信息時代背景下的檔案管理探究

李桂芬

【摘 要】隨著社會經濟和科技的不斷發展，互聯網技術的應用導致了檔案管理的創新。但由于涉及的內容很多，檔案管理呈現出復雜性。為了提高檔案管理的效率和質量，必須將信息管理技術應用于檔案管理，實現檔案管理的創新發展。本文對信息時代背景下檔案管理的特點和及其對檔案管理產生的影響進行了研究，并對檔案管理信息化實現路徑進行了探討。

【關鍵詞】信息化；檔案管理；實現路徑

【分類號】G270.7 【文章標識碼】A

隨著時代的發展，檔案管理規范化受到人們的廣泛關注。而隨著信息技術的高速發展，檔案管理工作也隨之賦予更多的意義，其不再是簡單的文件收集，開始有了更廣闊的作用，檔案的傳統管理模式也要進行改革來適應現代社會發展的步伐，實現檔案工作的信息化。

一、信息時代高校檔案管理特點

（1）信息時代的檔案文件不再是直觀的紙質文件，取而代之的是以數字、圖形及文本為表現形式的電子文檔。借助現代化辦公設備和軟件管理系統，經過圖文掃描，計算機云處理，網絡傳輸和系統存儲，使檔案文件存儲更為方便，數據更為豐富，資料更為翔實，管理更為科學。

（2）信息時代檔案文件的傳輸和利用更加迅速直接。利用網絡傳輸、檔案共享系統，打破了時間和空間限制，可以遠距離跨區域調檔閱檔，使高校檔案傳輸和利用更快捷，調檔閱檔更方便。

（3）信息時代的檔案文件是開放的，可共享的。通過系統管理和部門權限的設定，使檔案文件的使用范圍更加廣泛，社會利用檔案更為便利，大大提高了檔案的利用效率和使用價值。

（4）信息時代的檔案文件管理更為科學、規范。不僅有現代化的辦公設備加以支撐，更有專業的高素質的檔案管理人員進行操作，實現了檔案文件的標準化管理和開放性利用。

二、信息時代對檔案管理產生的影響

（一）提升了檔案保存質量。在信息時代之前，傳統的檔案管理是以紙質形式進行保管，這種保管方式相對于信息時代的硬盤、云盤等保管形式來說風險比較大。傳統的紙質檔案在受到火災、水災等意外情況時會在一定程度上受到永久性的缺失或損壞。尤其是對于一些比較重要的檔案，比如不動產檔案，由于檔案中記載的不動產所有人的所有權限可能幾十年才會更換一次，因此在長時間的保存過程中很容易因為潮濕等情況造成字跡的模糊或紙質老化現象，影響到檔案的查閱。而信息時代則改為了基于信息平臺上的云盤、硬盤等儲蓄方式，這些方式有效提升了檔案的保存質量，延長了檔案保存時間。

（二）提高了檔案管理工作效率。傳統的檔案管理依靠人力對檔案資料進行整理和歸納，一旦檔案資料在一定時間內未能進行歸納整理，造成大量的堆積，檔案管理工作將會變得非常耗時耗力，在一定程度上增加了檔案管理成本。而在信息時代下，檔案是記載于數據平臺上的，通過信息技術的應用可以高效地處理相關的信息數據，且這樣整理出來的數據出錯率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。

（三）降低了檔案管理成本。隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理數據量也在不斷地增加。由于檔案袋需要將相關信息資料進行長時間的保管，因此對于紙張質量的要求比較高，且大量的檔案占用了大量的存放空間，加大了檔案管理成本。通過信息可以對檔案以數據的形式進行保存和處理，在節省存放空間的同時可以減少檔案紙張的使用，降低了檔案管理成本。

三、信息化時代檔案管理的內容

（一）基礎設施建設。要想真正推動檔案管理信息化建設，需要具備良好的軟硬件基礎設施條件，這是提高檔案管理信息化的重要基礎。除此之外，相關單位還需要針對實際情況，積極構建全國性的檔案管理信息化基礎設施平臺，從而可以實現檔案管理信息化建設

