信息時代檔案管理工作要點分析

蓋艷

摘 要：檔案管理作為企業管理的主要組成部分，在企業發展規劃中發揮著重要作用。隨著社會經濟與科學技術發展，檔案管理逐步向信息化方向過渡，這已成為必然趨勢。國民經濟發展中國有企業占有主導地位，但檔案管理上也存在一些問題，影響國有企業檔案管理質量。本文中以寶鈦集團為切入點，詳細分析信息時代檔案管理工作要點，以供同行借鑒與參考。

關鍵詞：國有企業；信息時代；檔案管理

國有企業日常業務處理中普遍使用計算機辦公，辦公過程中會產生大量電子文件及資料，如果不能做好系統管理工作，這些資料長期積累難以利用，無法發揮自身作用。國有企業檔案管理工作中，利用計算機與網絡技術搭建高效率的信息化系統，確保檔案管理工作順利進行。本文中主要分析寶鈦集團檔案管理工作，詳細分析信息時代工作要點。

1 檔案信息化管理的重要性

寶鈦集團全稱為寶鈦集團有限公司，是由寶雞有色金屬加工廠改制而成，目前有陜西有色金屬空鼓集團有限公司控股，主要生產與研究以鈦及鈦合金為主的產品。集團已經實現計算機網絡覆蓋，達成計算機辦公，每天產生大量資料，需要做好檔案管理工作。

傳統檔案管理模式下，檔案以紙質材料為主，檔案管理模式相對落后，且存在較大的工作量。日常紙質檔案管理與保存過程中，需要投入大量人力精力確保檔案資料的安全使用，避免紙質檔案受到火災、水分、蟲害及霉菌等因素影響，提高檔案使用壽命。紙質檔案資料查閱難度較大，備份較為復雜，隨著計算機技術發展與普及，檔案管理模式逐漸向電子化方向轉變。檔案管理中引入信息化技術，可以有效解決檔案存放與管理問題，提升檔案使用安全與可靠性，大幅度提高檢索效率，充分發揮檔案資料的作用。信息時代背景下，檔案管理工作適應社會發展，滿足現代化檔案管理具有重要意義。

2 檔案信息現狀及問題分析

國有企業檔案管理雖然初步實現信息化管理，但依舊存在很多一些問題，影響檔案管理工作效率的提升。我結合寶鈦集團檔案管理工作實際，將這些問題歸納如下：

2.1 利用率偏低

企業檔案管理工作并不是簡單的堆砌、存放資料及文件，而是一份專業性與機密性極強的工作。是否依據規范標準存放檔案，會對檔案管理工作產生影響。國有企業中大部分管理者并沒有意識到做好企業檔案管理工作的必要性，檔案資料僅用于收藏，存在嚴重的資源浪費情況，并沒有全部發揮其作用。

2.2 信息化較低

部分國有企業檔案管理人員缺乏檔案意識，加上領導層不甚重視，資金投入不足，無法購買現代化設備，依舊在使用傳統或是陳舊的技術，信息化依舊停留在幾年前的水平上，信息化程度偏低。再者檔案管理待遇不高，高素質人才不愿意加入其中，甚至出現人才流失的情況，影響工作開展。

2.3 專業人才短缺

檔案管理人員作為企業檔案管理的主力軍，這部分人員既要掌握檔案管理的專業知識，還要掌握與之相關的計算機技術，在日常工作中利用這些專業知識與計算機技術，做好設備維護與更新工作。整體而言，目前國有企業內部檔案管理人員素質偏低，專業水平不達標。

2.4 管理方法陳舊

目前國有企業檔案管理水平偏低，一些檔案部門檔案資料處理過程中并沒有利用計算機等設備，極少數企業甚至沒有最起碼處理，如裝訂、防蟲、反潮等。企業檔案管理工作中依舊依靠手工方式，管理效率較低，而且后期查閱與使用極為不便，這也是目前大部分國有企業檔案管理中存在的主要問題。

