淺談新形勢下電子文件問題與對策

劉潤芳

【摘要】本文以作者所在單位為研究背景，調研了解了同行業內電子文件管理現狀，對電子文件的利用方式和安全策略進行分析探討，為檔案資源的開發利用提供思路。

【關鍵詞】電子公文；文書檔案；前端控制；文檔一體化

在信息化進程中，社會信息資源愈來愈多地以電子化的形式存在。電子文件已經越來越廣泛和深入地滲透和影響著人類社會生活的幾乎所有領域。伴隨著現代辦公環境的變化，各個單位已基本普及辦公自動化系統（OA）、產品數據管理系統（PDM系統）等業務系統，電子文件大量涌現，電子文件逐漸成為檔案管理工作的主題，這給傳統的檔案管理工作帶來新的挑戰。

一、電子文件的特點

電子文件是指借助電子設備生成、傳遞、保存和/或訪問、存儲于電子載體的文件。電子文件具有自身的優越性，如信息存貯高密度、信息傳遞速度快，電子文件還具有非人工識讀性、對技術和系統的依賴性、信息與載體的可分離性、易更改性，這些屬性給傳統的文書檔案管理帶來了巨大的沖擊。最明顯的就是檔案載體的變化，從原來有形的、靜態的載體，逐漸變為無形的、動態的電子文件，從用草稿、初稿、審簽稿、定稿多種版本記錄文件的形成過程，變為憑借業務系統只用一個版本來記錄文件的形成過程，其原始性無從考證。檔案最基本的屬性是真實、完整、可靠，在新環境下電子文件的這些屬性如何保證成為檔案工作面臨的最大挑戰。

二、電子文件管理現狀

（一）電子文件類型格式五花八門。各個單位內部業務紛繁復雜，一些職能部門都擁有自己專用的業務系統，這就造成各種類型的電子文件“百花齊放、百鳥爭鳴”。筆者所在單位的業務系統也呈現多樣化，需要用專用的軟件才能瀏覽，如財務管理系統形成.jio格式文件，PDM系統形成二維圖紙和三維數模（CATDrawing、.CATPart、.CATProduct），電子公文系統形成.gd格式文件，還有一些圖像、音頻、視頻格式的文件，這些五花八門的電子文件格式，給檔案管理工作帶來很大的影響，由于檔案管理系統中全文瀏覽器的局限性，某些格式的電子文件無法進行全文瀏覽。

（二）電子文件命名規則及版本控制缺失。筆者所在單位科技檔案有專門的電子文件命名系統，具有詳細規范的命名標準。在文件設計、校對、審核、審定、標準等業務流程中有嚴格的執行標準，這就形成了比較規范統一的電子文件。但是還有許多電子文件是在業務流程之外的，由于缺乏統一標準的電子文件命名規則以及有效的監控，導致形成的電子文件相對比較隨意，給歸檔管理和數據備份帶來一定的困擾。

（三）紙質文件的歸檔整理滯后于電子文件。PDM系統和OA系統形成的電子文件，流程結束數據凍結后，目錄信息和全文信息可以實時在線歸檔到檔案管理系統中，在檔案管理系統中對電子文件的鑒定分類整理相對比較方便快捷。但是由于電子文件管理制度缺失，現階段紙質文件的保管仍是重點，紙質文件仍然有著不可替代的作用，還需要整理一套或者兩套于電子文件一一對應的紙質檔案，紙質文件檔案的整理過程相對比較繁瑣，周期較長，一般是第二年6月份之前完成歸檔整理工作，紙質文件歸檔整理工作明顯滯后于電子文件。

三、新環境下電子文件管理策略

（一）基于文件生命周期理論，對電子公文進行前端控制。為有效地管理電子文件，必須實施前端控制，盡可能把文件在生命周期的各個階段的管理需求融入文件管理系統中去。首先要對單位內各業務系統進行梳理，制定宏觀的電子文件管理策略，合理劃分文件類別，制定電子文件編號規則。其次要提高電子文件質量，電子文件質量高低直接影響著檔案的質量，第三要對電子文件的形成過程進行監控，確保文書檔案的真實有效。

