張曉飛
中國電建集團華東勘測設計研究院有限公司
企業檔案是企業生存發展的核心資源和重要資產,是企業管理不可缺少的證據基礎,能為企業帶來良好的經濟與社會效益。新《檔案法》要求企事業單位及其他組織加強檔案信息化建設,并明確“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用”?;陔娮訖n案的重要性,且傳統的檔案管理方式不能滿足日益增長的電子檔案管理需求,數字化轉型下的企業檔案管理流程再造迫在眉睫。本文以某大型企業為例,對企業檔案管理流程再造提出思考。
該企業建立了數字檔案館,通過OA公文系統、設計流程系統、工程項目管理系統收集、整理電子檔案,通過實行“三檢”制度全面把控數字化工作質量,確保了電子檔案的真實性、可靠性,但局限于可收集范圍內的電子檔案。因管理部門與業務部門互不銜接,依靠業務部門主動歸檔,對系統之外的項目缺乏管控路徑,難以掌握全部項目信息,導致完整性缺失。同時,數字檔案館建設從管理部門意志出發,缺少業務部門的參與,其功能性與適用性不完全匹配。
《檔案法》第五章第三十六條指出:“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設,與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接?!鞭k公自動化系統、業務系統無電子文件歸檔功能,系統間不能“互聯互通”,電子文件無法歸檔(沒有歸檔路徑),導致失去管理功能,該企業同樣有此問題?;谠O計流程系統及工程項目管理系統的項目文件在流程結束后,自動歸至電子檔案管理系統預歸檔庫?;谠O計流程系統及工程項目管理系統之外的項目在流程結束后,由設計人員上傳至預歸檔庫,部門文書補錄檔案信息后,再提交至電子檔案管理系統預歸檔庫。預歸檔庫依賴設計人員的主動性,部門文書未介入項目流程審批,項目管控流程與電子檔案管理系統互不銜接,導致檔案完整性缺失。
該企業從整體上建立健全了數字檔案館管理體系,但業務部門缺乏與之匹配的電子檔案管理制度。同時,檔案管理人員由部門文書兼任,承擔著多項崗位職責,弱化了檔案工作。他們缺乏檔案專業知識,缺少專業技能培訓,并存在一定的流動性,對檔案的重視程度也因人而異。另外,設計人員對數字檔案館的建設及檔案的重要性缺乏認知,將歸檔視為一種負擔,直接影響著檔案的完整性與準確性。
該企業設立了企業流程再造辦公室,對企業、干部、部門、項目實行流程再造。筆者認為應同步實現檔案管理流程再造。建議跨部門構建流程再造工作小組,部門文書共同參與,從業務部門管理實際出發,優化檔案管理流程,以此加強部門文書的參與度,實現由圖檔中心統籌管理、部門文書分級管控,打破管理部門單一管理格局。
近期該企業建立了勘測設計系統,該系統為業務部門項目管控平臺,對項目從立項到策劃、設校審流程等實現全過程管控,全面掌握項目信息?;谀壳皺n案管理問題,筆者建議可有效利用該平臺并予以優化:
一是增加歸檔功能。項目完成后,發起人須在平臺上上傳歸檔電子文件,該平臺與電子檔案管理系統相互銜接。由原先在項目結束后設計人員將歸檔電子文件上傳至預歸檔庫,轉為項目流程過程中歸檔,歸檔從被動轉為主動。
二是增加部門文書審批權限。發起人上傳歸檔電子文件后,須經部門文書審批后才能印制,以便于對項目歸檔進行監督。該優化措施將原先的預歸檔庫植入項目管控流程,對設計流程系統及工程項目管理系統之外的項目歸檔進行把控,從而確保檔案的完整性。
在數字化轉型下,要做好檔案管理工作,需要部門領導、專業檔案管理人員、部門文書及設計人員的通力協作。
部門領導應轉變思維理念,強化檔案工作的重要性,提高檔案管理崗位的地位;
專業檔案管理人員,應深入學習檔案專業知識,掌握數字化技能,提升專業素養,同時對部門文書加強數字檔案建設的宣貫與指導;
對于部門文書,應提高其檔案管理工作地位,鼓勵其參加檔案培訓及專業技能的學習,提高管理水平;
設計人員掌握著歸檔文件的一手資料,對檔案的完整性與準確性起著決定作用,對其可結合績效考核體系,強化歸檔意識。
流程再造,除收獲了流程及模板之外,更多的還在于思維方式、工作方法的轉變,以及項目管理理念的提升。企業檔案流程再造是適應數字化快速發展的工作機制改革,需要統籌規劃、全員參與,從而推動企業檔案管理穩步發展。