新任辦公室人員如何領會上級意圖

文/火箭軍士官學校教務處 劉瑞麒

上級意圖，是上級希望達到某種目的基本設想和打算，其本質上是一種思維形式，對其的正確領會，必須依托意圖表達、傳遞、接收、綜合、反饋修正幾個動態過程的正確實施。辦公室人員作為黨政機關的辦事人員，在各類工作中，不論是為上級起草講話，擬制公文還是完成上級交辦的各類事情。首先是要正確把握和領會上級意圖的問題，如果對上級意圖理解不透，把握不準，就很難按照上級的旨意完成任務，影響其他各項工作開展。辦公室人員要做到有效領會上級意圖，需從領會意圖本質規律出發，重點從以下方面著手。

一、培塑領會意圖的基本素質

在基本能力培塑上，辦公室人員要培養較強聽力水平，要結合上級的話語習慣，訓練對上級話語中存在的口誤或者發音的辨識能力。并且，要在平時多下功夫，多分析語料素材，結合背景進行推理，以提升自身辯證思維能力，提高語意領會基本能力。在知識水平培塑上。首先要學懂學透普遍性知識，就是包括以詞匯、語法、一般性用語原則與生活常識、行為規范、邏輯事理、道德準則等物質世界和人類社會一般性知識。其次要重點把握特殊性知識，一是包括人員、設施、制度方案、歷史脈絡等單位情況資料。二是法規制度、崗位任務與職責、崗位專業知識等崗位專業知識。三是上級的學歷、專業、任職經歷、崗位職責、工作重心、行為特點等上級相關知識。四是任務目的、任務屬性、任務對象、任務途徑、同類任務解決方法等任務知識等。五是要重視情景知識，把握交流時間、地點、參加人、目的、主題、形式、前后話語等?？傊氯无k公室人員，要結合重點，在工作和日常生活中不斷捕捉和總結相關背景知識，以提高自身的知識基礎水平。

二、敏銳捕捉上級表達信息

新任辦公室人員由于工作經驗匱乏，往往在與上級交流過程中，不知道該捕捉哪些信息，更不知道如何準確捕捉。提高捕捉信息能力可以從以下兩個方面把握：

（一）捕捉語言信息方面。一是要從上級的言談中進行捕捉，首要的就是提高對語言符號識別的正確率，需要在平時對上級語言習慣多加掌握，避開表達過程中的歧義詞匯以及口音、方言等對理解的影響。其次是要在傾聽上級話語時，不能僅僅停留在對字面的語言符號的抓取，還應該注重捕捉上級話語中音調、音量、節奏的變化，這些地方往往能夠透露出上級對事情的態度。二是要從上級的辦文中進行揣摩。上級的意圖的表達，除了話語，還有其親辦的文件。由于文件同語言相比，常常又許多相關引用，很難理解，這就需要辦公室人員仔細查證相關出處，只有知其然，才能知其所以然。三是要注重捕捉話語標記。上級在表達“隱性意圖”時，往往還帶有其特殊的話語標記，從話語形式上看，比如突轉話題、話語中斷、語句拖沓冗長等，通常暗示上級有需要表達的隱性意圖。從話語語義上看，上級表達中出現語義不對稱時，往往其中暗含意圖；明事故說時，往往是相反的意思；對某件事故有陳述方式的轉變，可能意味著態度的變化；避重就輕、無話找話、小題大做等等與正常語言表達有異的語義，往往是辦公室人員需要重點關注的地方。

（二）捕捉非語言信息方面。一是要注重抓取即時情景類知識。比如交流時間、地點、參加人、目的、主題、形式、前后話語等信息。二是要善于抓取上級的行為信息。上級的行為中同樣也透露出豐富的信息，辦公室人員應重點對上級舉手投足、面部表情、衣著以及其他特異性等特征的變化進行敏銳把握，方能得到其中隱含的信息。

三、綜合分析上級隱性意圖

上級想要表達的隱性意圖往往蘊含大量信息，需要辦公室人員綜合語境信息進行綜合分析，可以從以下方面把握：

（一）把握重點篩選特征信息。一是要從關聯度上把握，與上級在時空上距離越近的信息越重要，上級心理上越重視的信息越重要，比如上級過去經常強調、反復提過的或者經常作為例子舉出的同類信息。再者，與當前任務相關的信息，在本質屬性上越相近的越重要，在時空上越近的越重要。二是要從影響力上把握，在歷史上產生造成較大影響的事件相關信息，或者可能在未來產生全局影響的、中心性工作相關的信息，都是應該重點掌握的。三是從信息的內涵上把握，就是要關注變化，一個事件其越是一反常態越是信息量大，就越值得辦公室人員重點關注。

（二）合理進行綜合分析。一是要把握正確推理邏輯。分析上級意圖進行邏輯推理時，辦公室人員需要遵循正確的推理邏輯，避免犯偷換概念、因果倒置、非關聯推理等邏輯錯誤，排除錯誤的因果性。二是不要生搬硬套，機械推理。在分析上級意圖時，不能只停留在理性推理語義符號的層面，要在分析中加入感情進行思考，要結合心理學、行為學基本原理思考，使結果合情合理。三是不要過多演繹。領會上級意圖，雖然需要辦公室人員掌握豐富信息進行推理，并完善上級意圖，但是辦公室人員應注意不要對上級意圖做過多演繹，更不能妄自在領會到的意圖中加入自己的“個人觀點”。

四、學會協助上級完善意圖

領會意圖本質上是一個動態過程，并且上級的意圖很可能并不完善，辦公室人員要懂得協助上級完善自己的意圖?？梢詮囊韵路矫姘盐眨阂皇且獙W會主動提供信息，協助上級完善意圖。上級在表達意圖時，常常只是自己的初步想法，并不完善。辦公室人員需要在此時，主動為上級提供需要的各類信息以及初步分析判斷，輔助上級定下想法以及明確意圖。二是要善于升華，完善上級交代意圖，就是在準確領會上級當時意圖基礎上，要學會通過溝通交流，了解上級的“本質意圖”，創造性升華和闡述領會到的意圖，通過這種方式最終達到與上級“心領神會”的效果。

五、及時驗證修正上級意圖

辦公室人員通過以上階段分析得出的“意圖”，實際上是上級的“可能意圖”，還需要同上級進行溝通交流，確定修正意圖的方向，可以從以下方面著手：一是要學會預測話語方向，在“聽話”過程中驗證。辦公室人員在接收上級表達時，為了不打斷上級思路，通常采取“邊聽邊預測”的方式，通過領會意圖，把握之后的話語方向，并與上級表達進行比較，得到領會意圖的準確性。二是要學會虛心請示，請上級“挑挑毛病”。辦公室人員在接收完上級表達后，一定要當面向上級表達交流領會到的意圖，驗證意圖領會的準確性，并且辦公室人員需要注重表達方式，以上級熟悉的表達方式，準確表達自己領會的意圖。三是要勤于修正，不斷減小領會意圖偏差。上級意圖。辦公室人員在發現領會意圖同上級意圖存在偏差后，就要不斷修正領會的意圖并與首長意圖進行比較后再進行修正，使領會意圖最終與上級意圖相契合。