圖書印制時效保障探析

◎ 王禮祥

圖書印制時效保障探析

◎ 王禮祥

導致圖書印刷不及時的因素較多，要保障圖書印制時效，必須建立有效的印制保障機制，策劃編輯應做好印制策劃，還應強化印制責任，建立印制工作協調機制。

圖書；印制時效；保障機制

一、引子

某出版社，三種圖書要趕春季開學使用，項目團隊經過緊張編校，終于趕在春節前第八天（周四）完成編校審工作，進入下廠印刷環節。圖書使用的是一種特規紙，由于這種紙用得較少，沒有備貨，紙張公司庫存只夠印其中一種（不夠的紙第二天可調到）。由于紙張價格上漲，該批紙須漲價20%。印制部決定將其中一種圖書先下廠印刷，剩余的兩種等第二天紙張到貨再下廠。周五中午紙張公司通知印制部紙張到貨，印制部立即通知印刷廠，而印刷廠來卻不及從外地趕來拖紙，且臨近年底，印刷廠就要放春節假，不可能完成印刷。印制部隨即和其他印刷廠聯系，其他印刷廠都表示無法完成任務。最終，剩余的兩種圖書春節后才下廠印刷，結果耽擱了用戶使用，造成部分客戶退貨。策劃編輯憤怒指責印制部工作不力，耽誤上市導致市場丟失；印制部反駁：編輯前面不抓緊一直拖到臨近春節，只想自己放假過節，有沒有考慮印刷廠也要放假？如果早一個星期下廠，無論如何也不至于出現這樣的問題。

這樣的場景，不少編輯與印制管理人員都經歷過。圖書的印制效率不是一個經常性的問題，但一旦發生，就會造成不小損失。本文旨在對可能影響圖書印制時效的因素進行梳理，找出主要影響因素，分析其相互關系，并在此基礎上討論建立圖書印制時效保障機制。

二、影響圖書印制時效的主要因素

要保證圖書的印刷質量，需要一定的時間保證。在技術尚未升級、印制速度無法明顯提高的情況下，印廠很難縮短印刷時間，這屬于可能影響圖書印制時效的次要因素（也是外部因素）。本文主要分析內因，著力找尋在出版社內部可能影響印制時效的因素。在出版社內部，影響因素主要涉及出版社層面的印制保障機制和部門層面的印制管理者、策劃編輯（項目負責人）。

1．出版社印制保障機制

按時做好印制工作，是圖書整體質量和效益的基本保證。出版社層面是否建立印制保障機制，對圖書印制時效和質量具有根本性影響。印制保障機制主要包括紙張供應模式和印制責任制度。紙張供應通常分廠供（印廠提供）和自供（出版社自己備貨），它們對出版社資金安排、承印廠選擇等均會產生影響。選擇廠供還是自供，主要考慮資金占用和成本。資金充裕、紙張價格處于上升通道、紙張需求量較大、印廠較近、有紙張存儲條件，這些都屬于傾向采用紙張自供的因素；反之，則優先考慮廠供。前文案例中的情況，就是因為紙張價格突然快速上漲而印制部門無法迅速反應而產生的。明確紙張的供應模式，是出版社必須首先考慮的問題。印制責任制度旨在明確印制主要責任人和相應的責任，促進責任人提高崗位責任意識，保障印制計劃得到切實有效落實，主要責任部門為印制管理部門。紙張供應模式必須切合出版社的用紙計劃、印制計劃，能保證紙張供應；印制質量保障制度要求印制管理部門選擇印制質量高、印制效率高的印刷廠，和印刷廠簽訂規范的印制協議，對印制質量與時效進行有效監督，確保印制任務完成。

2．策劃編輯

策劃編輯是項目的主要責任人，選題、作者、編校、營銷各項工作的決策人，對印制也有決策與監督責任。書稿能否按時交稿，是否及時完成編校審，印刷用紙是常規紙還是不常備貨的特規紙，圖書印制工藝是否復雜，都是策劃編輯需要考慮的問題，對印制時效都會產生影響。書稿若不能按時完成編校審，印制時間就會后移，而上市時機一般不會改變，策劃編輯可能會要求印制部門壓縮印制時間，結果欲速而不達，忙中出亂印制出錯。為了博得讀者的好感，在考慮圖書整體設計時，一些策劃編輯可能傾向于選擇特別紋路或者特種規格的紙，或再配合燙金、凹凸等特殊工藝，以產生更好的圖書裝幀效果，以此去吸引讀者的眼球。這本無可厚非，但必須在策劃階段就對印制的復雜性和時間做出合理的安排。

