新時期企業檔案信息化建設思考

文/山東廣電網絡有限公司青島分公司 劉娟 萬諾諾

近年來，信息技術、移動互聯網技術的快速發展對社會經濟建設的各個方面都產生了巨大的影響，企業的檔案管理工作也發生了深刻的變化。傳統的檔案管理工作效率低下，已經不能適應新形勢的需求，積極推進檔案信息化建設，開創高效、優質的信息服務應用環境成為新時期每一個企業所要面對的重要課題。

一、企業檔案信息化建設的內涵及特征

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務的工程。

企業檔案信息化建設主要包括以下兩方面的內容：一方面是將現有檔案資源數字化。檔案管理部門通過掃描、微縮等現代化科技手段將原來紙質的檔案文件轉化為電子資源，建立起信息資源庫，通過檔案索引可以快速查詢到所需的檔案信息，改變了原來紙質檔案龐大、雜亂、分散的狀況，大大提高了工作效率；另一方面是實現企業檔案的網絡化，將數字檔案信息上傳網絡，用戶可以方便地共享授權了的檔案信息，并可以進行相關的合法操作，網絡服務取代了原來的面對面服務，減少了對人、財、物、時間等資源的占用。由上面論述可知，相對于傳統的檔案管理模式，檔案信息化的主要特點可以概括為：數字化、網絡化、智能化和簡易化。

二、當前企業檔案信息化建設中存在的問題

（一）重視程度不夠。一方面，有些單位領導檔案信息化建設意識缺乏，對此事持觀望態度，既不支持，也不排斥，沒有充分認識到檔案信息化建設的重要性，缺乏與時俱進的態度和思想，因此也就不愿投入足夠的資金來建設；另一方面，有些檔案管理人員年紀較大，思維觀念陳舊，固守原來的檔案管理模式，加上沒有人引導，企業檔案管理只能維持現狀。即使有些企業引進了檔案信息化管理模式，但因為對信息化建設興趣不高，認識不夠，實際運用效果并不樂觀。

（二）檔案管理軟件不能很好地行使本單位檔案管理的職能。當前，檔案管理軟件品種繁多，基本功能類似，也能基本滿足檔案管理的要求，但充分適應本行業特點，完全契合本單位檔案管理要求的軟件并不多見。另外，有些檔案管理軟件存在運行速度慢、共享性差、安全性不能滿足要求等缺點。

（三）檔案信息化建設標準化不夠。在企業信息化建設過程中，標準化對于檔案管理工作具有重要的意義，在數字化條件下，檔案信息化建設中的標準化問題更加突出。與傳統檔案管理相比，檔案信息化建設各階段的相關性更強，如檔案信息的傳輸、流轉、共享都會涉及諸多相關主體。因此，檔案信息化建設更加需要講求統一技術語言，更加需要講求標準化和規范化。但目前我國檔案信息化建設中標準化建設嚴重滯后，阻礙了檔案信息化建設的快速發展。

（四）管理人員綜合素質不高。一方面，很多企業的檔案管理人員年齡較大，精力及信息化學習能力較弱，他們缺乏進一步學習及提升的熱情；另一方面，很多企業對檔案管理工作重視不夠，對檔案管理人員定酬不高，難以吸引到高素質的專業化人才。以上兩方面導致管理人員的綜合素質難以滿足信息化建設的要求。

四、檔案管理信息化建設的完善措施

（一）提高管理者的重視程度。首先，企業各級領導應該意識到檔案管理信息化建設的必要性，建立全新的檔案資源信息化理念。其次，企業要結合自身情況，做好檔案信息化建設的宣傳和培訓，普及信息化建設的基本知識，提升員工的信息化建設水平。最后，企業需要加大對檔案管理工作的投入，綜合提升硬件、軟件設施層次，適當提高檔案管理人員待遇，以吸引優秀的檔案管理人才。

（二）重視檔案管理軟件的開發。對企業來說，檔案信息化建設不但要重視硬件的購置，更要重視檔案管理軟件的選擇。企業要按照行業特點選擇管理軟件，注重實效，從強化管理的實際出發，優化工作模式，提升工作效率。

（三）加強標準化建設。檔案行政管理部門要圍繞檔案信息化建設的全局，堅持標準先行的原則，把工作重點轉向標準的制定及實施上來，推進單位檔案管理信息化建設實現標準化。

（四）通過多種辦法提高檔案管理人員綜合素質。企業要選拔專業技術人員從事檔案管理工作，并加強專業技能培訓，從專業基礎、信息化應用水平和職業道德等各個方面來進行。對檔案管理人員嚴格執行上崗制度，定期進行考核評價。另外，企業應適當提高檔案管理人員的薪資水平，提升全體員工對檔案管理工作的認同感。