（二）標準規范建設。無論從宏觀角度還是微觀角度進行分析，均可以清楚地了解做好檔案管理信息化建設是實現檔案信息化管理標準的基礎，所以相關單位在發展檔案管理信息化之前，需要從現實出發，做好調研工作，并且提高檔案管理信息化的標準。

（三）檔案信息資源建設。做好檔案信息資源建設同樣是其中不可或缺的重要內容，也是經濟社會發展的戰略資源，為從根本上發揮出檔案信息資源建設的有效性，需要緊跟時代發展的要求，將檔案信息資源建設與數字檔案館進行關聯，實現統一協調。

（四）建設應用系統。這是實現檔案信息化建設的基礎保障，需要滿足功能設計的基本要求。

（五）構建人才隊伍。相關單位可以通過培訓的方式，提高管理人員的信息技術水平，如此才能真正為檔案信息化管理提供保障。

四、檔案管理信息化實現路徑

（一）建立健全檔案管理工作制度。檔案管理制度必須根據實際情況制定，體現其合理性和科學性。對于檔案管理來說，最重要的是方便收集、存儲和訪問查詢。因此，工作制度必須方便、實用、易操作、可操作，能夠充分發揮制度的指導和規范作用。此外，檔案管理工作制度還應能夠約束領導和員工的行為，嚴格獎懲，對認真負責檔案管理的人員給予獎勵，對失職人員予以處罰。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質水平。在信息時代，檔案管理模式發生了變化。為了滿足工作需要，管理者不僅要清楚地掌握檔案管理的知識，而且要加強對各種現代技術的了解。因此，企業要認識管理工作的重要性，明確計算機實現檔案管理的途徑，加強檔案管理，提高檔案管理效率；應定期對管理人員進行培訓，提高其專業知識和計算機操作能力，使其能夠勝任信息時代的檔案管理工作，為檔案信息管理的長期發展提供保障；聘請經驗豐富、技術能力強的專家講課，加強信息檔案管理；引進專業水平高、技術能力強、創新意識強的綜合型人才，組建一支信息時代技術綜合能力強的檔案管理人才隊伍。

（三）建立檔案管理標準化體系。在信息時代，為實現檔案文件的有效共享和利用，應盡快建立適合檔案管理和利用的檔案管理標準化體系。根據檔案特點，制定統一的檔案接收、檢驗、保存、利用、鑒定、銷毀制度，對各部門產生的檔案文件信息進行分類、整理編目等，運用統一的檔案管理系統軟件分別將檔案文件存儲在相應的系統空間內，由檔案管理部門負責對其進行集中統一的維護管理，并設定使用權限，形成檔案文件的標準化管理體系。

（四）加強檔案管理的安全保障工作。信息時代是信息開放、共享的時代，檔案文件跨區域傳輸和網絡化共享，大大提高了檔案文件使用的廣泛性，同時也存在巨大的安全隱患。在檔案文件存儲、傳輸和利用過程中如果保密性不強，防護措施不嚴，就會造成檔案的失密泄密。因此，應加強檔案存儲設備及網絡的安全保障工作。應保障存儲設備的安全，專機專用，定期對軟硬件更新升級，定期對設備和網絡進行維護管理，保證存儲設備處于良好狀態，保證網絡系統處于暢通狀態，使檔案文件的管理、傳輸和利用在穩定、安全的環境下運行；要定期對檔案文件更新備份，防止存儲檔案文件意外丟失；要設定網絡防護墻，預防病毒侵襲，定期對系統殺毒隔離；要通過身份驗證，用戶簽名等，嚴格規定讀寫權限，預防檔案系統被非法訪問或惡意刪改。

五、結束語

隨著時代的進步和科技的發展，信息技術已經融入到社會方方面面。在信息時代背景下，檔案管理面臨著巨大的機遇。因此，企業單位等要認識到信息化對于檔案管理的重要性，利用信息技術促進檔案創新發展。

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