新時期下辦公室管理存在不足點及解決措施

劉英 青海省水利水電（集團）有限責任公司

前言：在新時期發展模式下，辦公室管理已經不再是簡簡單單的行政工作，更多是賦予它綜合職能，為企業發展提供輔助功能，幫助企業前進。但就現在的狀況來看，企業受傳統觀念的影響較深，辦公室管理還存在較多不足，也在一定程度上制約企業發展，辦公室作為企業運營的樞紐，它的管理具有很強的綜合性，企業辦公室管理水平能很大程度上影響企業綜合發展，也會影響企業工作效率。因此，為了提升企業綜合實力，企業要轉變傳統觀念，改善管理模式，健全管理制度，完善發展過程中存在的缺點，發揚優點揚長避短，由此來提升辦公室管理效率。

一、辦公室管理的職能

辦公室管理具有很強的綜合性，涉及到企業的各個方面，它需要企業的各個部門之間相互配合，有效的辦公室管理能實現部門之間互通有無，實現信息轉換，它具有明顯的三個職能：一、統計調查，辦公室統計調查就是按照辦公室統計工作的目的和要求,有組織、有計劃、系統地采用科學的調查方法，客觀實際搜集各種統計資料的工作過程，要求所搜集到的資料具有真實性、準確性、全面性和及時性。二、辦公室人際關系協調和處理能力，協調和處理辦公室人際關系的能力是指辦公室工作人員通過自己的行為，有意識、有目的地影響辦公室人際關系的變化與發展方向的能力，它是在辦公室人際感受性和辦公室人際適應性基礎上，通過人際關系實踐形成和發展起來的，集中體現了人際關系能力的能動性特征；三、辦公室安全工作，辦公室的安全工作是辦公室的一項重要工作內容，它主要涉及辦公室的環境設施安全(如防火)、人員安全、資料和信息的安全等多方面的內容。

二、目前辦公室管理的不足

（一）管理觀念落后

隨著經濟發展，社會競爭在不斷加強，企業為了提升自身的社會競爭力在不斷尋求新的發展模式，以求提升企業管理效果。但是由于傳統觀念的根深蒂固，很多企業辦公室管理依舊落后，他們通常認為辦公室管理工作就是辦公室公文的收發和文秘工作，并不在意辦公室管理協調性和協調性發展的作用，并沒有注意到辦公室管理對整個企業起到的作用，這是由于企業管理者對辦公室管理認識不到位，管理觀念落后造成的，使得辦公室管理無法正常發揮它應有作用，只是一味按照舊的發展模式工作，但是在新時代發展模式下，辦公室如果只是從事文秘工作，那么部門存在的意義就不大，同樣企業要想前進就會更加困難，也使得企業之間信息流通困難，部門之間協調性變差，辦公效率較低。

（二）管理制度不健全

在傳統觀念的影響下，很多企業工作人員都是按照自己的方式和辦法工作，長期依靠文件、指令、命令來運行，但是由于辦公室工作具有很強的整體性，一旦自身工作出現錯誤就會影響整個企業運作，按照現在的管理模式來看，企業沒有一個統一、規范制度來約束辦公室工作行為，也沒有健全管理制度來約束管理工作，從而規范辦公室人員工作行為，使得辦公室管理工作有條不紊的進行，一味的只進行辦公室收發工作、文書整理，這樣辦公室管理就處于被動地位，長期下來辦公室人員就缺乏積極性、工作失去熱情，對工作的責任心就會降低，辦公室人員之間就缺乏競爭性，工作就會懈怠，加上沒有健全的激勵制度和競爭機制，工作人員缺乏推進動力，嚴重降低辦公室管理效率，不利于企業發展。