3．印制管理者

印制部是圖書印制的主要責任部門，負責出版社紙張調配、印制任務下達、印制質量管理。如果出版社自己采購紙張，須提前了解出版社未來一段時間的出版計劃，結合市場價格走勢和存儲條件集中采購；如果由印刷廠或其他第三方供紙，也需要根據出版計劃，和供紙方簽訂供應協議，并定期檢查供方紙張備供情況，確保紙張供應質量。無論是自供還是廠供，都必須確定紙張需求種類、規格、數量，以便結合出版計劃和出版社財務狀況采購紙張，或與印刷廠達成供紙協議。為了解紙張需求，印制工作分管社領導需牽頭召開由印制部、總編辦、編輯部、銷售部、儲運部等部門參加的印制工作會議，了解全社年度出書計劃，確定用紙種類、規格、數量，然后根據紙張價格趨勢和出版社工作計劃進行采購或與印刷廠簽訂合作協議，結合承印廠情況做好印制計劃。銷售部門借此也可以了解全社出書計劃、制定營銷計劃，儲運部門借此做好庫位安排，保證圖書入庫出庫。

三、保障印制時效的主要對策

機制是制度化了的方法，具有長效性。對出版社而言，除非不可抗因素，各項工作都應該由制度保障，由機制推進。所以，要保 證印制時效，首先要確立印制保障機制，同時各責任人明確崗位職責，并主動作為。

1．建立科學合理的圖書印制保障機制

印制保障機制是印制工作開展的制度性規定，有效的印制保障機制是保證印制時效的根本。印制保障機制可以由出版社印制工作分管領導牽頭，組織印制部門會同其他相關部門共同制訂，經社務會議通過。印制保障機制主要包括紙張供應制度、印制責任制度，責任主體為出版社印制部門（印制部），主要明確紙張供應與印制工作的責任人及工作辦法。為了更好地落實印制保障機制，印制部應對出版社的年度出版計劃進行了解分析，結合編輯部門工作安排，對紙張需求種類、規格、數量進行摸底，關注重點項目，確定全社紙張需求，搭建印制、編輯、編務、倉儲聯動機制。

2． 策劃編輯做好印制規劃和協調配合

印制關涉圖書質量和市場效益，項目策劃中不可忽略。要促進印制順利進行，保證印制時效，策劃編輯可以從四個方面著手。一是結合圖書內容、讀者定位和市場因素，確定適當的圖書用紙。一般說來，特種紙使用量較少，通常不會備貨，使用特種紙較常規紙會多出購紙時間，會影響印刷時效。二是盡可能采用常規開本和印制工藝，少用特殊開本和復雜工藝。印刷行業還難以做到一些特殊工藝的機械化，須人工逐步完成，需要的時間遠超過常規印制，不太適合印制時效要求高的圖書項目。三是趕前不趕后，統籌安排并做好印制前的編校印審工作，結合印刷淡旺季規律，確定合適的開印時間。建議避開春節、國慶節等重要節假日，避免安排要舉辦重大活動的印刷廠，減少前文中案例發生的可能性。四是加強和出版部、總編辦等部門的溝通交流，根據印廠印制能力與印制周期，科學合理安排承印廠。提請總編辦及時辦理印前審讀合格圖書的下廠手續，請出版部提前備紙，經常了解印制動態，協助印制部及時解決出現的問題。

3． 印制部強化人員崗位責任，建立協調機制

印制部的主要職責是保證紙張供應和印制任務完成。紙張供應和印制要責任到人，明確責任主體，強化崗位意識與責任。印制部要根據出版年度計劃制定紙張采購和印制計劃，綜合各承印廠的印制能力、階段性承印能力、距離遠近等因素，形成印制計劃。同時，和策劃編輯保持聯系加強溝通，提醒印制淡旺規律與時間節點，避免節假日前夕安排印制任務。本文中的案例在周五下達印制任務，一般屬于任務無效下達，因為一方面印刷廠來不及領取任務，同時員工要休息，設備也需要檢修。印刷廠正常承接任務后，印制責任人員要及時了解印制進展，敦促印廠及時安排、及時印刷、及時送書。針對重點圖書，出版部要提前做好印制計劃，并結合印刷工作量和印刷廠承印能力，采取集中安排和分散安排相結合的方式，確保印制任務按時完成，保證圖書上市時機。除了要做好紙張保障和印制安排，出版部平常要加強和編輯、營銷人員的業務交流，向編輯散發印刷周期及印制技術等相關材料，或者采取座談等形式，讓策劃編輯或者項目負責人在策劃階段就了解印制所需時間；根據印刷行業淡旺季規律，勤交流，多溝通，及時向策劃編輯反饋，敦促策劃人抓好項目進展；制定特殊情況處置預案，遇到特殊問題果斷決策，密切配合，及時解決問題，避免影響和損失進一步擴大。

出現印制時效問題不是常規情形，但是出版社必須建有應對機制。建立有效的圖書印制保障機制是解決印制時效問題的根本，策劃編輯加強印制規劃是避免印制時效問題的緣起，強化印制人員崗位責任是保證印制時效的關鍵，建立印制工作協調機制是解決印制時效問題的手段。出版是一個長流程的生產活動，需要各個環節、各個崗位密切配合，希望在編輯、印制、管理等各方努力下，印制時效問題不再。

（王禮祥，南京師范大學出版社社長辦公室主任，副編審）