關于檔案管理工作存在的問題及其對策

賈麗芳

（河北省淶源縣自然資源和規劃局，河北 淶源 074300）

一、檔案管理工作的認識

社保檔案就是社會保障檔案,是社會保障體系中不可或缺的一員。在近幾年的努力奮斗下,我國在社保檔案的管理上取得了一定的成效,在與許多部門積極合作,共同努力下,逐漸形成了適合社會主義社會民生發展的獨特體系?，F如今,由于電子計算機和網絡應用的普及,社保檔案已經實行了電子信息化,很多信息百姓們利用計算機在網上就可獲知。使得行政部門和一些社會保障機構節省了很多的工作步驟,提高了辦事效率。

二、我國檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作存在的問題

我們國家實行的檔案管理制度存在著一些不合理的地方。在我們國家有很多的部門,大家各司其職,都在自己的崗位上努力工作,但因為部門的多樣化,使得我國的社會保障制度,形成了分散型的制度。養老的歸一個部門管,發福利的歸另一個部門管,發保險還有自己相應的政府部門去負責,這樣如此多的管理機構,對于公民來說只有一個人,當公民使用自己的檔案去 相關事務的時候,各種問題和矛盾就會浮出水面。例如：因為我國的管理機構分化的過于細致,導致我們在了解一個公民檔案管理情況時就需要跑多個地方,許多部門,這樣不僅會給政府部門增加工作量,也會給許多公民,帶來許多麻煩,并需要付出許多時間。另一方面,由于檔案管理工作過于分散,也會給國家對人才管理造成一定的影響,例如,一些下崗職工就會在就業問題中引發問題,這是由于工人或職工下崗以后,國家為了保障他們最基本的生活標準,就會按照國家規定,對每一個下崗職工,每人發放一筆保障金,使他們在生活上得到基本的保證,以免出現問題。但是,也會有一些職工下崗后,他們憑借自己多年的經驗,經過努力奮斗,他們又可以重新回到工作崗位上。這時候問題就出現了,下崗的職工又有了工作,也就是說他們又有能力可以保障自己的生活,那么國家通過認證調查以后,就應該停止繼續對這些職工發放生活保證金?？墒?就是因為這種分散性的檔案管理工作,沒有辦法及時的反映他們的這種情況,因此也沒有解決這方面的問題,這就使再就業的職工們,依然可以拿著國家的保證金,郵政的另一份工作的薪酬,這樣,就會使國家財力受到損失,造成資源的浪費,另一方面,真正需要的人又會因此被耽擱,這樣就會影響他人利益,也會使民眾的利益,不能得到保障,這就會影響社會的和諧穩定。

(二)檔案管理制度的不完善

因為我們國家實行社會保障制度的時間較短,因此,當前的社會保障體系還不完善,由于制度的不完善,就會導致一些行政主管部門對社保檔案的忽略,就會使一部分檔案管理工作人員得不到重視,使檔案管理者沒有信心,沒有足夠的意識到檔案管理工作的重要性。再就是由于檔案管理工作量大,盡管管理人員的工作環節得到改變,但是,雖然在計算機的調節下得到變化,但檔案管理工作仍然顯得很繁瑣。因此檔案管理人員依然會感覺到枯燥,乏味,而且工作任務也很煩累。又因為在檔案管理工作上,國家沒有給出一定的評判標準和績效,檔案管理機構又過于細化,因此,盡管檔案管理工作者會對工作要求嚴格,但由于行政部門的不重視,使檔案管理工作無法更好地為社會穩定作出較大的貢獻。

(三)利用現代的計算機技術

現在,我們已經進入網絡時代,計算機的使用,使得檔案管理工作可以更好地保存和存儲。但是,即使計算機,互聯網已經達到普及的階段,但檔案管理依然存在著很多問題。形成的原因很簡單,依然是政府機構的分散性。因為各個政府機構都有自己;的組織和行為準則,行為規范,彼此間很少有能資源共享的系統。分散的部門間互又缺乏信任,這就使彼此間的系統筑起堡壘,難以使得資源智能交換或共享利用。

(四)對檔案管理統一管理

由于沒有對檔案管理進行統一的管理,對檔案管理也沒有給出固定的要求。國家在檔案管理的這一方面出現了嚴重的缺乏管理。我們國家曾在1992年制定過《企業職工檔案管理規定》。隨著時代的發展和社會的變遷,國家的制度中的條款已經不再適合現代檔案管理工作了,因此,在地方的一些機構中,他們自己制定了一些檔案管理的標準,這就使檔案的管理工作更加混亂,增加了檔案管理工作的難度。

三、加強檔案管理的對策和建議

（一）制定統一國家檔案管理標準

應該制定統一國家檔案管理標準,要由國家出面制定統一的標準,把一些沒有必要存在的機構及時撤銷,節約資源,讓資源可以高效的利用。同時,也應該引進國家的法律法規,使檔案管理的各個層級可以有序工作,減少出現混亂情況,讓檔案管理工作可以標準化,規范化。同時,也應該自覺的接受政府、民眾和輿論的監督,使檔案管理的工作更加科學化,透明化。促進社會的和諧穩定。

（二）積極宣傳檔案知識

應積極的對民眾宣傳關于檔案的知識。在計算機和互聯網高速發展的時代,政府可以通過報紙,報刊,電視新聞以及網絡上的微博、貼吧等,進行大力的宣傳,讓檔案工作的重要性不斷深入民心,這樣就可以加快促進社會的和諧與穩定。

總之，國家要加強對檔案的管理工作的重視,對檔案管理工作要制定統一的標準和規范,這樣就可以使各個政府部門之間在檔案管理方面聯合起來,可以使其達到資源共享,使檔案管理工作更加的完善,讓檔案管理工作更好的為民眾服務。同時引進相關的檔案法律法規,對檔案管理工作做到更加的規范,使檔案管理工作更加的科學合理,加深民眾對政府的好感,促進社會的和諧與穩定。