簡論如何完善學校后勤檔案管理工作

韓俊己

摘 要：學校后勤檔案管理工作的好壞直接影響學校的日常運轉和后期發展，近幾年隨著國家教育事業越來越發展，對教育事業的投入不斷增加，相應的后勤保障支撐起著至關重要的作用，從而學校后勤檔案管理就顯得越來越重要。但現在一些學校對后勤檔案管理工作重視程度不夠，從而給教學、科研甚至師生生活帶來影響。因此，學校如何完善后勤檔案管理工作，更高的提升為教學一線的服務質量顯得十分重要。

關鍵詞：學校后勤；檔案管理；措施

一、學校后勤檔案管理的重要性

學校后勤檔案記錄的是整個學校的后勤活動工程，它是學校進行后勤管理和經營以及各類項目建設等工作工程的信息來源。隨著現代教育事業的飛速發展，學校后勤部門在實際工作中形成了各式各樣的文檔資料。它的完整性有利于學校各項工作的正常進行，能夠有效提高整個學校的后勤管理水平，還可為學校領導決策提供有力支持，它反映了整個學校的后勤工作面貌。學校的新建、改擴建工程越來越頻繁，相應的各類附屬設施的布置也越來越繁雜，這些都必須通過檔案管理來進行記錄，為學校后期維修使用提供可靠依據，避免了不熟悉相關部署而造成的各種浪費。同時后勤檔案還可輔助作為對師生及行管人員進行管理的依據。這些都足以說明學校后勤檔案的重要性。

二、學校后勤檔案分類

學校的后勤檔案總體分文書檔案、基建檔案、會計檔案、設備檔案等。文書檔案是指學校后勤各部門在日常工作過程中形成的各類文件材料?；n案是指學校在進行基本建設過程中形成一整套基本建設檔案資料。會計檔案能夠真實記錄和反映學校的各項經濟活動和經濟業務的發生情況，對學校進行相關經濟業務查詢有著重要幫助。設備檔案主要對學校各類設備的購買、運轉及維修以及合同的簽訂、相關的驗收合格證明、操作規程、技術資料等進行分類歸檔，以保證對學校設備的熟悉程度，防止設備一旦出現故障影響正常教學活動。

三、當前學校后勤檔案管理工作存在的不足

（一）對后勤檔案管理工作的重要性認識不足

目前學校都建立了相應的后勤檔案部門，但是學校領導和教職工對檔案管理工作從思想上還是沒有引起足夠的重視。檔案部門的人員大部分不是專職而是兼職人員，從而導致后勤檔案管理工作的意識比較淡薄，相應的管理工作就顯得太過分散，許多的信息材料得不到及時的收集歸檔，造成了后勤檔案的不完整不統一。

（二）后勤檔案管理人員的專業素質不高

大部分學校的在后勤檔案管理人員配備方面都是兼職，有的甚至兼職多項工作。這就導致管理人員的專業素質和專業技術水平得不到提高，不具備檔案管理人員必須具備的政治覺悟和專業理論水平以及較高的專業業務水平。

（三）相應管理制度的建立有待完善

學校的后勤檔案資料分散在后勤的各個部門，必須要有一套上下結合、科學系統、完整規范的資料收集制度。許多學校的后勤檔案制度沒有按照檔案管理的要求來制定，后者制定了但不詳盡，出現因管理制度不完善而造成的資料征集不及時甚至資料收集不齊等情況的出現。

四、完善學校后勤檔案管理工作應采取的措施

（一）加強對后勤檔案管理工作的重視

學校領導要高度重視后勤檔案管理工作，將此項工作作為學校整體工作以及辦學的組成部分，在資金應適當增加投入，加大后勤檔案管理工作重要性的宣傳力度。后勤檔案管理工作是保障學校搞好教學工作不可缺少的環節，它對于教學管理、教學質量的提高能發揮積極的作用。

（二）增強后勤檔案管理人員的素質

當前學校檔案管理崗位的工作人員都能夠基本勝任本職工作，經過正規院校和專業培訓檔案人員為數很少。后勤檔案管理人員應自覺加強檔案管理專業的強化學習，積極地參加各類相關專業培訓，提高自己的專業技能。同時還要注重學習現代信息技術，熟練掌握電腦知識，時刻關注檔案管理的新動向，吸收借鑒新成果，使自己成為一名隨時代發展而發展的檔案管理人員。另一方面要加強自己的責任心，要從內心熱愛這個崗位，虛心學習與后勤檔案相關的學校其他部門業務知識，加強同領導、同事幾個部門之間的交流。

（三）建立一套完善、規范、高效的后勤檔案管理制度

檔案管理工作是一門科學系統的專業管理工作，要嚴格按照檔案管理工作的制度要求結合學校實際情況制定完善的后勤檔案管理制度，讓檔案工作實現規范化管理有可靠保障。要做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施。有了完善的管理制度，學校的后勤檔案管理工作就會有章可循，就能夠保證檔案的質量。

總之，學校后勤檔案管理工作是學校檔案工作也是學校日常管理工作的重要組成部分，我們要以科學的態度在做好后勤檔案的收集、整理、分類歸檔工作的同時，還要做到主動熱情提供服務，讓檔案工作的價值得以充分體現，它對學校的基礎性工作以及以后的建設發展起著至關重要的作用。

參考文獻：

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