人事檔案無紙化管理的思考

張英嬌

[摘 要] 信息技術的迅猛發展和網絡技術的日新月異，使辦公自動化不斷普及和應用，無紙化辦公已經成為檔案管理的發展趨勢。無紙化辦公作為一種新型的檔案管理方式，以其高效、便捷對人事檔案管理工作產生了重要影響。

[關鍵詞] 人事檔案；信息技術；無紙化管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 070

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）11- 0160- 02

0 前 言

現在是計算機技術迅猛發展和網絡技術日新月異的時代，信息技術的發展和應用，使辦公自動化不斷普及和應用，辦公操作系統更加便捷。在網絡環境下，無紙化辦公已經成為人們日常工作的主要方式，同時，無紙化辦公也給檔案管理帶來了新的挑戰。原來傳統辦公過程中產生的檔案文件，逐步從以紙質載體，朝著數字化、網絡化方向發展。無紙化辦公已經成為檔案管理的發展趨勢，作為一種新型的檔案管理的方式，以其高效、便捷、節約等特點在多個方面對檔案管理工作產生影響，尤其對人事檔案管理工作產生了重要影響，在管理人事檔案工作中探索無紙化是促進檔案管理科學化、專業化、規范化的最好模式，是加強人事檔案管理工作的重要發展方向。

1 人事檔案管理現狀

從20世紀80年代開始，尤其是進入90年代，我國辦公自動化發展迅猛。隨著計算機技術的發展，辦公自動化系統從最初的漢字輸入、字處理、排版、編輯、查詢、檢索等單機應用軟件逐漸發展成為現代化的網絡辦公系統，它改變了人們傳統的辦公方式，并促進了辦公效率快速的提高。通過靈活方便的電子公文周轉流程，大大簡化了傳統的人工傳遞流程，使公文處理能夠更加快速、準確地傳遞到指定目標。通過將所有紙質辦公文件掃描成電子文件或直接建立電子文檔，并在辦公自動化系統中進行流轉，即可實現無紙化辦公。這樣，可以免去打印、裝訂、人工傳遞、檔案保存等流轉環節，大大節省了人力資源和辦公耗材，大大節約了辦公經費，受到廣大管理人員和辦公人員的一致歡迎。靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，無紙化系統節約了辦公經費，減少了人力浪費。所有收到的文件均可以通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統的收文管理欄，并呈送給相關領導進行閱批，整個過程完全實現了無紙化，既節省了人力、財力，又提高了辦公效率。

雖然在辦公過程無紙化管理已凸顯優勢，但目前我國多數政府機關、企業事業單位和社會團體對電子檔案的利用水平還比較低，這給檔案管理部門帶來了許多新的挑戰。在人事管理工作中，雖然養老、醫療等保險業務已經基本實現了電子信息化管理，通過互聯網平臺，辦理業務，查閱企業和個人的信息，避免了工作中的疏忽，同時方便辦事人員不用往返各業務窗口辦理相關手續，使辦事更加公正、透明，使效率更加高速、便捷，但是人事檔案管理基本沒有實現無紙化，勞動者與用人單位仍需簽訂書面的勞動合同，并去勞動管理部門辦理用工備案手續，這就造成了人事檔案的管理不可能完全實現無紙化辦公。管理存在手工和紙質化雙重管理，合同簽訂手續是通過人工管理并留存紙制花名冊，簽訂備案后，名冊與紙制勞動合同由用人單位自己保存。退休金和失業金的發放要求必須提供原始紙質檔案審查，失業人員與退休人員的檔案存放在勞動保障有關部門，所以目前人事檔案管理與無紙化辦公的要求還有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段還很單一，不能為人事檔案管理提供信息支撐，在某種程度上影響到了信息化社會對檔案管理的要求。

2 人事檔案管理存在的主要問題

人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確使用人的重要依據，事關人們的切身利，具有很強的嚴肅性，在管理過程中不容出錯，而無紙化辦公由于信息的易變性而存在不確定性。因此，人事檔案管理無紙化辦公在推進過程中存在著以下問題。

2.1 對電子檔案歸檔的重要性認識不足。

隨著辦公管理的不斷細化，需要管理的檔案越來越多，然而在工作過程中，檔案管理部門沒有深刻意識到電子檔案歸檔的重要性，信息化管理意識落后，對電子檔案管理工作不夠重視，或者是對于信息技術手段掌握不充分，對于大量產生的電子檔案沒有及時采取處理措施，而是抱著不認真的態度，使電子檔案的作用只是停留在備份、草稿階段，沒有對其進行合適的管理并加以利用。

2.2 對電子檔案的法律效力需要進一步完善。

人事檔案作為文件的法律作用就是基于檔案憑證本身的原始性，傳統紙質檔案文件是受到法律保護的，強調只有原件才有法律效力。而電子檔案沒有固定的載體，導致電子檔案歸檔的過程中缺乏原始性和有效性，從而導致電子檔案難以真正地取代傳統紙質檔案，真正發揮其檔案原始性的作用，因此難以制定具有法律效力的檔案依據。而且，在實際工作過程中電子檔案非常易被修改，并且經改動后難以發現，無法從字跡上分辨出文件的原始性。這些特點造成了電子檔案的效力尚沒有在法律層面得到進一步規范，這就造成了電子人事檔案管理過程中的困惑。

