探析事業單位檔案管理的創新思路

羅惠芬 廣東省特種設備檢測研究院順德檢測院 廣東順德 528300

國家機構中,事業單位占有重要地位,起到的作用不可忽視.事業單位的良好健康發展能夠為國家和社會安定有序打下牢固的基礎.事業單位檔案管理工作就是對工作人員的原始檔案信息和檔案原件進行分類管理和統計,并提供相關服務和管理的工作.

1.事業單位檔案管理的現狀和問題

1.1 事業單位缺乏對檔案管理工作的重視

事業單位在全國行業領域中一向是保持著高姿態,所以有很多事業單位在行業改革發展中總是不盡人意.部分事業單位在檔案管理工作中同樣也會對其缺乏重視,檔案管理工作人員沒有形成強烈的工作意識,單位部門沒有將監督工作落實到實處,對檔案管理工作流于形式,難以發揮其對事業單位的積極促進作用.與此同時,由于重視程度不高,在管理檔案工作中的投入也就降低,無論是檔案管理人員、還是檔案管理資金甚至是相關的基礎設施建設,都捉襟見肘,不能保證檔案管理工作能夠順利展開.除此以外,沒有標準化的檔案管理機制也讓檔案管理工作成為一句口號.

1.2 事業單位的檔案管理硬件軟件設備落后

盡管在很多事業單位中設有專門的檔案管理室,但也不能阻擋檔案管理設備落后的窘狀,在檔案管理中與國家標準化要求過大已經司空見慣.有的事業單位甚至仍舊使用著較為傳統的設備,與現代化管理理念天差地別.檔案室報警設備安裝不到位也會讓檔案處在不安全狀態.沒有行之有效的檔案管理機制,也會影響到檔案保護工作,造成資料缺失.

1.3 檔案管理工作人員缺乏專業能力和業務水平

事業單位檔案管理工作是一項十分具有專業性的工作,由于單位對檔案管理的重視程度不足,檔案管理人員匹配上存在很多問題.首先就是工作人員的管理能力和專業技能不足,在對檔案進行管理保存的時候,往往就會出現檔案管理缺失或者是遺漏現象,并且還會出現沒有及時對檔案進行移交或者立卷.其次就是檔案管理人員沒有形成認知,沒有將工作責任和實際工作相結合,在工作中經常敷衍了事,難以提升工作效率和質量.

1.4 檔案管理工作方式比較落后

檔案管理工作雖然屬于行政性工作,但是其管理方法和技術也是可以隨著社會的發展而變化的,如今很多事業單位在檔案管理工作中沒有將先進的管理方法和管理技術引進管理工作中,出現與時代脫節的現象,這就導致檔案管理的操作性降低.檔案管理人員缺乏應用信息化技術的能力,在檔案管理工作中管理方式也相對較為落后,難以推動檔案管理工作向著現代化腳步發展,更不能保證檔案資料的安全性和完整性.

2.事業單位檔案管理的原則

事業單位在檔案管理工作中,要把握一定的原則,才能夠保證檔案原理工作能夠在事業單位中發揮重要作用,進而形成一個良好的內部檔案管理環境.

第一,事業單位在管理檔案的時候要注重規章制度的靈活性和規范性.事業單位不同于民辦企業,制定檔案管理制度是要以國家編訂的相關文件作為基礎,這就需要事業單位管理檔案工作中兼具職責與權益,將崗位工作標準和職責相結合,責任落實到具體的工作崗位和負責人.與此同時,事業單位要注重檔案管理工作人員的合法權益保護,為他們營造出一個穩定的工作環境,以有效的激勵措施調動員工工作積極性,降低工作人員流動,保證檔案管理質量.

第二,事業單位在檔案管理的時候要加強執行力,將制定而成的規章制度落實到實處,檔案管理制度要動態化調整,不斷更新條例,增加新內容,以保證檔案管理工作得以順利開展.在工作過程中要善于發掘問題,解決問題,若是制度出現漏洞則要及時完善,讓整個工作更加合理化、合法化.

3.事業單位在檔案管理工作中的創新管理思路

3.1 單位領導要重視檔案管理工作,提高監管力度

國家相關部門要強化宣傳檔案管理工作的重要性,單位要提升對檔案管理工作的認識,在管理檔案中必須要引起各部門和領導重視.建立一套完整的檔案管理制度,與事業單位的實際發展情況相結合,融入檔案管理的實際需求.制定而成的檔案管理制度要具有極好的操作性,在具體工作中能夠發揮實效,既能夠約束檔案管理工作人員,也能約束領導,在事業單位內部形成一個公平公正的管理環境.建立相應的獎勵和懲罰制度,對檔案管理工作進行強有力監督,讓檔案管理工作人員能夠全身心的投入到檔案管理工作中.檔案管理部門在執行制度的時候要具有嚴肅性和權威性,賞罰分明,將任何失職或者是不遵守制度的人員做出處理.

3.2 增加檔案管理投入力度,給予多項支持

充足的管理人員和資金是提升檔案管理的最佳途徑,管理檔案的工作人員最需要保證其穩定性和持續性,這就要求工作人員能夠全身心的投入到工作之中,避免身兼多職,這樣會嚴重影響工作的質量,也回降低工作人員的積極性.事業單位要對工作人員的工作職責進行詳細描述,明確工作內容和工作任務,科學管理工作人員,這樣才可以保證提高檔案資料的完整度.充足的資金支持足以提升管理工作的安全與穩定,將檔案室與其他工作場地分開,是可以在一定程度上提升檔案資料安全性的,在檔案室安裝監控設備和防盜設備,也會大大降低檔案失竊問題.

3.3 加強檔案管理信息化建設,提高檔案管理工作效率

信息化技術發展提高了行業工作效率,將檔案管理工作結合信息化技術能夠提供管理工作的效率和質量,提升管理檔案的層次,使其在企業發展中充分發揮其擁有效能.事業單位要充分落實信息化建設,將檔案相關信息數據及時準確的落入到數據庫平臺,通過文字、圖片、影像等多種方式進行存儲,保存檔案的時候要綜合電子檔案和紙質檔案.聘請專業的技術人員利用計算機和網絡技術共同打造出檔案信息管理平臺,這樣便可以實現檔案信息數據共享,為使用者提供更加高效優質的信息服務,提升檔案的利用率,也方便對信息數據的查詢.

3.4 增強事業單位檔案管理保密工作

檔案庫房建設必須要嚴格按照國家規定標準和注意事項建設,不能將檔案管理庫房隨意安放在辦公樓最底層.檔案庫房的保護措施要加強,避免閑雜人員進入.與此同時還要嚴格控制區分辦公室和閱覽室,安排專人負責.檔案管理工作人員要準確區分保密期限和保管期限,明確檔案的實現意義和歷史意義,全面確認檔案管信息的保存價值.

結束語

檔案管理工作是事業單位工作的重要組成部分,必須要增強重視程度.在新時代下,檔案管理在事業單位中似乎仍未得到全面重視,想要提升檔案管理水平就不得不密切社會需求,加大人力和財力投入,結合信息化建設,讓檔案管理工作成為推動事業單位發展的重要力量.