談企業人事檔案管理的路徑

曹剛

[摘要]檔案管理作為一門專門的學科和職業技能，已經越來越被社會廣泛的重視和認可，所以，企業也應該加強這方面的認識，聘請專業的檔案管理人才對企業的人事資料和檔案進行管理，才是現代化企業的管理之道。另外，為了配合專門的管理人才的檔案管理工作，企業還應該引進先進的檔案管理技術，只有這樣才能完全達到檔案管理的專業化和現代化。

[關鍵詞]企業檔案;人事檔案;管理

人事檔案是組織人事部門按照黨的人才政策在培養、選拔和任用人才等工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決的一個重大課題。

一、企業人事檔案管理存在的問題

隨著近幾年來政治經濟體制改革的推進，企業單位產權制度改革的實施，干部人事制度改革的深化，流動人員的大幅度增加，社會不良風氣等均對人事檔案管理帶來了一定的沖擊，舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。這就要求企業必須加強必要的關于檔案管理的資金投入，不僅是聘用專業管理的人才，還有的就是升級管理系統的資金，這種管理成本的投入是不能隨意縮減的，因為僅僅處于成本的控制和考慮會給企業的人事資料的安全和詳細的管理帶來不便。

二、企業人事檔案管理人員的素質提高

檔案管理人員是高校人事檔案工作的主體，起主導和支配作用。因此，檔案管理人員必須加強科學文化知識學習，拓寬知識面，更新知識結構，提高業務素質和職業道德修養，確立自我更新意識、轉變觀念，破除因循守舊、墨守成規的管理模式，提高責任心和使命感，勇于改革和創新，轉變思維方式，發揮檔案管理人員的主觀能動性，贏得人們對檔案的認識和理解，推動檔案工作走上規范化管理的軌道;轉變知識結構，認真學習刻苦鉆研檔案管理專業知識，熟練掌握計算機應用知識，積極參加培訓，注重吸取他人之長，在業務水準和實踐能力上要精益求精。要及時學習最新的人才政策、人事制度，掌握當前人才流動的規律。要培養一絲不茍、認真細致的敬業精神，以適應人事檔案管理逐步現代化的發展趨勢。二要建立、完善人事檔案信息化管理的規章制度。任何一項工作要有始有終順利實施和持續開展，都離不開紀律的約束和制度的保障，人事檔案信息化管理也是如此。人事檔案管理實施信息化以后，要及時將那些不適應新形勢、新要求、新手段的規章制度進行改革，并及時制定新的、科學、合理、規范的人事檔案管理制度，以保證人事檔案管理工作更加制度化、規范化、科學化。與之相應的檔案要及時、完整收集，在保存為電子檔案時必須堅持“去偽存真”的原則，做到及時、準確、完整，檔案的整理、歸檔、借閱制度、程序也應補充完善，尤其要注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能為企業的決策提供準確的參考價值，為企業的又好又快發展提供更好的服務。

三、企業人事檔案管理的信息化建設

在信息化、網絡化、數字化日益廣泛運用的今天，如果企業仍沿用陳舊、落后的手工等方式、方法對人事檔案進行粗放式管理，檔案管理上的某些漏洞還將延續，人力、財力方面的浪費還將繼續存在。要革除這些弊端，只有走信息化管理之路，只有突破傳統的人事檔案管理模式，檔案資源才能更好地為企業提供服務，也只有這樣，檔案的潛在作用才能發揮得更好、更大。利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現網絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。人事檔案管理系統建設結構顯示：企業使用人事檔案管理信息系統，按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成數據庫實體，通過實用、良好的操作界面，對檔案信息進行分類、提取、查詢，方便用戶對有關材料的查借閱和使用，同時可進行統計分析，為人事決策提供參考，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本，計算機手段的應用和數字化的管理是人事檔案現代化管理的一個重要標志。通過該系統能實現辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，檔案人員通過系統隨時了解文書、業務部門管理動態，掌握員工任免、技術職務變動、培訓等人事動態，實現檔案的超前性、預見性管理。因此，人事檔案信息化管理模式對實現企業的人才信息管理工作有非常突出的現實意義

綜上所述，企業的人事檔案管理無論是對于企業還是員工個人來說都是非常重要的，所以我們企業的管理人員一定要從各個方而加強對于人事檔案的管理，無論是管理觀念方而，還是人才的選擇，以及現代化管理手段的應用，都要嚴格把關。只有將人事管理的各個因素整體更新后，才能達到一個現代化的檔案管理的水平和標準，才能更好地服務于企業的整體管理，間接地服務和促進企業的生產和發展。