互聯網+時代下煤企檔案保密工作思考

鄭鳳梅

【摘 要】新科技、新思維，互聯網+時代下的煤炭企業，一邊是“去產能”關閉退出還青山綠水于民的“綠色”考驗;一邊是“生存”與“發展”的轉型危難關頭。作為煤炭企業眾多事務之一的檔案管理工作“邊緣化”“輕視化”的問題日益凸顯，而處在檔案管理工作閉合管理重要環節的保密工作境遇更是尷尬。本文著重針對煤企當前現狀，結合筆者多年來檔案管理工作的心得體會，談一談煤炭企業檔案保密工作中的一些不足及一些思考。

【關鍵詞】檔案管理;保密工作;分析思考

“保什么密？和我們有關嗎……”身處煤炭行業，與人聊及檔案保密工作總會引起一串的問題，而這也反映出當下檔案管理保密工作在煤炭企業員工的心里現狀。興許他們認為保密應是軍隊、政府、涉密較多的高精企業的事，作為挖煤、賣煤的煤炭行業，在和平的信息高速發展的互聯網+時代談保密工作純粹多余。

可事實呢，卻非如此。眾所周知，1964年《中國畫報》的一版封面因為記者的不夠謹慎，報道審批制度的不嚴謹，一張大慶油田“鐵人”王進喜的照片讓日本的情報專家就此解開了大慶油田的秘密。

這就么一張看似普通的照片，不僅讓日本人分析并掌握了許多大慶油田的秘密，還由此生產出了適合大慶油田開采用的石油設備，高價出售給我國，進而給我國造成了不必要的經濟損失。作為一次用“高”價買來的深刻教訓，這足以讓我們在電子化、信息化飛速發展，互聯網、移動通信廣泛普及的今日引起高度的警覺。隨著社會發展和科技的進步以及互聯網+時代的到來，處于關閉退出、轉型升級關鍵期的煤炭企業，極易檔案信息泄漏。以筆者所在企業為例，有下例兩種泄密現象：一是在抓淘汰落后產能、減少富余人員政策落實過程中，為穩定員工隊伍，促進企業和諧，利用辦公樓、礦井工業廣場的LED屏開展形勢教育活動時，沒有意識到涉密信息的重要性，將行業寒冬，企業煤炭售價低、庫存高，滯銷嚴重等諸多困和盤托出，讓“有心”的煤炭客戶有了與企業買煤賣煤“砍價抬價”的底氣和籌碼。二是持續加大的到齡內退、取現走人的減員力度，加速了煤炭企業人員新老接替、工作銜接的斷檔，同時也造成檔案管理人員“青黃不接”，企業檔案資料管理混亂，出現檔案移交出現失卷、漏卷現象，使得企業在處理人事、土地、林地、礦井越界開采等糾紛問題上，讓企業處于被動狀態。

分析原因，筆者認為煤炭企業檔案保密存有以下幾點不足：

1.保密意識淡化。在煤炭企業的“黃金十年”，煤企檔案管理工作有了較大變化，但與其它工作，特別是安全生產工作相比來說，檔案管理工作還是相對滯后的。這也就形成了在多元化、技術化的信息化時代，煤企干部、員工“無密可?！钡乃枷牍沧R，這既是對形勢變化認識的不足，也是學習流于形勢，不系統、不經常的一種體現。

2.風險防范不足?；ヂ摼W的環境下，很多煤炭企業對保密制度沒有與時俱進，依然傳統的固守在對紙質材料上的規范。在新時期，對無紙辦公的定秘的等級不準確，同時沒有行之有效的保密監督管理制度，導致保密制度執行力不足，如同虛設，檔案資料管理的抗風險能力明顯不足。

3.管員能力弱化。隨著煤炭企業改革步伐加速推進，精簡人員、合并職能的大勢已不可逆，老管員大量退出，新管員倉促上崗，缺乏專業系統的培訓以及專業性研究，加之日常培訓已然滿足不了檔案管理人員知識需求，檔案管理保密工作呈現多任務、無頭緒的混亂狀態，業務能力急需進一步提升。

煤企關井退出、轉型發展已成定勢。針對煤企現狀要在互聯網+時代做好檔案保密工作，筆者認為需從以下幾點著手：

1.提升領導檔案管理意識。煤企管理人員對該項工作的重視程度高低決定著該項工作的質量和效率。因此，抓住做好檔案保密工作的關鍵少數——“領導”，把檔案保密工作納入企業年度工作，與績效、追責、年度評先評優一同進行考核，才能讓煤企的管理者們引起足夠的重視，進而才能確保檔案保密工作在煤企總體事務中的有得到效落實，以及資金支持。

