作人員出現錯誤，無法有效提高工作效率，并且經常在檢查時進行匆忙整理，這樣便更加增大了失誤，導致檔案管理工作失去了全面性與真實性。

（二）缺少專業的管理人員

我國很多高職院校在開展檔案管理工作中缺少專業的管理人員，不具備較高的管理水平。一方面，管理人員不具備較高的學歷。另一方面，缺少專業的教育。甚至有些院校為了能讓博士、教授等人才留在學校，會將他們的子女、配偶等直系親屬分配在檔案管理部門，作為留住人才的條件。這樣的管理人員并不能意識到檔案管理工作的重要性，并且檔案管理人員一般很少與校內其他部門進行交流，不能有效地獲取相關的信息。另外，檔案管理人員不具備電腦操作水平，不能有效開展檔案管理工作，從而降低了高職院校的檔案管理工作效率。

（三）缺少完善的檔案管理制度

由于高職院校自身發展的特點，出現了落后的管理手段，并且多樣化的管理人員導致檔案管理工作的質量不同，沒有統一、規范的制度。例如，在將檔案資料信息進行歸檔過程中，缺少標準的材料格式、沒有統一的紙張、不能高效地將檔案進行整理。

（四）不具備良好的服務觀念

高職院校中的檔案管理部門相比較于其他部門而言，是較為封閉、獨立的部門，缺少與其他部門之間的交流溝通，導致形成較為陳舊、傳統的觀念，不能隨著時代的發展進行不斷的創新。在信息時代下，傳統的檔案管理觀念并不能適應社會的發展，缺少在競爭激烈的市場中的應變力，無法更好地滿足使用者的需要。

三、信息時代高職院校檔案管理新途徑

高職院校想要更好地發展，就要做好檔案管理工作。在實際開展檔案管理過程中，要徹底轉變陳舊的觀念，具有現代化的管理思想，當下信息技術被廣泛應用，如果高校管理工作不能隨著時代的發展進行創新，終究會被社會淘汰。只有將信息技術充分利用在檔案管理工作中，才能保證高職院校在競爭激烈的市場中長久、穩定地發展。

（一）加強完善辦公設備

信息技術運用在高職檔案管理工作中，最重要的便是加強網絡基礎建設。高職院校在以往的檔案管理工作中，紙質的檔案管理并不需要管理技術與設備作為支持。但是在信息時代下，檔案管理工作雖然不需要大量的人力，但是要具備完善的網絡信息平臺，將軟件設備與硬件設備進行有效的結合，包括掃描儀、電腦等各種軟件，方便檔案信息的保存與利用。高職院校中穩定、安全的網絡能使檔案管理工作有效地開展，院校的相關管理人員要加大資金的投入力度，使其建設檔案信息化能最大限度發揮檔案管理的價值。另外，高職院校也可以建設校園網站，使信息資源能共享，節省了大量的時間。

（二）提高管理人員的專業能力與素質

檔案管理人員的能力與素質對高職院校開展檔案信息化管理具有重要的作用，由于當下很多高職院校中的相關檔案管理人員不具備專業的管理檔案能力，基本上都是由其他部門承擔這一職責，導致管理人員并不清楚檔案管理工作的基本嘗試，更加不會開發利用檔案。相關的檔案管理人員不僅要具備較高的專業能力，還要具備較高的職業素養以及良好的工作態度及作風。只有保證檔案管理人員的專業性，才能有效推進檔案信息化建設。因此，高職院校要加大對檔案管理人員的培訓力度，使他們掌握一定的計算機技能，培養他們形成一定的信息化意識，使其能在一定程度上提高檔案管理能力，提高其工作效率。

（三）制定完善的檔案管理制度

高職院校在開展信息化檔案管理工作中，制定完善的檔案管理制度是基本內容。具備完善的管理制度，能約束檔案管理人員的行為，并且在很大程度上提高其檔案管理工作質量與效率。首先，高職院校要根據學校自身的發展以及社會的發展形勢制定相應的檔案管理制度，并在實際發展中不斷進行改善，將責任落實到檔案管理部門中的每個人身上，使檔案管理工作順利開展。其次，制訂好相應的檔案管理制度，學校的管理人員要嚴格執行相應的規章制度，保證最大限度發揮檔案管理的作用。最后，如果相關的管理人員不能有效地完成工作，或是在工作中出現問題，要按照規章制度進行懲罰，將檔案信息管理制度發揮出應有的價值。

（四）具備良好的服務觀念

高職院校在開展信息化檔案管理工作中，要充分利用檔案信息資源，其對高職院校的人事管理、教學等方面都有積極的促進作用。要想保證使用者方便、快捷地使用檔案資料，學?？梢詣摻n案信息網站，并加強對檔案信息的開發與利用，然后進行各種基礎服務。將紙質的檔案資源轉為電子檔案，放入校內網站中，以便使用者更好地使用。另外，也可以創建辦公自動化系統，加大檔案信息管理力度，保證信息資源的共享。

綜上所述，將信息技術運用在高職院校檔案管理工作中，無論對學校的發展，還是對社會的發展都有重要的作用。從加強完善辦公設備、提高管理人員的專業能力與素質、制定完善的檔案管理制度、具備良好的服務觀念四個方面進行了分析，使其能有效改善檔案管理工作中存在的問題，使高校長久、穩定地發展。

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