新時代下的檔案管理工作

鮑愛霞

摘 要：為了更好的管理信息檔案，傳統的管理辦法已經更不上時代的步伐，所以這樣就出現了許多新的矛盾需要去解決，這就需要我們在今后的管理工作中加入很多新的元素，比如電子化，數字化等。檔案管理的發展進程雖然遇到了很大問題，但是這也是一個機遇，只要把握住這個機遇就能幫助檔案管理工作進行的更順利，減少檔案管理工作人員的壓力，提高工作效率。所以本文針對信息時代的檔案管理工作進行了調查研究，并發現了許多問題，經過整理后進行總結，并探討出一定的解決措施，以供大家參考。

關鍵詞：信息檔案；新時代；檔案管理

一、檔案管理信息化的概念

檔案管理也就是將相關部門的有關檔案在一定的規律下進行組織規劃，目前我們已經開始運用一些現代化技術對檔案信息進行收集整理，并合理保存，實現檔案信息的有效利用。檔案管理中所需要管理的信息其實就是將傳統的紙質信息改變為電子信息，保存在計算機或者硬盤中，方便查找和攜帶。這種數字化管理的運用在我國還處于初步階段，所以也出現了許多問題。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）管理軟件缺少通用性

傳統檔案管理工作實現檔案管理工作的信息化，各式各樣的檔案管理軟件得到進一步推廣與使用。但從檔案管理工作角度而言，雖然新型的檔案管理軟件實現了檔案內容的信息化與數據化，但是仍存在諸多不足之處，降低了檔案管理工作效率與質量。例如在實際使用過程中，檔案管理軟件缺少通用性，各個企業單位使用的計算機規格與型號不同，軟件之間不能兼容，無法實現檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作有序開展帶來不利影響。

（二）檔案管理信息化標準不規范

檔案信息化管理本身具有信息化屬性與實際效用，只有實現檔案統一規范的管理，才能提升檔案資料使用的安全性與真實性。然而從當前檔案管理工作來看，檔案管理工作缺乏規范化與標準化，在信息系統與網絡建設上仍存在顯著性差距，給檔案信息化管理在開發、共享、服務及規范上的發揮與發展帶來影響。此外，受各種因素限制，檔案管理部門沒有統一規范檔案編制，檔案編制細則的兼容性較低，導致部分系統軟件的可移植性下降。并且我國當前沒有形成建立統一的檔案信息化管理標準體系，給信息時代檔案管理工作開展造成嚴重了阻礙。

（三）檔案管理的保密性與安全性有待提升

電子檔案管理系統通常是利用驗證登錄名和密碼雙重保護記性安全防范，雖然方便員工工作，但是一旦密碼泄露，不法分子進入到系統中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，直接威脅到檔案資料使用的安全性，導致信息數據失真。并且電子檔案信息管理本身具有結構復雜、儲存信息各式各樣的特點，如果計算機遇到系統癱瘓和病毒入侵問題，電子檔案極易受到不法分子的惡意破壞與損毀，給企業帶來巨大經濟損失。

（四）法規體制的不完善

雖然我國頒布了與檔案管理工作有關的法律法規，但是已有的法律法規大部分針對傳統的檔案管理模式，檔案信息化管理要求法律法規應順應時代發展的腳步，定期頒布與檔案信息化管理有關的法律法規，為檔案信息化管理工作提供法律依據。然而，在實際管理工作中，檔案信息化管理還未形成一整套完善的法律法規體制，有待進一步完善。

三、信息時代檔案管理的對策

（一）建立健全檔案信息安全保障體系

檔案的安全是檔案管理的一個重要的環節，信息化時代的發展帶來了網絡的不安全性，這就要求建立健全檔案信息的安全保障體系，首先應該加強計算機網絡的全面建設，加強計算機網絡使用的安全性，在人才的培訓中也應著重這一點的培訓，檔案管理人員應該定期對電腦進行檢查，并對檔案數據進行備份，防止在計算機出現故障的時候信息丟失不能彌補。同時，檔案的管理工作不僅要監控檔案的儲存和運行狀況，還要處理好檔案管理系統與互聯網之間的關系，應該加強網絡監管，對于一些機密的檔案管理，需要對這類計算機和人員使用的網絡進行限制，防止病毒的入侵。檔案管理部門還應該密切關注本單位管理檔案的信息，一旦發現泄密事項，應該及時采取措施進行補救，將損失降到最低。

（二）加強信息化檔案管理人員的培訓工作

當前，檔案管理的工作人員不具備信息化檔案管理的能力，信息化時代檔案管理對管理員提出了新的更高的要求，不僅要有謹慎的態度，還要求他們能夠熟練的運用檔案管理系統進行數據的錄入和管理，能夠有效應對信息化時代運用計算機所帶來的突發狀況，這就需要單位應該重視這方面人才的培養，定期培訓與考核，保證他們能夠完全勝任這項工作。同時，在教育領域，高?？梢蚤_設相關的專業與課程，請有經驗有能力的專家來傳授知識。培養一批既懂檔案管理知識又懂計算機知識的人才已經成為當務之急。

（三）增強信息化檔案管理的觀念意識

檔案的信息化建設是國家信息基建設的一個重要環節，除了國家機密以外，我們應該拓寬檔案信息的服務領域，讓更多的獲得信息，享受信息帶來的利益，有效的把各地方的檔案管理建設同意納入到國家信息化建設中來。增強檔案信息化管理的觀念意識首先要進行宣傳，通過與新聞媒體的合作，向社會宣傳信息化檔案管理的工作，提高對信息化檔案管理的了解，促進信息化檔案管理體系的完善，宣傳工作要貼近群眾生活，擴大檔案利用的效益宣傳，增強社會的檔案意識。

（四）健全和完善相關的法律和法規

要求制定和完善一系列的法律法規來保障檔案信息的安全以及檔案信息的合法利用，使檔案信息充分發揮他的作用。首先對于計算機和網絡技術需要采取國家標準或者國際標準；其次對于一般的檔案管理需要采取國家標準或者行業標準；最后要加快檔案信息化管理體系的建立，不斷提高他的標準程度。

四、結束語

綜上所述，檔案管理是檔案管理部門日常管理的主要內容，對企業穩定發展具有重要作用。因此在信息時代下，檔案管理部門必須從解放思想，創新管理理念著手，加強信息化建設，統一規范檔案信息化管理標準，建立并完善相關法律法規。只有這樣才能滿足未來發展需要，最終做到節省開發資源，提高檔案管理使用的保密性與安全性，實現檔案管理的現代化、科學化與規范化，從而充分發揮檔案管理的實際作用。

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（作者單位：姜堰區檢察院）