3 信息時代檔案管理工作要點

國有企業檔案信息化建設具有覆蓋廣、種類多、數量大及內容復雜等特點，既要管理層重視與資金保障，又要具備完善的管理標準與技術，推動企業檔案管理信息化建設，主要從以下幾方面展開論述。

3.1 強化檔案信息化建設意識

檔案管理工作整理歸納的人才與社會信息有助于制定單位發展戰略，確定未來一段時間內的發展目標。同時檔案管理工作見證的發展歷史，保證其延續性與真實性具有現實意義。深化檔案管理工作改革與創新，提高檔案管理工作重視程度。規范檔案管理秩序，重視檔案管理工作；設置專門檔案管理人員，按照相關規定進行；最后強化檔案管理保密性處理。通過創新理念有助于提高檔案管理質量。不斷完善檔案管理制度建設，實現檔案管理工作變革，提供更加的優秀的服務，打破傳統檔案管理區域限制；其次建立問責制，有效區分檔案管理工作，保證每個環節都有專人負責；最后落實保密工作，避免隨意篡改檔案信息，保障信息真實有效。

3.2 提高相關人員保密意識

對于國家科研單位、大型事業單位等數字化檔案信息資源單位形成的關于應用技術的開發成果和關于國計民生的重大科研成果等國家寶貴資源，其核心材料都要求嚴格保密。確保材料安全和國家利益，檔案管理人員在思想上應有樹立嚴格的保密和防范意識，在行動上時刻注重安全防范，以保密安全為準則。各級檔案管理部門在高度重視保密工作的同時，還要全力打造一個安全的數字化當那環境，可以通過采購先進保存設備儲存檔案資源，杜絕資源流失與泄密的可能。

3.3 統一信息化的管理標準

檔案管理工作中規范檔案信息化管理標準與管理細則，有助于提高檔案管理效率與質量。隨著科學技術快速進步，檔案管理手段逐漸更新、管理水平提升，建立健全工作體系，實現檔案管理細則的統一編制，全面落實到位，實現系統軟件的可移植性，規范處理檔案信息化管理。此外還要明確個人崗位與責任，統一管理各門類與載體檔案，確保檔案管理與現實工作同步。完善檔案計算機管理系統，借助計算機數據處理功能，建設局域網，有效連接企業各部門，實現內部資源統一化管理，促進資源使用率提高。創新檔案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作中存在的問題，借助各種現代化手段提高管理效率，提高其中技術含量與水平，創新檔案管理手段。通過統一的信息化管理標準，提高企業檔案管理信息化。

3.4 構建信息化的安全體系

（1）配備相關硬件設施。檔案信息作為企業的主要資源，信息化建設與維護過程中需要完善檔案管理信息系統的安全，當出現意外情況時可以保證檔案信息安全。做好硬件設備運行與維護工作，保證硬件運行安全。及時查看服務器與網絡設備運行狀態及日志，發現安全問題，及時排除隱患；（2）保障網絡安全。網絡在代表方便的同時，因為本身的開放性也產生一些安全隱患，如病毒、木馬等，通過系統漏洞竊取企業資料，甚至涂改與刪除部分資料，給企業造成損失。此時可以引入防火墻技術，提高網絡安全性；（3）構建數字檔案館。企業檔案館建設本身就是一個功能集成的過程，在企業內部局域網中構建一個大規模的內部檔案資源庫，員工可以隨時檢索與訪問企業信息資源，提高工作效率與質量。

4 結語

綜上所述，國有企業檔案管理信息化是企業與時代發展的必然趨勢，檔案管理部門應該正面挑戰與機遇，克服困難，創新工作方式，大幅度提高檔案管理效率與質量。本文中通過分析寶鈦集團檔案管理現狀，給出信息時代完善檔案管理工作的措施，提高寶鈦集團檔案管理工作質量，為同行提供參考，促進檔案管理事業進步與發展。

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