信息化支持下的軍品科研合同管理及風險控制

劉家希

摘 要：軍品型號合同、科研課題合同是科研院所業務的兩大主要支撐，無論在數量、金額、技術要求、質量安全等各方面，都是重中之重，也因此種合同自身的行政指令色彩，涉及國家重要科學研究、重大軍事項目的實施，其合同管理及履行中的風險控制極為重要。

關鍵詞：合同管理;優化建議;科研管理

中圖分類號：F284 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）22-0224-02

1 軍品型號、科研課題合同管理存在的問題

（1）無法充分實現信息化管理，各管理環節脫節，無法做到項目全過程動態監管。鑒于科研課題項目的特點，從申報、評審、立項、下達合同任務書、履行、階段性驗收、結題驗收環環相扣，其中還會涉及項目外包、經費撥付、審計等事項，信息化管理是加強此類合同管理的當務之急。目前，仍以采用人工管理結合紙質管理的方式進行，管理效率低下，監管漏洞頻出，即使建立了信息化系統，但各個流程相互脫節，無法進行閉環管理。

（2）管理流程不規范，程序倒置現象嚴重。該問題在軍品型號項目中普遍存在，鑒于軍品型號試驗項目緊急，或經費撥付計劃未到位時已有試驗需求等情況，存在未簽訂合同即開始試驗的情形，很多試驗結束了，需要付款時方簽訂合同，很多項目周期長，履行2年以上的方簽合同的情況時有發生。

（3）因項目帶有行政色彩，技術人員法律風險意識不強，對于涉及外協分包項目帶有慣性思維，不重視供方的資質、能力審核，合同風險防范意識不到位，造成外協分包不符合質量管理規范，出現質量風險和法律風險。

（4）管理思維缺乏創新意識，管理方式陳舊，未積極融入創新生態觀，科研管理與人力、財務、法律、審計、質量等管理脫節，造成科研管理的孤立，未形成各管理部門協同管理的體系化管理思維。

2 軍品型號、科研課題合同管理優化建議

2.1 信息化管理勢在必行

為解決保密管理要求，建立內網管理信息系統。所有管理流程、管理環節均上線。開展合同全過程管理，打破信息孤島，構建各管理模塊的聯動數據交換、分析、統計，實現全過程、信息化、動態化管理模式，將合同履行、風險控制落實到位。

（1）針對軍品型號、科研課題合同的不同特點，設計不同的管理流程。1）軍品型號項目多為直接簽訂軍品合同或下達任務書方式，因此，以合同評審流程為開端，評審內容重在技術指標、履行時間、是否涉及外協分包等方面進行。如涉及外協分包項目，則需要與合格供方名錄進行關聯。2）科研課題合同需要經過申報、評審、立項、下達合同任務書、履行、階段性驗收、結題驗收等階段，因此，需要針對各個階段設計審批流程，同時要實現各階段模塊的數據交換功能。

（2）實現與其他管理系統的互融互通。通過對接合同評審、經費審核、項目審計等系統，最終實現對整體項目履行的監督工作。監控項目的履行情況，重點在于對各個節點進度的掌控，因此，需要將科研管理系統與合同評審系統、財務管理系統、審計系統進行關聯，例如，通過合同評審流程，將合同約定的項目進度、履行期限、負責人等信息導入系統，通過系統對各階段的進度進行監控，如系統預警進度滯后，則需要相關負責人提交滯后原因報告及措施，及時調整進度計劃，并采用責任制落實到人。通過財務系統，把關各項經費的開支使用及撥付情況，嚴格執行科研經費的落實。通過審計系統，將審計整改工作落實到位，將風險防控工作做到實處。只有利用系統大數據對項目進行動態監管，才能實現軍工型號、科研課題項目的全周期管理。

2.2 建立完備的制度流程是根基

規范工作流程，制度是根基，搭建信息系統，應制度先行。只有在規范的制度指引下，才能將科研管理工作穩步推進。對于軍品型號、科研課題合同管理，應針對其特點，就技術能力、合同履行、經費使用、質量風險等重要環節進行制度化規定，嚴格依照制度執行。