以OA系統電子公文為例，文書檔案常用年度—保管期限—機構（問題）的方式進行分類整理，因此可以在文件編號登記時，按照機構（問題）來確定電子公文的編號規則，這樣不僅可以規范電子公文編號，還給后期文書檔案的分類整理工作節省了大量的鑒定時間。公文有著嚴格的、固定的格式，規范的公文格式直接影響公文的嚴肅性、權威性，文書檔案質量也與之息息相關?？山Y合本單位實際工作，依照《黨政機關公文格式》，分不同文種制作常用的公文模板，并將公文模板嵌入OA系統中去。這樣可以減少重復勞動，節省公文排版時間，避免格式錯誤發生，形成比較規范、標準的電子公文，有利于提高工作效率和公文質量。公文處理工作是指公文的收發、審核、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等一系列相關聯、銜接有序的工作。公文處理過程也是文書檔案的形成過程，將發文和收文中的各項工作環節在OA系統中予以監督，任何修改、流轉、閱示記錄都進行跟蹤記錄，防止文件被無意或者惡意更改、損毀，可以有效保障由此轉化而來的文書檔案的真實、有效。

（二）創新管理體制，實現網絡環境中的文檔一體化管理。大部分檔案工作者的管理體制、管理思想還未完全跳出傳統的習慣和思維定勢，習慣于簡單模仿傳統手工做法，電子文件的管理大多停留在對傳統紙質檔案管理模式的復制和模仿。未真正實現網絡環境中的文檔一體化管理，大多是按傳統管理模式分別開發業務系統和檔案管理系統，在業務系統中預留接口，后期實行簡單對接，檔案管理系統大多只是系統末端的獨立模塊，未與業務流程有機結合，系統開發缺乏合理定位，未提出全面看、恰切的一體化管理軟件的功能需求，無法將檔案管理需求有機地嵌入前端。1.將檔案管理需求融入到業務系統中。單位內既懂檔案理論知識、又有工作經驗，還懂得計算機專業知識的人員相對較少，檔案管理人員對計算機技術、網絡通信技術、信息技術即使有所了解，但畢竟不是專業人員，對系統開發和數據庫建設應用起來也不會那么得心應手。因此，在OA系統設計開發之初，檔案管理部門可以根據自己專業需要提出自己的功能需求，在OA系統設計中考慮到歸檔工作，同時，在檔案管理系統開發時，明確自己的功能需求后，讓OA系統開發人員和檔案系統開發人員直接對話，兩個系統開發方同時為完善檔案管理工作服務。2.制定安全策略，加強監督管理。對數據和用戶按照安全等級劃分標記，訪問機制通過比較安全標簽來確定授予還是拒絕用戶對資源的訪問。根據安全策略劃分角色，為每個角色分配操作許可，為用戶指派角色，從而獲得相應角色的訪問權限。為確保強制訪問控制達到安全策略所確定的安全目標，防止由于系統管理員或者特權用戶的權限過于集中帶來安全隱患，將系統的常規管理、安全管理以及審計管理等，分別由系統管理員、系統安全管理員和系統審計員按最小授權原則，分別授予他們為完成各自承擔任務所需的最小權限，并在相互之間形成制約關系。3.設計完善的元數據采集方案，進行流程再造，實現文檔一體化管理。對文件工作和檔案工作進行統籌規劃，制定詳細的元數據方案，將電子公文處理流程和文書檔案歸檔管理流程進行梳理整合，針對所需的元數據，商討哪些元數據放在哪個環節生成比較合適?？梢詫n案管理的某些環節前置，在OA系統中實現，減少檔案人員重復不必要的工作，設計出銜接有序、規范合理的流程。當然也要換位思考，站在文件形成者的角度，前端控制并不是將所有工作都置前，由文件創建者完成，不能為了減少自己的工作而增加OA系統用戶的負擔。屬于檔案系統屬性的盡量由檔案部門完成，避免因OA系統用戶對檔案業務不熟悉造成數據五花八門，不夠規范，浪費用戶時間也不能達到預期的效果。4.建立門戶網站提高利用效率。檔案工作的根本目的還是開發利用，系統開發部門和檔案部門花費大量的精力做了很多工作，但是不能以合適有效的方式提供給用戶使用，就失去檔案工作的意義。應分門別類建立專題數據庫、進行檔案資源二次開發、提供檔案咨詢服務，通過合適的搜索引擎來為用戶服務，發揮檔案價值。