信息化背景下如何做好檔案管理工作

一、檔案信息化管理的主要優勢和缺點

（一）資源共享快捷。傳統的檔案管理由于以實物檔案為主，所以根本無法實現在同一時間、不同地點、不同空間進行多人查閱，檔案利用模式基本比較單一，而對于信息化條件下的電子檔案打破了傳統檔案的實物形式，以數據形式進行保存，利用網絡進行共享傳輸，因此不在受時間、地點、空間的任何約束，可以瞬間完成多人、多地點、多空間同時進行信息的傳遞和查閱服務，及時方便快捷高效。

（二）經濟節約實用。傳統的檔案以紙張形式和實物居多，而檔案的收集、整理、管理利用也基本以手工為主，這在一定程度上對人力、財力、物力的投入要求比較大，而電子檔案的收集、整理、歸檔、利用等環節都是依托數字和網絡環境進行的，因此對人力、物力的投入相對較小，而從時間上，與傳統檔案的收集整理比較來看，用時更少，收集整理效率更高、更快捷、更安全。在檔案的管理利用上，傳統的檔案管理利用對庫房的空間、環境、防潮、防蟲等方面的要求都比較高，而電子檔案管理利用主要考慮它的安全。

（三）信息化檔案數據的不安全性。雖然檔案信息化管理存在資源共享快捷、經濟節約實用的優勢，但由于計算機網絡處于開放的網絡環境中，資源處在共享狀態，這就不可避免電子檔案被入侵和破壞，其主要的危害來源于計算機病毒，它會存在于電子檔案傳輸的每個環節，對信息化電子檔案系統進行入侵破壞，一些電子檔案數據很容易被一些不法人員進行修改、增減及非法利用，給檔案管理工作造成重大損失。

（四）檔案信息化對設備的依賴性。檔案信息化必須借助一定的計算機網絡、檔案管理軟件及相關安全設備才能完成，對設備具有很強的依賴性。由于電子檔案需要長時間存儲，很容易會出現各種意外情況，對檔案產生影響，比如計算機本身的問題，包括達到使用壽命、硬件被人為破壞等，都會對電子檔案造成嚴重影響，作為檔案管理人員必須履行好職責，定期對信息化設備進行維護，用科學的方法保護好電子檔案的安全。而傳統檔案以紙張和實物為保存形式，它的管理利用等環節無需借助任何電子設備，從這一點看，傳統檔案擁有電子檔案不可替代的優勢。

二、做好檔案信息化管理的幾點建議

（一）轉變傳統管理方式，樹立信息化管理理念。近年來，隨著信息化技術在檔案管理工作中的廣泛應用，檔案管理工作正面臨新的挑戰和新的機遇。傳統的檔案管理模式已經不能滿足和適應現在檔案管理工作的需求，我們必須改變傳統檔案的管理模式和理念，不斷開拓創新，把信息化技術運用到檔案管理工作中，充分利用好先進的電子化設備和信息技術對檔案信息資源進行管理，搭建全新的檔案信息化管理平臺，不斷提升對各類檔案材料進行數字化加工處理能力，使檔案管理工作從收集整理、鑒定組卷到統計利用每個環節都實現信息化，不斷提升檔案管理工作的效率，積極適應信息化條件下檔案管理工作的新要求和新形勢，更好地服務國家和社會主義建設。

（二）加強管理設備的投入，確保信息化檔案管理的絕對安全。做好新形勢下檔案信息化管理工作，離不開先進的設備作保障，因此，一個單位的領導班子必須重視檔案管理工作，要成立專門的檔案管理工作領導小組，真正把檔案工作列為重要工作來抓，加大對檔案管理部門硬件基礎設備的投入，切實搭建起運行高效、操作便捷、安全穩定的信息化檔案管理平臺，配備強大的數據存儲服務器、應用數據處理服務器、入侵檢測系統以及安全防火墻系統等，并定期對各系統進行維護升級，及時修復影響檔案信息化管理工作的一切不安全因素，確保檔案信息化數據的絕對安全，不斷提升檔案工作信息化管理水平。

（三）建立規范統一的檔案信息化管理標準。檔案信息化建設必須以規范統一的檔案信息化管理制度和高效運行機制為保障。檔案管理部門要主動適應檔案信息化管理的新特點和新要求，結合實際工作需求，開拓創新，建立起檔案收集、整理、鑒定、統計利用等一整套的信息化管理制度以及科學的工作流程，從制度上、工作流程上確保每名檔案管理人員，在每個工作環節及具體操作上，都能嚴格按照統一的管理規范和標準去執行；同時要制定安全有效的檔案信息化管理應急預案，確保一旦發生電子檔案管理系統被入侵和硬件被破壞時，能第一時間采取有效的應對措施，避免出現手忙腳亂的情況，以致給檔案信息化數據造成破壞，真正搭建起檔案信息化管理制度的防護墻。

（四）加強檔案信息化管理人員的業務素質和能力建設。信息化條件下，如何更好地做好檔案管理工作，給信息化管理人員提出了更高的要求和挑戰。一要加強檔案管理人員的思想作風建設。培養檔案管理人員過硬的思想素質和服務意識，堅定管理人員對檔案事業的熱愛和追求，激勵他們工作中要甘于吃苦、樂于奉獻、勇于創新，牢固樹立服務第一的工作宗旨。二要加強自身學習。檔案信息化管理工作對知識的要求非常高，涉及的知識面也更廣，管理人員必須樹立終身學習、主動學習的意識，不斷通過檔案繼續教育培訓、專題培訓、網絡教育以及個人自學等形式，優化和豐富自己的檔案學知識結構，及時掌握新形勢下最新、最快與檔案信息化管理工作相適應的理論知識、業務技能、信息技術、網絡安全知識等。三要檔案管理人員學習最新的檔案信息化管理法律法規，工作中有章可循、有法可依，避免出現原則性的問題，進一步提升自己的服務能力。四要開展好檔案信息管理技術培訓。檔案信息管理技術是一個檔案管理人員做好檔案信息化管理工作最基本的要求，所以，做好這項工作十分必要。要定期開展對檔案管理工作人員信息化管理技能培訓，著重講解檔案管理系統操作運用、日常的系統維修、信息數據備份及安全防護等知識，不斷提升管理人員的信息化管理水平和能力。

（五）加強檔案信息化管理人員的人才儲備。隨著檔案信息化管理工作的推進，對信息化人才的需求越來越大，盡管一些檔案管理人員或多或少地有過這方面的培訓，但這種培訓時間都比較短暫，檔案管理人員很難有比較系統全面深入的學習，對檔案信息化管理也之是僅限于一般系統操作上，對一些深層次問題很難有效解決。許多單位在開展檔案信息化管理工作時，只能采取外包等形式，工作推進中受制于人，一旦出現技術問題，也只能打電話找外包，嚴重影響到一個單位的檔案信息化管理效果。 因此，加強對檔案信息化管理人才的儲備已經是一件迫不及待的事，必須盡早做，人事管理部門要加強這方面人才的引進及培養，為檔案信息化管理工作打好堅實的人才基礎。

（六）加強檔案信息化管理資源的互聯互通。檔案信息化管理工作要緊跟時代發展的需要，不斷提升信息化服務水平和服務范圍，有計劃、有步驟地開發檔案數字化工作，通過網絡資源共享，組建具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點的數字檔案館，積極實現跨區域數字檔案館的互聯互通，進一步延伸檔案的服務范圍。

總之，檔案信息化管理工作要盡快適應信息時代的發展要求，不斷推進檔案管理數字化建設，早日實現跨區域數字檔案館的互聯互通，更好地服務國家和社會建設。