出現實際流程倒置的情形，如先履行后簽訂合同的情況，就軍品型號合同管理，因普遍存在無合同即開展工作的情況，合同的履行質量和履行時間無書面依據，具體要求無法有效傳達到實際負責的工程師，對于此種情況，應由與需方實際對接的人員負責，把關鍵的信息，如任務要求、技術規范、進度節點等錄入系統中，形成初步的電子任務單作為初始合同，明確職責范圍和試驗依據，同時作為履行監督的依據，并對該初始合同進行項目能力評審，并與最終簽訂合同進行關聯，保證項目信息的完整性。

2.3 加強外協分包風險管理意識

無論軍品型號、科研課題合同，都必然涉及外協分包項目。因涉及將承接的任務分包到其他主體，脫離了承制單位的實際控制，對于分包方的資質審查，能力評審尤為重要。

總承制單位應建立完備的分包工作管理制度，對分包事由、分包方的選擇、資質審核、能力評估等方面進行明確規定。通過建立合格供方管理系統，將制度流程化、信息化。以承接的任務合同為前提，對需要外協分包的事項、經費預算、履行時間進行細化，形成外協分包需求提交評審，由原承接任務合同的實際負責人員及項目管理部門審批，決定是否符合外協分包條件和要求，審批通過后簽訂外包合同。對于外協分包合同，應該監督其實施情況，可以借助科研合同管理系統，將該種合同納入評審系統中，對各階段的進度進行跟蹤，實時掌握各階段的驗收和經費的支付情況。

建設合格供方管理系統，旨在建立合格供方名錄。將名錄與外協分包合同評審進行關聯，只有進入名錄的供方，才有資格進行外協分包。合格供方名錄建設，應注意以下模塊建設，分別為供方資格評審、供方信息管理、供方復評、年度綜合評價、供方比選，無效供方管理等。（1）供方資格評審是首要，決定供方是否可以具備合格供方的資格，要分別從該供方的單位基本信息、保密資格、質量體系資質、商業信譽、財務狀況等方面進行評價。并且結合需要外協分包的項目性質，將供方進行初步分類，如A類為該供方提供的產品/服務直接影響承制單位的工作質量，無論金額大小;B類供方為金額超過一定限度但對承制單位的工作質量無直接影響;C類為累計金額低且對承制單位的工作質量無直接影響的供方。對于以上三種供方，其資格評審的審查程度有所區別，尤其A類供方應嚴格審查把關。（2）重點進行供方復評，對于進入名錄的供方，在完成外協分包任務后，應及時對該供方的服務進行復評，應分別從質量、價格、交期、服務等方面進行評價，由分包部門與項目管理部門分別打分，得出該供方的加權分數。（3）根據該供方同一自然年的復評分數，由系統在每年年底統計本年度所有供方的平均加權分數，據此對供方進行分級，評出本單位的優秀、良好、合格供方。（4）凡資格評審或復評不合格的供方，即進入無效供方名錄，不允許任何部門使用，繼續簽訂外協分包合同。只有通過整改，再次評審合格的，并且經過單位項目管理部門同意，才能再次進入合格供方名錄。如嚴重違反外協分包規定，提供的服務造成承制單位出現嚴重質量問題的供方，永不錄入合格供方名錄。（5）所有外協分包項目均需通過比選才能最終確定外包供方。應分別從技術標準/型號規格、價格、數量、供貨期限等方面進行比較，確定最優的供方。如通過招投標或單一來源采購確定的供方，則應提供相關證明材料或有力說明。比選流程可與合同評審進行關聯，如合同金額超過比選中標的金額，則應說明理由。

只有嚴格執行外協分包管理，才能切實把關外協分包項目質量、防范質量風險，實現強強聯合、優勢互補，實現共贏，最終保障承制的軍品型號、科研課題合同的順利完成。

2.4 積極融入創新生態觀概念優化科研管理工作

通過各管理部門間的信息化協作，深入整合科研人員、科研技術、科研相關信息、科研經費等各要素，實現科研管理相關因素有效關聯，為科研管理工作帶來創造性價值，實現科研管理工作的可持續發展。通過建設強大的信息化管理系統，將科研項目、合同管理、財務經費管理、審計內控、質量風險、采購管理等科研項目中各個環節打通融合，實現多部門分工協作，才能真正實現科研管理的全生命周期閉環管理，為我國軍工科研工作保駕護航，貢獻應有之力，促進我國科技事業的蓬勃發展。

參考文獻

[1] 任潔，劉倩，石華.淺談科研項目實施過程中的合同管理[J].科技視界，2016（15）：291-292.

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