新時期文書檔案管理工作面臨的問題及對策研究

趙昊楨

摘 要：隨著社會的發展與人民物質水平的提高，文化類工作越來越被人們所重視，文書檔案管理工作就是其中之一。文書檔案管理工作是一個單位或機關管理工作中非常重要的一項工作，它記錄了重要的文件檔案以及歷史資料，因此只有做好文書檔案管理工作，才能系統把握整個單位或機關的存在與發展方向和規律，才能幫助管理者便于對單位或機關進行管理協調。本文強調了新時期文書檔案管理工作的重要性，闡述了文書檔案管理工作面臨的問題，并根據其面臨問題分析其應對策略。

關鍵詞：新時期；文書檔案；管理工作

1 新時期文書檔案管理工作的重要性

隨著科技的發展與社會的進步，人們記載資料的方式也逐漸多樣化發展，人們開始利用多種多樣的信息化手段來記錄和裝載信息和資料。文書檔案的管理逐漸多元化、電子化、智能化?，F如今各機關或單位使用電子庫或電子網絡裝載信息，來便于記錄和資料的管理。但文書檔案的管理不能單依靠技術來完成，尤其是某一文件或申請的批示和整改等需要相關人員核實簽字或蓋章的具有把關性質的資料或文件，都需要以紙張的形式呈現，因此文書檔案的管理工作仍需要單位或機關給予重視，管理工作也要分類進行，使文書檔案管理更加系統全面。因此由于新時期文書檔案管理工作的難度逐漸加大，因此文書檔案管理工作越來越重要。

2 文書檔案管理工作面臨的問題

由于新時期技術的發展，文書檔案管理工作呈現多樣化的狀態，管理手段不再是單一的人力統計或整合，而是利用電子網絡等技術手段對單位或機關的資料文件進行統一錄入管理，這樣的技術方式便于查詢和整合。因此文書檔案管理工作的管理手段不斷豐富，工作效率不斷提高，但由于文書檔案管理工作也隨著時代發展變得更加復雜多樣，因此管理難度也與日俱增，文書檔案管理工作中仍面臨一些問題。

2.1 文書檔案管理工作人員業務水平不高

大部分機關單位的文書檔案管理工作人員都不具有較為平均且合格的業務水平，而且文書檔案管理工作內容較為單一，因此機關單位一般不會將專業人才安排在文書檔案管理的崗位上，因此文書檔案管理工作人員水平參差不齊。而機關單位并未定期對文書檔案管理工作人員進行業務培訓或工作情況考察，導致文書檔案管理人員業務水平得不到提高，不能較為系統全面的了解如何整理文書檔案，因此導致文書檔案管理出現很多紕漏。

2.2 相關單位或機關對文書檔案管理工作的重視程度不高

相關單位或機關并未將文書檔案的管理工作作為其工作中的一項重要內容，因此許多單位或機關不重視文書檔案的管理工作，造成監管缺失的現象。單位的領導者未能正確對待文書檔案管理工作，將其認為成簡單的文件資料的整合，因此較為隨意的安排管理人員，也未能定期對管理人員的工作情況進行監督和考察。管理者的失職就會使管理人員更加不重視工作，對待工作不負責任，導致文書檔案管理工作只維持表面工作狀態。

2.3 文書檔案管理工作制度不夠完善

文書檔案管理工作制度需要根據不同的歷史條件進行合理變化與協調，在新時期，文書檔案管理工作逐漸朝著多元化發展，就需要文書檔案管理工作的制度制定也要綜合考慮多方面因素，根據時代特點完善制度。相關單位或機關的文書檔案管理工作與時代脫節，甚至有些機關部門還使用人力整合方式來進行文書檔案的管理工作，也未能較好的保護管理已存在的文書檔案，導致在需要某些文件資料時，不能及時查閱，甚至出現資料丟失或不完整等現象。由于社會的飛速發展，各機關單位文書檔案量也逐漸增多，需要電子網絡等技術來進行眾多大數據的統計和整合，而許多單位或機關都未能完善此項制度，導致現如今我國文書檔案管理工作不容樂觀。

2.4 相關單位或機關內部各部門之間工作銜接不暢

文書檔案管理涉及整個單位或機關各部門的文件資料，其管理范圍較廣。因此需要部門之間相互配合、相互理解，才能保證文書檔案管理工作的順利進行。而相關單位或機關內部各部門之間不能相互配合、工作銜接不暢，也是導致文書檔案管理工作出現問題的重要原因。部門間處于激烈競爭的態勢，都以各部門利益或工作為主，因此許多部門不能按時向文書檔案管理部門提交檔案文件，甚至有部門直接選擇不提交文件，造成文書檔案管理出現很多漏洞和不暢。

3 對于文書檔案管理工作面臨問題的對策研究

3.1 提高相關工作人員業務水平與工作能力

文書檔案管理工作的直接執行者就是相關工作人員，因此提高管理人員的工作水平是最直接有效的對策。單位或機關的高層可設置相關考察小組或發布相關規定，對文書檔案管理人員的工作情況進行考察，并定期給文書檔案管理人員進行系統化、理論化的培訓，保證其業務能力與綜合素質保持在一定均衡水平，保證文書檔案管理工作的進行。

3.2 相關單位或機關領導者提高重視程度

文書檔案的管理涉及整個單位或機關的內部文件與資料，而整個單位的整體管理在于單位的領導者，因此領導者要提高對單位文書檔案管理工作的重視，排查影響文書檔案管理工作中的不利因素，努力提高文書檔案管理的整體工作水平。

3.3 完善文書檔案管理工作制度

文書檔案管理工作制度要明確規定管理方法、管理手段、管理范圍等許多細節內容，才能保證管理人員能夠以正確的方式與標準去完成工作，也能便于相關監督人員對管理工作進行監督和考察，保證工作都在可控的范圍內。文書檔案管理工作制度也要結合新時期的特點，融入新時代技術與元素，運用科技手段進行文書檔案的規范化、智能化管理。

3.4 協調單位或機關內各部門的工作

相關單位或機關要協調內部工作機制，保證各部門之間能相互理解、相互配合，保證其他部門能夠按時向文書檔案管理部門提交文件資料，杜絕文件資料延遲提交或拒絕提交等不良現象，促進整個單位或機關協調發展。

4 結語

綜上可見，新時期文書檔案管理工作雖然面臨許多問題，但只要領導者的妥當管理與重視、管理者的認真負責工作與其他部門的協調配合，文書檔案管理工作中的問題便會迎刃而解，我國文書檔案管理工作的整體水平也會邁上新臺階。

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