關于提升企業檔案管理工作質量的思考

趙艷芳

摘 要 近年來，企業檔案越來越受到企業各層管理者的重視，管理好企業檔案對提高企業的服務效率、經濟效益、競爭力、社會地位等大有益處。在企業檔案實際工作中，存在很多問題，企業檔案工作開展難度大、進展緩慢、效率低下。針對這些問題，筆者認為，企業檔案管理應遵守一定的質量標準，并納入企業管理的整體標準體系中，與其他標準體系相互協調配合，共同為企業服務。

關鍵詞 企業 檔案管理 作用 對策

企業的發展需要檔案管理做基礎，檔案對于一個企業的發展至關重要。但是，目前還有很多企業沒有認識到其中的重要性，對于檔案管理一直是忽視的，所以導致我國很多部門的檔案管理工作出現滯后等現象。不僅表現在相關工作人員知識的匱乏上，還體現在歸檔效率低，管理缺乏規范化、科學化等問題上。檔案主要記錄的是一個企業的發展歷程，包括它所獲得的一切先進成果。檔案為本企業的現狀分析以及未來的發展趨勢提供了有力的憑證和依據。我國正處于高速發展時期，做好檔案管理工作尤為重要，因為它不僅記錄了一個企業的發展歷程，同時也體現了一個企業的先進理念。所以，關于檔案管理工作我們應該勇于創新、敢于探索，這對于企業的發展具有重要意義。做好檔案管理的相關工作不僅會影響一個企業工作的發展，對于促進經濟的全面發展以及提升競爭力都具有重要意義。檔案管理的科學化、規范化已經勢在必行，唯獨堅持與時俱進的原則，廣泛接納和吸收先進的檔案管理的研究成果，才能夠提升自身的檔案管理水平。做好檔案管理工作，不僅是適應新形勢的必要選擇，也是實現檔案管理部門的自身價值的重要體現，同時也是檔案管理人員實現歷史責任及人生價值的重要途徑。

一、提升企業檔案管理工作質量的重要性

（一）企業檔案管理質量體系有助于提高檔案管理水平

企業檔案管理質量體系是對文件從形成、歸檔、整理、保管、利用、銷毀或永久保存的全過程進行嚴格質量控制，使檔案管理工作的各個環節都有章可循、有規可依，從而彌補了以往檔案工作中的薄弱環節，保證檔案工作的有效性和連續性。企業檔案管理質量體系的建設要求領導重視，全員參與，這樣可使每一位檔案工作人員樹立起檔案質量意識?？赏ㄟ^多項措施如講座、培訓、繼續教育等方式來提高工作人員素質?；跇藴实臋n案質量管理體系注重檔案人員業務能力、創新能力、服務水平的培養和提高。

（二）企業檔案管理質量體系是企業發展的要求

隨著人們對檔案信息資源的依賴性日益增強，對檔案質量的要求也越來越高。因此，提高檔案質量及檔案管理質量成了當務之急。檔案管理標準體系的建設讓檔案工作滲透到企業業務工作中，健全了檔案管理制度，擴大了檔案管理的隊伍，確保了業務檔案的完整及準確。建立檔案管理標準體系，不僅對搞好企業檔案管理，開發檔案信息資源有積極的作用，同時對全面加強企業綜合管理，推進企業建設，促使科研成果轉化為生產力產生積極的影響。因此，企業為了保證工作效率，應該建立檔案管理標準體系。

（三）企業檔案管理質量體系是全面質量管理的內涵之義

全面質量管理是指以質量為中心，以全員參與為基礎，目的是通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達到長期成功的一種管理途徑。檔案管理是企業管理中的一個重要環節，按照企業全面質量管理的思想，以及質量管理標準的要求，企業的檔案管理應當也必然要納入企業的質量管理體系當中。

二、提升企業檔案管理工作質量面臨的一些問題

（一）企業檔案管理觀念薄弱

立足企業管理實踐，管理者對檔案資源的認知度不高，忽視檔案管理的重要性，檔案管理不到位，整體發展現狀不樂觀。檔案管理工作，需要投入大量成本，如資金、設備、人力等，同時管理流程復雜，環節較多，檔案管理工作更顯系統性與復雜性，管理難度較大。另外，在企業內部，普遍存在“重效益、輕管理”的現象，尤其是檔案管理，將其視為與經濟效益關系不大的環節。在這種思想的影響下，企業檔案管理缺少優質的發展環境，很難推動檔案工作的有序開展。

（二）企業檔案管理功能不完善

立足企業，很多資料都需要以文檔形式進行存儲與管理，尤其是對于一些重大事件、重要決策以及大型活動，需要以檔案管理要求為基礎，結合需要，進行資料的統籌與落實。但在實際操作中，檔案管理不完善的問題時有發生，不利于檔案質量的查閱與使用，很難有效發揮檔案資源的價值。因此，檔案管理功能不容忽視，一旦出現資料不完整的情況，隱患隨之發生，直接影響資源的共享與應用。

