高校圖書檔案數字化建設研究

化秀玲

摘要：高校圖書檔案是文化的重要載體，但當前的高校圖書檔案管理工作發展比較滯后。高校圖書檔案管理工作必須不斷適應經濟社會和現代信息技術的快速發展。加強高校圖書檔案數字化建設是高校圖書檔案管理工作有效發展的一條可行之路，其對高校圖書檔案管理工作有重要的意義，有利于原始檔案資料的保存，有利于高校圖書檔案資料在更大范圍和領域內的傳播、應用、發展、交流，能夠切實提升高校的文化軟實力，從而使高校不斷為地方經濟和文化發展服務。

關鍵詞：高校圖書檔案數字化;文化傳播;文化高地

文化興則國運興，文化強則民族強。時任河南省委書記謝伏瞻在河南省第十次黨代會上提出，未來五年河南要打造“三個高地”，其中之一就是要加快構筑全國重要的文化高地。加快構筑全國重要的文化高地，實現中原文化高地建設，這充分體現了河南省委對文化建設的熱切盼望、高度重視，有利于推動河南由文化資源大省向文化資源強省轉變。

高校的圖書館、檔案館是文獻信息的重要集散地，是一個專門收集、整理、保存和傳播文獻的科學機構、文化機構、教育機構以及科研機構。圖書館、檔案館保存著豐富的文化遺產，推進高校圖書檔案數字化建設，對地方經濟發展而言，在消除數字鴻溝，推動知識創新、信息交流、人才培養、素質教育、決策咨詢、信息收集、知識信息轉化等方面具有重要的作用。加快高校圖書檔案的數字化建設，促進文化傳播，能夠提升高校文化軟實力，助推中原文化高地建設。

一、高校圖書檔案管理現狀

（一）現行的高校圖書檔案管理工作發展比較滯后

從內容來看，當前高校圖書檔案大多數是文本檔案，也有少數電子信息檔案，這些檔案都需要及時歸檔和保存。然而，隨著高校的迅速發展，招生數量的擴大和學科建設等都使高校在學生管理與活動等方面產生大量新的檔案，同時，高校為學科服務的圖書檔案資料也在急劇增多。以華北水利水電大學為例，統計數據顯示，學校每年增加的各類圖書、國內外電子資源文獻、光盤等數量超過10萬，檔案館每年新收集到的各學院、團委、學生處、財務部門等各類檔案達到幾十卷。而且，這些數量龐大的圖書檔案還是以不同形式存在的，除了常見的文本資料，還包括大量的音像資料、數字資料等。此外，大量圖書資料的存在要求有更大的儲存空間，這也是當下很多高校在圖書檔案管理工作上面臨的問題。

（二）高校圖書檔案的利用率快速增長

高校圖書檔案的主要服務對象是廣大師生。近年，許多高校擴招，急劇增加的學生數量使得圖書檔案的利用率快速增長，而很多學生對圖書檔案使用更多的是數字化的圖書檔案。據統計，高校的數字化圖書檔案在查詢、下載和打印等方面的需求都有明顯的增長，這也對高校圖書檔案數字化建設提出了更高的要求。

（三）高校圖書檔案的使用范圍不斷擴大

高校圖書檔案曾經在很長時間內都只為本校廣大師生和相關部門服務。當前高校的圖書管理工作的范圍已不僅局限于本校師生，高校圖書館聯盟的發展，也使本校圖書檔案資源面向聯盟學校學生開放。逐漸對外開放的態勢加大了高校圖書檔案管理工作的壓力，對圖書檔案管理工作提出了更高的要求。另外，隨著高校服務社會發展趨勢的加強，越來越多的公眾需要到高校圖書館查閱資料。這對高校圖書檔案管理工作來說，也是一個龐大的服務群體，圖書檔案在這樣的背景下也不斷擴大其應用和使用范圍。為此，高校圖書檔案非常有必要加快數字化建設。