2.3 檔案管理人員的業務素養需要進一步提高。

人事檔案的無紙化管理需要有專業的人才參與，管理人員需要掌握先進的技術設備、管理水平及較高的信息文化素養。目前相當多的檔案管理部門缺乏現代化檔案管理人才，尤其是信息處理及檔案無紙化利用的人才。大部分檔案管理人員對現代化管理工作缺乏了解及認識，因此不能充分地發揮其作用，從而影響到人事檔案無紙化管理工作的推動。

2.4 對人事檔案無紙化辦公的安全性需要進一步強化。

電子文件具有傳遞快捷、操作簡便、存儲空間小等優點，但同時也欠缺安全性，從而影響其長期的保管及存儲。如電子文件過度依賴電子設備不能直接進行讀取，容易被更改，數據容易丟失，文件容易受到病毒的破壞，這些都給電子文檔長期保管帶來了很多的問題。

3 人事檔案無紙化管理的必要性

人事檔案管理無紙化應該在遵循相關部門的規定基礎上進行，因此人事檔案無紙化管理十分嚴謹。它可以更加安全有效的保護檔案信息，檔案管理無紙化打破了傳統的檔案管理方式，集合了現代計算機技術，網絡技術、信息化技術等對檔案管理模式進行了創新，實現從實物管理模式向數字化，網絡化模式進行轉變。對于政府機關、企業事業單位和社會團體來說，檔案管理無紙化的模式對電子檔案、電子文件進行集中管理，符合現代化管理要求，通過對檔案資料的無紙化采集、甄別、存檔等過程，實現對人事檔案管理信息化處理。

對檔案進行科學、規范化和現代化的管理一方面可以使管理人員能夠及時全面的了解企業的運行管理情況，另一方面能夠讓社會化信息更加公開公正。人事檔案管理工作科學化、規范化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，是衡量一個企業人事管理工作的重要標志，人事檔案記載著個人職業生涯發展史上的優秀成果，對科學發展選人用人提供了第一手資料，為企業發揮人才優勢提供支撐保障。

4 有效提升人事檔案無紙化管理的措施

4.1 加強人事檔案管理的安全性管理

人事檔案的無紙化管理涉及的范圍很廣，應當制定切實可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔離的措施，即人事檔案保管電子系統必須是完全獨立的網絡系統，采取存儲與利用分離的技術策略，人事檔案通過離線歸檔的方法歸入保管子系統，在保管系統鑒定、整理的不同范圍，有權限的開放電子文件信息，以離線方式提交到電子文件信息管理系統也提供不同權限范圍的利用。二是采取數據管理安全措施。要設置嚴格的管理權限，特別是“系統管理員”必須合理授權，人事檔案信息管理系統功能設計上應當設置功能授權、數據審核權、數據操作權三權分離的方式，可以有效提高電子文件數據的安全性。電子文檔在上傳、下載過程中需要設定安全等級及訪問權限。三是規范電子文件歸檔范圍。需要對電子文件建立積累制度，保證電子文件不損毀、不失散。同時應對電子人事檔案質量進行把關，對于存在的安全漏洞應及時對其進行修補，對病毒軟件及防火墻實行全天候的監管及自動升級。

4.2 加強人事檔案管理相關法律建設

目前電子檔案的法律問題還有待解決，為了做好電子檔案管理相關工作，必須從電子檔案的職能、管理機制、法律效力等方面進行強化。一是要明確電子檔案在文件管理中的位置，確定電子檔案的職能。二是要明確電子檔案制作過程、保全要求，提供利用制度，在利用時可加強電子簽名制度的管理。三是要明確電子檔案的法律效力。電子檔案在轉化為程序之后需要通過法律的形式加強電子文檔在法律上的效力，其證據效力應獲得法律的認可。

4.3 探索并完善紙質和電子檔案并行管理機制

紙質文件適合水久保存，不適合將來的反復檢索和利用，而電了文件則相反。根據二者特點，應使兩種載體文件在一定階段內并存。當前普遍采用的方法是制定并實行雙套管理機制，即將電了文件存入硬盤或光盤后，又打印輸出紙質文件并保存。兩種不同載體的檔案應保證內容完全相同的，即在著錄、署名、編碼、史改、更新時，特別注意電子檔案要與紙質檔案一一對應。由于電了文件的虛擬性，缺少原有管理中的驗證環節，因此，應深入研究電子文件中信息的長期保存問題。當前，針對需長期保存的電子文件，要進行定時定期備份，防止信息丟失。

4.4 提高檔案管理工作者的職業素質與修養

在實現檔案無紙化辦公的要求下，檔案管理工作者要提高自身的職業素質，熱愛檔案管理工作，努力學習專業知識，提高專業技能，發揮個人的主觀能動性。在人事檔案的無紙化辦公條件下，檔案管理工作者需要做許多檔案的預處理工作，應使這些工作標準化、系統化，提高計算機對檔案檢索的效率和準確性。因此，人事檔案管理工作者除了要學習掌握檔案管理中的檢索學、目錄學以及主題著錄標引等知識外，還要掌握一些計算機與網絡的相關知識。在使用計算機前應了解其對檔案管理工作的影響，對檔案管理工作中引入無紙化辦公系統而引起的變化有一定的思想準備和知識儲備。對此，要強化對檔案管理人員進行計算機方面的知識培訓，合理編設計算機管理方面的崗位，充實一些具有一定計算機應用水平的年輕人員進入檔案管理隊伍。

主要參考文獻

[1]蔣永香.無紙化辦公與檔案管理[J].湘潭師范學院學報，2006（4）.

[2]燕開良.在無紙化辦公中加強檔案管理[J].辦公自動化，2006（4）.

[3]邢惠潔.淺析無紙化檔案管理面對的新挑戰[J].檔案管理，2013（2）.