PDCA循環在改進醫務人員技術檔案中的應用

陳 珺

（南京大學醫學院附屬口腔醫院人事科，江蘇 南京 210008）

醫務人員技術檔案是指醫療單位記錄本單位業務技術人員的醫療、技術、科研、教學、繼續教育等各方面個人材料的原始憑證，是醫務人員在醫療實踐、學習和科研活動中，各種業績技術水平記錄［1，2］?！度壙谇会t院評審標準（2011年版）實施細則》中明確規定“職能部門為每位衛生專業技術人員建立個人技術考評檔案，并存有個人的資質文件（經審核的執業注冊證、文憑、學位、教育和培訓等資料復印件）?！币虼?，建立健全醫務人員技術檔案對個人和醫療單位都有非常重要的意義［3］。本研究擬用PDCA循環解決A醫院醫務人員技術檔案資料不全問題。

1 Plan階段

1.1 現狀分析，找出問題

某醫院是一所三級甲等口腔?？漆t院，現有職工732人，共有18個臨床科室，5個醫技科室。為解決醫務人員技術檔案不全問題，成立了由人事科牽頭，總務科、醫務處、護理部、財務科、醫療設備科、牙體牙髓病科、口腔種植科、牙周病科共九個部門組成的跨部門協助組織，每個部門抽調一人組成持續質量改進小組（簡稱CQI小組），并明確小組成員分工。在成立CQI小組后，制定醫務人員技術檔案建檔工作計劃表，具體見表1。

根據工作計劃，CQI小組成員整理醫務人員技術檔案，根據各科室現狀統計，全院620名衛技人員中，422人技術檔案完整，檔案完整率僅為68.06%，按照《三級口腔醫院評審標準（2011年版）實施細則》，訂立該醫院醫務人員技術檔案完整率達100%的目標。

1.2 分析產生問題原因

CQI小組成員收集相關材料，利用頭腦風暴的方法分析產生問題的原因，并繪制成魚骨圖，見圖1。

1.3 找出影響質量主要因素

CQI小組根據原因分析結果，制定醫務人員技術檔案不全原因分析調查表，面向職工發放調查調查表105份，回收有效調查表100份，有效調查表占發放調查表總數的95.24%。將回收的有效調查表進行匯總分析，并制作柏拉圖（見圖2）。

根據帕累托法則，由圖2可以看出，制度不健全、人員培訓不足和技術手段落后是導致醫務人員技術檔案不全的主要原因。

1.4 制定行動計劃

根據導致醫務人員技術檔案不全的三個原因，利用“5W1H”分析法，分級分層制定具體行動計劃。

2 Do階段

2.1 建立規章制度

醫院制定并出臺《關于開展建立專業技術人員個人技術考評電子檔案工作的通知》，指出此項工作的目的和重要性，明確各科室指定專人負責本科室建檔工作，由人事科對其進行培訓，該文件對建檔材料的目錄、內容、格式、命名規則等進行了規范要求。

2.2 開展現場培訓

各科室上報建檔工作負責人后，人事科組織所有科室建檔負責人進行培訓，強調建檔工作的重要性和必要性，對照《專業技術人員個人技術考評電子檔案目錄》，詳細講解建檔材料要求，并提供了電子檔案材料制作的幾種方法。培訓會上著重提出此次建檔借鑒了專業技術資格申報的工作經驗，所有材料要求與職稱申報接軌，還強調了電子檔案制

作可通過手機軟件制作，大大地簡化了材料制作程序，節省了人力和物力。

表1 醫務人員技術建檔工作計劃擬定表

圖1 醫務人員技術檔案不全原因分析魚骨圖

圖2 A醫院醫務人員技術檔案不全主要原因分析柏拉圖

現場培訓時，將所有科室建檔聯絡人建立微信群，一方面便于及時解答建檔過程中遇到的問題，另一方面便于發現問題及時反饋，并統一操作口徑。

3 Check階段

將各科室上報的電子檔案，進行逐份審查，個人電子檔案出現問題，如材料缺失、材料模糊、格式不符合要求等，以科室為單位匯總并反饋給科室建檔聯絡人，要求其限期整改。第一次整改后，將各科室的電子檔案進行第二次審查，將存在問題反饋科室進行第二次整改，直至醫務人員技術檔案完整率達到100%的目標。具體建立電子檔案進度見表2和圖3。

4 Action階段

經過三個月的PDCA循環管理，實現了醫務人員技術檔案完整率達到100%的目標，對該項工作進行總結梳理，發現有以下四個方面創新：（1）全面建檔。此次建立電子檔案，覆蓋41個科室，共670人，除醫務人員外，同時也將會計類、工程類、檔案類等專業技術人員建立了專業技術檔案，實現了全院建立專業技術人員技術檔案全覆蓋；（2）提高效率。為專業技術人員建立電子檔案，具有檔案材料收集簡單、查找方便且易于存儲；（3）動態管理。由于個人專業技術材料會不斷更新，所以將此項工作常態化，規定今后每年3月份將對上年度技術檔案材料組織收集、更新；（4）充分利用。為專業技術人員建立技術檔案后，將這些材料用于職稱評聘、崗位晉級的信息審核，使“死檔案”變成了“活信息”［4］。

表2 醫務人員技術擋案整改行動計劃表

圖3 醫院建立電子檔案進度情況

PDCA循環有效地解決了該醫院醫務人員技術檔案不全的問題，對其它醫院建立并完善醫務人員技術檔案具有重要的借鑒意義。