辦公自動化系統應用對國企行政管理的影響

趙艷華

摘 要：本文首先闡述了現代意義的辦公自動化系統的概念，辦公自動化系統的發展，辦公自動化系統應用在行政管理工作中的重要性。進一步分析了國有企業辦公自動化系統的應用以及辦公自動化系統應用對國有企業行政管理的影響。最后，對推動國有企業行政管理辦公自動化系統的發展進行了分析和展望。

關鍵詞：國企；行政管理；辦公自動化系統

1辦公自動化理論

1.1辦公自動化系統涵義

辦公自動化于20世紀60年代提出，隨著計算機科學的不斷發展，世界各國的專家學者給出了不同的定義。到目前為止，辦公自動化系統基本上是指利用計算機技術、通信技術、網絡技術和辦公管理技術，不斷將人們辦公的部分業務活動物化于人以外的各種先進辦公設備，并由這些辦公設備和辦公人員完成辦公業務的人機信息處理系統。

1.2 辦公自動化系統的發展

辦公自動化自20世紀60年代以來，隨著計算機信息處理技術和通信技術的發展，正逐步走向成熟和高速發展之路。

1.國外辦公自動化發展史

國外辦公自動化于20世紀60年代初在美國、日本和歐洲等發達國家興起。其中，以美國推行辦公自動化最早，大致可以分為以下四個階段：

第一階段（1975年以前），主要是采用以計算機為中心的單機設備，主要完成單項業務的自動化。

第二階段（1975-1982年），主要以計算機和程控交換機為核心，建立了局部計算機網絡系統，實現了關鍵部分辦公自動化。

第三階段（1983-1992年），主要采用系統綜合設備，如計算機、通信網絡等，建立了跨地域的計算機網絡系統。是辦公管理方式的一次重大變革，實現了辦公業務綜合管理自動化。

第四階段（1993年以來），辦公自動化系統與其它信息系統結合在一起，形成了一個高度自動化、綜合化、智能化的辦公環境。

2.我國辦公自動化發展史

我國辦公自動化經歷了三個階段：

第一代辦公自動化出現在80年代中期到90年代中期，它以個人電腦為標志，實現了文字的輸入和輸出功能，將辦公信息載體從原始的紙質方式轉向電子化方式。

第二代辦公自動化始于90年代中期。它以網絡技術為主要特征，實現了工作流程的自動化方式。這種方式，以E-mail、文檔數據庫管理、群組協同工作等技術為支撐，實現了對人、事、文檔等的自動化管理。

第三代辦公自動化是伴隨著知識經濟時代的到來而產生的。主要是融信息處理、業務流程和知識管理于一體的應用系統，它將現有的“決策支持”發展為“決策智能系統”。

2辦公自動化系統在行政管理工作中的重要性

辦公自動化系統的應用，為提高行政管理質量和效率提供了全新的手段，為完善行政管理學理論研究提供了有效載體。在行政管理中占有十分重要的地位。

2.1從行政管理實踐的角度看

隨著企業行政理念的創新和職能的轉變，迫切需要新的工作方式的出現，使得應用先進的科學技術和方法輔助管理和決策成為必需。辦公自動化技術的發展和應用成為解決企業提高工作效率、實現科學管理和辦公自動化的關鍵。

2.2從行政管理未來發展的角度看

隨著國外信息化的快速發展，發達國家信息化發展目標更加明晰，越來越多的發展中國家主動迎接信息化發展帶來的新機遇，力爭跟上時代潮流。這就要求我們重視對辦公自動化理論和技術應用的研究，以便更好地幫助企業預先制定和出臺相應的策略，也是實現我國行政管理跟上世界發展潮流、與國際接軌的保障。

2.3對行政管理學科而言

行政管理學是研究行政組織行使國家權力進行行政管理活動及其規律的科學。它既是自成體系的理論科學，又是具有重大實踐意義的應用科學。行政管理的這種應用性，決定了它必須與時俱進，吸收先進的行政管理的成果和經驗，并對吸收來的信息進行整理加工，使之逐步上升為理論。而要做到這一點，就必須在行政管理過程中，推行并實現辦公自動化，從而實現資源共享?？梢?，辦公自動化系統正成為行政管理學理論體系中不可或缺的重要組成部分。

3國有企業行政管理自動化系統的應用

國有企業的行政管理辦公主要是國有企業各管理部門在日常運行中各項事務的處理。就目前而言，國有企業行政管理辦公自動化以互聯網為平臺，利用現代的辦公設備、計算機網絡技術、通信技術等，使人們的辦公活動由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，實現網上公文處理、信息雙向流動及外部交換、辦公信息發布等，實現無紙化辦公。

4辦公自動化系統的應用對國有企業行政管理的影響

企業是創新的主體，在實現社會的可持續發展中的地位舉足輕重，而行政管理的方式和水平直接影響著企業發展。隨著國有企業各項改革不斷的深入，面對大集團運作、資本化運營，更需考慮將有限的資源合理、有效的配置。因此，為適應時代發展的需求、企業提高行政管理的方式和效率，其意義現實且深遠。

（1） 辦公自動化系統的應用，對推進國有企業行政管理改革，提高國有企業行政效率提供了先進的理論與實踐工具。國有企業行政管理是企業發展的基礎，行政效率是行政管理的出發點和落腳點，它貫穿在管理中的各個環節，也是檢驗國有企業行政管理現代化、科學化水平的一個重要標準。辦公自動化系統的應用也將極大地提升國有企業行政效率。

（2） 辦公自動化系統的應用與國有企業行政管理改革相融合，實現企業管理創新的跨越式發展。國有企業如何通過內部管理體制的改革和創新，提高企業運營水平，提高自身的競爭力，這就要求行政管理工作發揮重要保障作用。應用高效的辦公自動化系統，將使國有企業各方面協調地運作起來，從而保證企業各項工作順利的開展，并能取得預期的效果。

（3） 辦公自動化系統的應用滿足國有企業行政管理改革發展的內在要求。隨著我國社會的快速發展，國有企業外部環境發生了巨大的變化，企業內部員工素質不斷提升，管理也需要不斷適應國有企業內外部變化的新形勢。應用辦公自動化系統，具備新形勢下的行政管理改革需求。

5 推進國有企業辦公自動化系統的應用

（1）建立科學的運行機制。在實施國有企業行政管理的過程中，要嚴格界定行政管理崗位的職責、權利和義務，要引入競爭機制。同時，要建立一個動態的網絡管理體系，加強各個職能部門的協作與配合，改變異步單向性的信息傳遞鏈，建立一個同步多向性的傳遞網。

（2）領導高度重視。在國有企業的管理工作中，各級領導要善于調動和激活管理人員的主動性、積極性和創造性，讓他們大膽、獨立地運用辦公自動化系統開展各項工作。要從科學管理、積極培養的角度，為管理人員創造良好的人文環境、信息環境、工作環境，實現協調、高效的管理。

（3）專業化的行政管理隊伍建設。任何國有企業即使有熟練的管理者，先進的儀器設備，如果沒有優質的行政管理隊伍加以組織、管理，是難以產生較高水平的效益的。管理者必須采取先進的管理手段，掌握現代化管理技術，才能提供高效率的管理。因此建設一支精干的、具有專業化知識的高素質管理隊伍至關重要。

6結論

隨著我國數字化信息技術革命以及多元化步伐的加快，辦公自動化系統必將朝著智能化、網絡化等多方面邁進，其應用必將為國企行政管理創造更大的經濟效益與社會效益。

參考文獻：

[1]百度百科“科普中國”

[2]周曉英《電子政務》年第5期

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