二、高校圖書檔案數字化建設的注意要點

（一）高校圖書檔案數字化的開放性

高校圖書檔案數字化建設最重要的目的是使圖書檔案管理適應時代的發展變化和需求，使圖書檔案資料發揮更大的作用。因此，圖書檔案數字化后除了更好地為高校師生服務，還應盡可能地實現圖書檔案資料的開放和共享。在圖書檔案數字化建設過程中，高校要做到數字化資源在網站系統的及時更新和分享，從而為高校師生和社會大眾提供便捷的圖書檔案資料的查閱、下載等服務，提高數字化后的圖書檔案的利用效率，最大限度地體現其使用價值。

（二）高校圖書檔案數字化的安全性

高校有著海量的、各種類型的圖書檔案，這對圖書檔案數字化建設來說是一項龐大的、長期的工作。為了確保高校圖書檔案數字化建設的有序進行，除了要做好圖書檔案的保管、保密工作，高校還應保證數字化建設所涉及的軟件和硬件設施的安全。從數字化建設的硬件要求來看，主要是要求相關的硬件設備要符合國家有關標準和要求，能夠滿足圖書檔案保管的各項要求，同時要具有強大的數據應用功能。從數字化建設的軟件要求來看，則要確保軟件系統的設計合理、完善，如能實現數據庫安全、自由地連接、下載等，對圖書檔案資料分級別地進行保密等。只有做好高校圖書檔案數字化建設的各項安全工作，才能真正實現圖書檔案數字化建設的意義。

三、高校圖書檔案數字化建設的具體措施

隨著現代信息技術的不斷發展，很多行業和領域都以逐步發展和提高數字化水平來滿足現代化發展的新需求。為了緊跟時代發展步伐，提高高校圖書檔案的管理質量和管理效率，高校必須開展圖書檔案數字化建設，具體可以從以下三個方面入手。

（一）建立健全高校圖書檔案管理制度

為了做好圖書檔案的數字化建設，高校要先從圖書檔案的管理制度入手，只有建立健全圖書檔案管理制度，做好紙質圖書和紙質檔案的完善管理，才能為圖書檔案的數字化建設奠定基礎。因此，高校在紙質圖書檔案的采購、采編、收集、歸檔、保存、借閱等各個環節要有規范的流程管理。同時，對于圖書檔案管理人員，高校也要進行規范化管理，確保管理人員在管理紙質圖書檔案保存、借閱等各個環節的工作無誤。

（二）科學合理安排高校圖書檔案的數字化進程

高校圖書檔案主要服務廣大師生以及社會公眾，而圖書檔案數字化建設又是一項龐大的工程。因此，為了確保圖書檔案數字化建設的有序開展，高校應該從圖書檔案的服務對象即廣大師生及社會公眾出發，科學合理安排高校圖書檔案的數字化進程。其進程安排可分為以下幾個步驟：首先進行數字化處理的應該是最具有保存價值的，且保存無多的圖書檔案;其次是具有保存價值且保存期限要求較長的圖書檔案;再次，數字化處理一些廣大師生和社會公眾經常使用的、需求比較大的圖書檔案;最后，完成所有圖書檔案的數字化處理。顯然，科學合理地安排高校圖書檔案數字化處理工作，能夠提高數字化處理的效率，提高高校圖書檔案數字化建設的質量。

（三）充分發揮高校圖書檔案的使用價值

長期以來，高校圖書檔案管理都是片面注重對圖書檔案的妥善保管，而忽視了檔案使用價值的發揮，使圖書檔案應有的價值和作用沒有充分發揮出來。圖書檔案實現數字化后，高校在數字化圖書檔案的管理上應該主動轉變之前的思想，使數字化圖書檔案能夠真正為廣大師生和社會大眾提供咨詢、查閱、下載等服務，提高數字化圖書檔案的使用效率和使用價值。圖書檔案管理人員也要主動轉變傳統觀念，緊跟數字化管理要求，能夠積極主動地為有需求的用戶提供服務。在對圖書檔案的日常管理中，圖書檔案管理人員也要做好圖書檔案的分類等科學管理工作，以方便用戶能夠快捷便利地尋找到所需要的資料，進一步提高數字化圖書檔案的使用價值。