（三）企業檔案信息化建設滯后

企業檔案管理工作的開展離不開相關技術的支持，尤其是隨著信息技術的推廣與應用，信息化應用水平成為制約企業檔案管理工作的重要因素。但立足當前企業，由于對檔案管理重視程度不夠，其在信息化建設方面的工作不到位，相關投入嚴重不足，很難保證信息化管理與企業發展的同步性，從根本上拉低了檔案管理的整體水平。

（四）檔案管理模式過于單一，缺少針對性和綜合性

很多企業的檔案管理方法十分陳舊和傳統，基本是按照單一的檔案管理模式進行的，在檔案體制管理上采用的還是高度集中的統一化管理方法，這樣企業的檔案管理工作就被上了枷鎖，無法在現代企業制度中站穩腳跟，單一化的檔案管理模式已經不能很好地適應企業發展的需要。企業的類型有很多，經常會有跨越地區和跨越所有制的大型企業出現，這些集團檔案若是要采用傳統的集中統一方式管理根本無法實現。另外，國家的事業單位也進行了整頓，一些專業主管機構開始出現撤銷合并現象，因此，企業無法按照統一的分類大綱進行集中全面的檔案管理。在市場經濟條件下，企業若想擁有良好的體制管理還需要做好多元化的工作分析，在符合國家規定和法律規定的前提下進行企業自主行為的管控，做好檔案管理工作。從目前實際情況可以看到傳統檔案管理體制過于煩瑣，檔案保存依靠人工方式，并且保存時間較長，這已經不符合企業的現代化發展需要。

三、提升企業檔案管理工作質量的對策

（一）企業管理者應加強對檔案管理的認識，全員參與企業檔案創新管理

對于企業檔案管理工作而言，創新管理的決定性因素在管理層。一旦管理層認識不到位，重視度不高，檔案管理工作就深受制約與限制而很難有序開展。雖然有些企業也將檔案管理納入管理范疇，但工作只是流于形式。為了切實提升管理者對檔案管理的重視程度，要促使其真正認識到檔案的價值，意識到檔案對企業發展的影響，將檔案管理視為推進企業發展的動力。只有在意識上提升認識，才能充分調動檔案管理人員的工作積極性。另外，要將以人為本的思想滲透在檔案管理實踐中，積極完善與優化檔案管理體制，強化責任的有效落實，提高分工的合理性。除此之外，檔案管理創新與企業職工息息相關，需要共同努力，促使檔案管理在收集、整理與歸檔方面實現標準化與規范化。

（二）采取有力措施，做好歸檔和利用工作

根據相關部門的要求，檔案部門要全力配合其他部門做好檔案的整理、歸檔和檔案移交等工作。管理人員開展檔案工作的時候，要把各種檔案按組卷的要求，由立卷人整理，按有關檔案管理的規定裝訂并移送檔案室統一保管，步驟方面必須是一步一步進行，不能簡化手續。新到崗的檔案管理人員要了解自己的工作基本情況，對于各種檔案的文字書寫，要嚴格按照規定實行。在做檔案工作的時候要了解到檔案一般是不允許外借的，確因工作需要借閱檔案的情況下，必須按照相關的檔案程序進行辦理，特別機密的一些檔案的外借，需要領導和相關部門的批準。檔案工作要做到安全保管，必須進行定期檢查，檔案保管條件必須嚴格遵守，另外，檔案工作人員要做到防盜和防火以及防潮的準備，隨時打掃防塵，保持經常通風，而且要防失密。工作人員在檔案室工作的時候要注意檔案室的一些工作行為的要求，例如檔案室內嚴禁吸煙、嚴禁存放易燃和易爆物品，另外還要注意的是嚴禁使用電器。必須嚴格按要求借出檔案，大部分檔案的借出都有一定的時限，檔案的案卷一般借出的時間不能超過七天，如果出現延期的使用，那么需要補辦延期手續。檔案工作必須嚴格按照制度開展，特別是檔案歸類，一定要根據具體的工作操作流程進行，必須保證檔案保存設施的絕對安全。檔案管理人員必須要進行季度性的整理，同時要重新把一些檔案進行歸類以及整理，對于有問題的檔案要及時和當事人聯系，盡快整理完畢。

（三）積極探索大數據時代的企業檔案服務模式

大數據時代的到來意味著信息的高速流通和快速獲取，大量信息得到及時、精準、快速處理，對企業的科學管理起著決定性的作用。大數據時代的新特性給企業檔案工作帶來了巨大的挑戰，與此同時，也為檔案服務模式帶來了不少新思路和新方法。