（三）缺乏高素質人才

就現在大部分企業發展情況來看，很多企業缺乏高素質的辦公室管理人才，但是就現在發展模式來看，辦公室工作不僅僅只是行政工作，更多的是要發揮輔助功能，需要綜合能力較強的人來發揮辦公室管理職能。但在傳統模式影響下，企業在招聘辦公室人員時也更喜歡文字能力強的人來從事該工作，他們沒有較強綜合能力，不具備辦公室管理專業技能，加上辦公室工作人員流動慢，使得企業短期內無法及時擴充企業管理職能，也無法及時收集關于企業發展信息為管理人員做決策提供依據，整體素質偏低，思維方式固定，缺乏創新力，也不能及時收集最新發展政策，無法及時跟上新時代辦公室發展腳步。對于新時代發展來說，企業必須改善辦公室人員管理單一、素質偏低、功能單一的現狀，提升辦公室人員整體素質，加強辦公室管理職能發揮。

三、辦公室管理不足點的改善方法

（一）改善傳統觀念

辦公室管理在新時代發展中已經賦予了新的定義，不再僅僅只是簡單的辦公室行政工作，為了改善辦公室管理作用，提升辦公室管理效果，打破傳統觀念影響，就必須拋棄掉傳統觀念，跟隨時代發展腳步建立新型辦公室管理理念。首先就需要認識到辦公室管理的作用，最大程度發揮它的職能，讓企業管理人員認識到辦公室工作不僅僅只是簡單的行政工作，還是部門之間溝通的橋梁，它能有效起到協調作用，還能收集企業相關信息，并及時普及給各個部門，實現信息互通有無。其次，建立服務理念，辦公室是一個綜合性較強的部門，需要接觸的人員較為復雜，因此，為了建立良好的企業形象，必須建立服務理念，以公司整體發展為前提建立服務意識，積極投入到相關工作中去，為領導服務，為基層服務，使得企業全面發展。

（二）健全辦公室管理制度

為了能實現辦公室管理的全面發展，必須建立規范的制度來約束辦公室行為，從而提升管理效果。首先，規范工作流程、工作標準，由于辦公室工作內容復雜且多，因此必須建立完善的工作流程，避免工作中出現混亂狀況。其次，建立完善的責任制度，規范部門之間的責任，促進工作積極有序進行，將部門之間工作進行分工，部門內個人工作進行分工，明確每一個人的工作崗位、職責、權利，將工作分布到具體的人上，一旦出現問題能及時發現問題的出處，及時解決問題。最后建立獎懲制度，推動企業工作人員積極落實管理工作，在明確了每個人的工作內容前提下，激勵每個人能更好的行使自己權利，完成自己的職責，發揮辦公室管理職能。只有建立了完善的規章制度才能更好的推動企業辦公室管理工作，促進企業發展。

（三）提升管理人員綜合素質

在新時代發展模式下，企業之間競爭越來越激烈，企業也更加注重提升自身企業軟實力，因此很多企業在提升自身經濟實力同時也在尋找適合企業發展的綜合性人才，就辦公室管理來說，企業要想轉變傳統辦公室管理的弊端就需要提升工作人員的綜合素質，不斷向外界吸收新鮮血液，召集新型人員，以求更適合企業發展。首先對于企業老員工，企業可以積極進行培訓工作，向他們普及辦公室管理的職能，宣傳辦公室管理作用，讓他們認識到辦公室管理的重要性，其次依據考核制度來規范辦公室工作的落實度，提升管理工作的落實程度，加深企業對辦公室管理的重視。最后，為了擴大企業人才資源，積極向社會召集新型人才，提升企業招聘門檻，可以吸納優秀的應屆畢業生，他們具有最新的消息和專業的知識，且可塑性極高，在企業后期的培訓下可以為企業做出豐厚的貢獻。

結語：為了適應新時期發展規律，提升企業管理效率，加強企業辦公室工作水平，就應該完善企業發展過程中存在的不足，以求提升企業競爭力。因此，要不斷提升辦公室人員工作積極性，加強工作管理，改善傳統觀念，完善管理制度，健全監督體制，利用激勵制度來促進工作人員積極性，同時不斷向社會吸收先進人才，提升企業綜合實力，利用現代化的手段實現企業綜合能力提升，由此來實現企業可持續發展目標。