四、圖書檔案數字化對文化高地建設的影響

高校圖書檔案數字化建設，非常有利于文化傳播，對打造中原文化高地的影響主要表現在以下四個方面。

（一）有利于保存珍貴的圖書檔案

圖書檔案記錄著重要的原始文獻資料，是文化保存和文化傳播的重要載體。然而，大多數檔案都是有且只有一份原件，一旦損壞，就很難修補，這很容易造成無法挽回的損失，因此，保護檔案原件特別是一些珍貴的圖書檔案原件至關重要。高校圖書檔案實現數字化后，圖書檔案的原件便可以不再提供查閱服務，或者可以大大減少原件的查閱使用次數，如此則使檔案原件得到較好的保護，有利于長期保存。

（二）有利于提高圖書檔案的使用效率

通常情況下，若需要查閱檔案資料，查閱人員往往需要親自到檔案館或圖書館進行查閱。但由于檔案館的地理位置、開放時間等方面的限制，查閱者需要花費很多時間、金錢和精力，這顯然是不太方便的，并且高校擁有的圖書檔案往往數量十分龐大，若是按平常的查閱方式來尋找，查閱者的查閱效率也會比較低。而經過數字化處理后的圖書檔案，可以向需要查閱檔案資料的使用者提供這些檔案原件的掃描信息和圖像，不僅在使用上快捷便利，還擴大了這些檔案資料的使用范圍，甚至可以在同一時間供不同國家和地區的查閱者使用。顯然，數字化處理后的高校圖書檔案非常有利于文化的傳播和發展。

（三）有利于擴大圖書檔案資料的影響

傳統的檔案傳播方式主要是通過手工抄寫或是印刷生產。然而，手工抄寫方式所獲得的檔案資料是極少數的，而批量印刷也有一定的限制，無法做到檔案資料的廣泛傳播。特別是一些珍貴的圖書檔案資料，更是只收藏于某幾個檔案館里且只供館內查閱。顯然，這不利于檔案資料的傳播和交流。數字化處理后的圖書檔案資料卻能有效地解決這一問題，以華北水利水電大學為例，校圖書館和檔案館合并管理后，共同推出了微信服務。廣大師生和用戶通過App能夠非常便捷有效地查詢、查閱到相關圖書檔案信息，下載、閱讀、使用都非常方便，若有人需要使用紙質原件，可以再到圖書檔案館進行取件。使用者只需登錄相關的網站或系統，便可下載打印需要的檔案資料，這大大提高了圖書、檔案資料的使用價值，也有利于圖書、檔案文化的進一步傳播。

（四）有利于檔案資料在其他領域的使用

檔案資料作為原始文獻資料有著相當高的真實性和價值意義，在很多領域都需要應用檔案資料。比如，在學校教育上，高校和教師可以將這些珍貴的影片資料、文字資料等作為課堂教學素材，教師可以在課堂播放開國大典上毛主席的建國宣言，影像的直觀沖擊能使學生真切感受到那段歲月，激起學生熱愛祖國的熱情，收到教材內容所達不到的效果。又如，在現今的影視劇中，特別是歷史劇中，檔案資料的保存可以為這些歷史類題材的影視劇提供真實可靠的參考。比如，查閱檔案資料可知，我們所熟悉的玉米、番薯等都是明清時期才傳入中國的，那么唐宋時期甚至更早出現玉米、番薯等情節便是違背史實、需要糾正的。這些檔案資料在學校教育、影視作品等中的應用，無形中也使檔案信息所包含的文化通過學校教育和影視作品得到了傳播。

五、結語

高校積極開展圖書檔案數字化建設，是時代發展的要求，數字化建設使圖書檔案的應用范圍進一步擴大，使用價值得到極大提升。這不僅有利于原始檔案資料的保存，更有利于高校圖書檔案資料在更大范圍和領域內的傳播、應用。圖書檔案數字化建設的推進，將有力地提升高校文化軟實力，更大限度地發揮文化建設的教育職能，有利于構筑中原文化高地建設的信息重地，使高校成為中原文化高地建設的重要宣傳陣地，促進文化發展，為中原文化高地建設做出重要貢獻。

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