大數據時代背景下檔案管理研究

王開宇

【摘 要】在大數據迅速發展的背景下，檔案管理對各行各業的數據提出了新的管理要求，各行各業的人士越來越意識到利用大數據進行有效管理的重要性。檔案管理的發展是整個我國現代化建設的基礎，其主要任務是保存社會檔案信息，以備后期查閱和研究，主要工作是對原始的資料進行整理、歸納和保管。在大數據的時代背景下，每天都會產生大量的數據信息，給檔案管理和檔案工作者帶來極大的挑戰，因此，探討大數據時代背景下的檔案管理已成為一項刻不容緩的工作。

【關鍵詞】大數據時代背景；檔案管理

前言

大數據（big data），指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。大數據時代的到來沖擊著整個世界，變革著人們的生活、工作和思維方式。大數據時代的到來對檔案管理工作也產生了很大的沖擊和影響，是對檔案部門的檔案管理能力和水平的全新考驗。大數據時代下檔案管理模式變化的研究，有利于加強檔案管理機構的職能建設，達到促進檔案事業發展的目的。在傳統的檔案工作中，工作容量大、管理細碎繁瑣已經成為影響檔案事業發展的重要問題。而借助于大數據的時代背景，數字化檔案管理已經成為新的工作要務。

一、大數據時代對傳統檔案管理產生的影響

1.促進了檔案管理者管理理念的轉變。

傳統的檔案管理工作主要是對檔案的分類管理，主要集中于紙質檔案，所有的檔案就像是圖書館中的館藏，按照類別進行清晰的分類，按照秘密、絕密等有層次、有主次地進行分類，便于檔案的管理。而大數據時代則是主要進行檔案信息的管理，不拘于紙質，主要是以數據庫為主，對海量數據檔案的管理必須要有極強的信息整合分析能力，對檔案管理工作者要求更高，促使檔案管理工作者轉變管理理念。

2.促進了檔案管理工作性質的轉變。

在大數據時代背景下，檔案管理工作從最初的以紙質檔案為主已經轉變為以數據檔案為主，而在大數據時代背景下，檔案管理工作不再是單純的對檔案信息進行保存與掌握，更需要檔案管理者對海量的信息進行專業化分析提煉，從大量的信息中挖掘出更具有價值的信息數據。因此，大數據背景下檔案管理工作性質也發生了質的轉變，如何提高檔案管理工作效率與科學性也成為檔案管理工作者思考的重要問題。

3.促進了檔案管理工作者專業技能的提高。

大數據時代的來臨對于檔案管理工作的要求已經不再是對檔案簡單地進行分類整理，為了更好地為社會服務，檔案信息具有開放性與多元性的特點，檔案信息也更多地被調閱，這是新時期的必然趨勢。比如檔案管理中對相關的信息進行分析處理等，這對檔案管理工作人員提出了新的要求，檔案管理工作者必須要掌握更多的專業技能，轉變管理理念，從而更好地為檔案管理工作服務，為社會服務。

二、大數據背景下檔案管理中出現的劣勢問題

1.信息化檔案管理的理念缺失。

從傳統檔案管理轉向數字化檔案管理階段，不但需要耗費人力、財力、物力，還要進行一系列的創新發展和過度適應。面對這種情況，很多檔案部門復雜人都忽視了數字化檔案確立的重要性，導致信息化檔案管理發展遲緩、缺乏一個長遠的規劃，在管理模式上依然故步自封，保持陳舊、落后的檔案規模，在很大程度上影響了檔案信息化建設的開展。

2.檔案信息管理的安全性不足。

在看到網絡便捷的同時，在大數據的影響下，檔案信息管理的技術也出現了安全性差、后續維護難、系統設置不合理的問題。尤其是檔案管理的安全性，對于涉及一下機密信息、重要資源的檔案，管理人員需要進行多項加密，但是，由于工作人員操作失誤、設備故障、網絡病毒、黑客攻擊等情況，檔案管理很有可以遭到沖擊。檔案信息管理的安全性存在漏洞。

3.管理人員的綜合素質有待提升。

以中職學校檔案管理為例，很多檔案管理者都是教師轉職而來的。因此，他們缺乏專業的檔案管理理念。同時，因為科研經費的限制，檔案管理人員也只能做一些文件歸檔等基礎性開發，無法具備數字化檔案科研的相關業務水平。再加上，檔案信息化建設的投入高、回報慢，因此在資料的搜集和整理上，難以加深對檔案工作的開發和利用。

三、大數據時代背景下提高檔案管理價值的建議

1.提高檔案管理工作人員的工作效率。

檔案管理工作價值的提高離不開檔案管理人員素質的提高，因此提高檔案工作者的素質是促進檔案管理價值提高的重要方法。因此，在大數據時代背景下，檔案管理的方式與檔案管理人員管理理念也發生了變化，這對檔案管理人員提出了新的要求，必須要有較高的從業素質，能夠滿足大數據要求，高效完成好檔案管理工作。大數據時代的檔案管理已經不再是人力進行手工管理，從業人員必須要有新的工作理念。而目前我國高校教育也開設了檔案管理專業，培養專業的檔案管理工作者。因此，檔案館選拔檔案管理工作者時需要設置門檻，讓專業的管理者提高整體檔案管理工作者的從業素質，能夠在新時代背景要求下，以正常的心態積極面對大數據時代的挑戰。

2.提高檔案管理的技術水平。

大數據時代背景下，在進行檔案管理過程中，檔案館可以與大型的數據公司合作，讓檔案管理者能夠在工作中利用數據技術進行檔案管理，必須要有效地結合數據管理技術與先進的管理方式，最終提高檔案管理的價值，將數據與管理工作有效地結合是思想的革新，與研發公司合作，研發出符合檔案館管理工作實際的技術。在大數據時代的背景下，計算機并不能單一而完全地進行數據管理工作，必須要在工作過程中結合云計算技術與存儲技術。而對于檔案管理工作還需要多方共同努力，創新檔案管理方式，提高管理效率。

3.建立健全檔案管理工作的監督管理制度。

大數據為檔案管理工作帶來了便利，但是也為檔案管理帶來了新的挑戰，在大數據時代的背景下，數據信息越來越開放，人們可以利用信息進行交流。但是，在交流的過程中也讓信息更加分散，降低了數據的安全性。因此，必須要建立健全檔案管理的監督管理制度。檔案管理人員必須要將信息更好地保護，保證檔案的安全。同時，政府也需要促進信息現代化建設，提高信息的安全性。

四、結語

綜上所述，在大數據背景下，檔案管理工作迎來了轉機，也面臨著挑戰。為了進一步發揮檔案管理工作的現實作用，廣大檔案工作人員要立足自身工作特性，進行創新性和發展式的數據融合，促使檔案工作沿著社會化、科學化、人性化、服務化、多元化的方向發展。在提高檔案管理工作效率的同時，進一步促進檔案工作的全面發展。

參考文獻：

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