1.檔案管理信息化時代的云存儲模式。大數據技術中的云存儲模式能夠很好地保障檔案存儲的完整性以及安全性，能夠為用戶提供更加快捷的檔案利用服務。做好相關檔案管理服務，需要加強電子檔案的硬件基礎設施建設，配套相關管理軟件，建設多媒體數據庫。

2.增加用戶的數據分析服務。將大數據技術融入檔案管理，新型的工作模式即是滿足用戶多元化需求，提供多種類型的數據分析服務。因此，基于大數據技術的檔案服務要加強電子檔案的數據分析能力，從而提高利用效率和用戶滿意度?？墒褂么髷祿治黾夹g來分析用戶的需求，強化檔案服務的數字化發展。另外，通過大數據技術，可以將多個檔案數據庫相關聯，進行范圍更廣的數據分析服務，切實提升用戶對檔案查詢、使用的效率。

3.通過大數據技術提高數字化檔案的檢索能力。大數據技術中的可視化分析技術，能夠以圖表的方式更加直接的展示檔案的宏觀信息以及發展趨勢。同時，大數據技術開發人員可以針對檔案管理的特殊性，進行數據分析預測模型，提供更多的相關數據挖掘模型，提升數字化檔案的精準度以及效率，從而達到高智能、高速度的檔案檢索能力。

（四）企業檔案管理體制構建走市場化道路

市場化永遠是企業管理未來走向的重要參考和趨勢，更是世界行政改革的共同趨勢所在，引領著各大企業的改革。我國企業檔案管理體制建立必須參考市場要素，因為市場在資源配置中起決定性作用，檔案資源是企業信息資源管理中不可或缺的基礎，企業還需要按照市場化競爭和運營來進行檔案體制管理；檔案資源是企業發展不可或缺的信息資源，因此企業還需要按照自身的情況、競爭的體制不斷地改善檔案管理體制；企業檔案管理工作要為企業生產經營提供建議和意見，檔案工作在市場中進行，那么必須按照市場的需要做好檔案信息存儲和檔案資源的開發工作，不斷創新，讓日益增長的檔案信息符合企業發展的需要，使企業檔案工作更好地為經濟建設服務。檔案工作有了方向和目標才能夠完成市場交給自己的多種任務。

（五）法制化是企業自主檔案管理發展的目標

檔案管理體制的法制化道路首先是檔案行政執法檢查與業務指導之間要分步驟進行，檔案要進行行政執法檢查，這是法律上的一種強制性行為，每一個企業都需要接受檢查，這是對檔案負責的態度，更是對檔案的保護，保障移交的順利。檔案業務指導并不是檔案體制法制化的內容，這屬于非強制性的行為，不是義務和責任層面的。檔案的執法檢查還需要以法律法規為根本依據，為企業提供技術層面的服務。檔案執法檢查應確定執法的程序和執法方式，并且做好行政執法管理相關通知，這樣在檔案的管理上就會更為突出，讓管理方法和管理途徑也相對完善。在依法進行檔案管理的過程中還需要提供相應的服務，按照市場化規律進行。相關工作者要轉變自己的工作觀念，將依法管理與企業服務有效地結合在一起，牢固樹立起為企業服務的信念，保障記錄好企業的相關檔案。

（六）運用系統的管理方法

將相互關聯的過程作為系統加以確認、理解和管理，有助于提高組織目標實現的效果和效率。在檔案質量管理過程中采用系統方法，就是將檔案從形成到銷毀的整個過程作為一個系統，對組成檔案管理系統的各個過程加以分析、確認、管理、控制，從而達到檔案高質量管理的目標。檔案部門應運用系統的管理方法，采取積極措施建立檔案質量管理體系。分析、控制、協調檔案質量管理體系各過程的運行，并進行各階段的測量和評價，根據測量和評價結果來持續改進檔案質量管理體系。

四、結語

面對激烈的市場競爭，檔案管理的創新不容忽視，需引起高度重視?；诖?，要明確檔案創新管理對企業發展的意義，正視發展中的不足，形成有效的應對策略，積極創新管理方法與模式，構建先進的管理制度，加快信息化建設，多角度開展創新管理工作，從根本上提升檔案管理效率，為企業的長遠發展提供保障。

參考文獻：

[1] 王夢媛.在創新中提升企業檔案管理工作水平[J].天津職業院校聯合學報，2017，19（12）：125-128.

[2] 曾山嬌.提升檔案管理質量路徑探究[J].城建檔案，2017（10）：79-80.

[3] 徐玉生.提升檔案工作質量和水平的方法和措施[J].企業改革與管理，2016（16）：210.

[4] 吳艷微.如何做好檔案的管理工作[J].赤子（上中旬），2016（03）：156.