2.建立有效檔案管理制度。以《保密法》《檔案法》為依據，結合企業現在及時代特色，重新制定行之有效的檔案管理規章制度，主要包括：立卷歸檔、移交接收、保管利用、人員追責等檔案管理制度。尤其是礦井關停后，要確保檔案原件的完好無損，不因礦井關停、人員裁撤造成檔案損壞、遺失、混亂。移交時要做到檔案排列規范，有規可循，有目可查。杜絕因檔案移交造成的遺失、失密、泄露，給煤企帶來不必要的麻煩。同時，要結合煤企轉型的關鍵期，總結一套便于操作性、流程規范的管理制度并加以完善。

3.加大檔案保密宣傳普法。不可否認，科技飛速發展的當今，保密工作逐漸淡出了人們視野，這是保密宣傳不到位、力度不夠所引起的。作為煤炭企業要依靠為數有限的檔案管理人員做好檔案保密工作幾乎是不可完成任務。因此，要做好檔案保密工作，必須要引導職工認識檔案保密工作的重要性、必要性和危害性，張貼標語、制作宣傳欄、舉辦普法知識講座等普法宣傳是不可少的。只有讓煤企職工形成不該看的不看，不該聽的不聽，不該說的不說，不該傳的不傳良好風氣，煤企檔案保密風險才能降到最低。

4.組建精簡專業管員隊伍。就當前煤企而言，在談充足的人力資源保障已不合時宜。所以，眼下的煤企需要建立“1+N”精簡專業的檔案管理隊伍。所謂“1+N”就是在企業保留個別業務精、能力強的檔案管理骨干，采取以老帶新、師徒傳幫、師徒結對等方式，讓“徒弟”快速地掌握四種技能：①檔案專業知識，②業務管理知識，③現代化設備操作技能。確實做到煤企轉型發展、檔案管理薪火相傳、保密工作不斷檔。

5.強化檔案監督管理工作。監督管理是提高檔案保密工作效率的關鍵環節，煤企在進行檔案監管工作中需要做好以下幾個方面：①制度監督管理，煤企需要制定科學、完善的檔案保密監管制度，例如審批制度，制定健全的審批手續，防止出現主觀、隨意借閱、處置、更改、刪除檔案。②人員監督管理，實行檔案管理責任細化，遵循“誰主管，誰負責”的方式，如果出現問題，則追究相關負責人的責任;對檔案訪問、利用的范圍、時間等進行明確的規定，對檔案使用人員進行全面的監督，尤其是利用者離開時，需要對檔案內容進行細致、全面的檢查，避免出現檔案使用人員損壞、刪改檔案內容;對于涉密檔案，還需要和檔案利用人員簽訂保密協議，做好涉密人員檔案的備份、核查工作，如果出現涉密檔案泄露的問題，需要依法追責。③借閱監督管理，煤企檔案通常局限于檔案室內，不外借閱。但是，為了保證檔案利用效率、周轉率，部分檔案需要外借，為了保證檔案的安全性、完整性，需要做好借閱監督管理，做好檔案借閱人員的等級工作，如借閱人的基本信息、借閱檔案的目的、借閱的數量、借閱的目錄、借閱的天數等，借閱檔案歸還時，需要做好檔案的清點工作，避免出現檔案被損毀、撤換、涂改等情況。煤企檔案管理工作人員需要定期或者不定期對檔案的進行全面的檢查，保證檔案的真實性、完整性，為檔案資源的利用、共享奠定堅實的基礎。但是，如果發現檔案被竊、丟失、刪減、更改等現象，需要及時的向上級報告，并采取有效的補救策略，將損失程度降至最低。

綜上所述，互聯網+時代現代化高科技的普及應用，一方面給我們的生活與工作帶來了很大的便利;另一方面，也給煤炭企業檔案管理工作帶來新的考驗，其中最嚴峻的考驗就是檔案保密工作難度加大了。只有立足于以人為本的基礎之上，完善制度建設，更新管理設備與手段，才能確保檔案管理的保密萬無一失。

【參考文獻】

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[2]郭曉慧. 新形勢下煤炭企業檔案管理工作的新思路[J]. 辦公室業務， 2015（4）：71-71.