策略性采購的藝術解讀

許惠麗

提到“采購”，它給人的第一印象是什么？買東西？討價還價？缺料催貨？甲方乙方？或是看似枯燥的生產運營供應鏈條中的一環？

那么，你是喜歡做直直的供應鏈條某一環中的“方塊采購”，還是想成為溜冰弧線中可以自由滑行的“圓球采購”呢？我們的選擇可能都不一樣。但是對我來說，把工作與愛好結合起來，會發揮自身更大的潛力。

降本可以形成閉環

“降本”是采購永恒的主題，如何在其中發現樂趣，開拓出新的方式方法，決定了你對這份工作的喜愛程度。宏碁集團創辦人施振榮提出的“微笑曲線”顯示了提升生產組裝價值鏈的必要性，而對我來說，這條曲線也同樣可以為采購的靈活性提供參考。規劃降本方向時，不再是一個單向的線條命令，而是一個整合的閉環，囊括了企業的主要部門（見圖1）。成本的績效（KPI）不再是單一采購部的目標，而是整個公司從研發到售后都需要參與的命題。

圖1 降本閉環

降本閉環畫起來容易，但做起來還是會碰到不同的阻力，有時內部的阻力甚至更大。這時就需要用到溝通的藝術了。其實，做采購的人都清楚，商務降本在現有產品的模式中是非常有限的。產品的成本還涉及材料、人工變動的影響，而設計的改變往往會起到事半功倍的效果。如何讓研發設計工程師也參與到成本控制的KPI中來，將體現公司的策略。而讓工程師參與到供應商的評選中，參觀供應方零件生產的步驟流程，聽一聽它們專業的理解和建議，可以使采購的議價更有效。JBT在某次開發新的蒸汽設備時，供應商提出了對一個零件焊接工藝的改動，可以大大降低人力成本和時間，實現我們圖紙要求的40%的價格。我們于是讓設計工程師一起去現場，讓供應商以兩種不同的方案制作同一款零件，結果是顯而易見的。

采購也可以是一門藝術

策略性采購著眼全局、分段落筆，講究有輕有重、有渲染也有留白的效果，完全可以成為一門藝術。下面，我將借用作畫時的幾個步驟，簡單闡述一下自己的觀點。

首先，布局目標——你得知道要畫的是什么，最后要的是什么效果

在此，我引用一個MSCA的概念。

M（Marketing，市場）：知己知彼，百戰不殆。任何談判的開始都需要有足夠的準備。開拓市場不僅僅是銷售人員的事，作為采購，也必須了解所需采購產品的市場情況、供方的地位、材料的組成價格、有沒有其他替代方式等一系列信息。一個好的采購，不僅僅是談判桌上的辯論選手，還是一個好的市場調研員。

S（Supplier，供應商）：策略性采購的一個重要任務即為公司準備足夠有效的“供應商池”。這是一個動態的任務，有時需要增加，有時需要減少。JBT在2014年進行中國區食品和機場業務整合時，雙方的供應商清單加起來有500多家，很多其實存在重疊。我們進行了清理和削減，最后清單上留下了150家供應商，公司的供應鏈更加精簡有效了。目前國際采購運作起來了，這個清單就遠遠不夠了，因為涉及更多的國外廠家，需要滿足更多的需求，這就需要實施擴展，在“供應商池”中加入新鮮的水。

C（Cost，成本）：這是最重要的一點。成本是整體的價格，而不單單是訂單上的價格。

A（Analysis，分析）：有效的跟蹤和分析。這是目前行業內比較欠缺的。雖然不少公司有不同的KPI，但很多單純地停留在數據收集上。而根據這些數據作出有效推理和策略性調整，還需要一定的時間。比如，我們收集了每個月的成本下降率、供應商交貨及時率、產品出錯率等，但這些數據結果出來以后，行動是什么、是否有效、如何跟蹤等，都是問題。很多時候，數據收集是有了開頭，結果卻一直待續。

其次，從哪里開始落筆——這決定了整幅畫卷的效果和時間

當我們需要一個詢價時，很多人就直接把圖紙發給供應商進行報價。這樣做也沒錯。但是如果你先緩一緩，把需要的信息規格了解一下，看看有沒有缺失，會為日后省下更多時間和精力。我們常常讓信息技術溝通占據了詢價的大部分時間。如何有效提升詢價生產力，是一個很好的課題。比如，詢價產品是新產品還是即將退市的零件，決定了采購和供應商就此所需要花費的時間和精力的多少。一個新的零件代表了后續的量和可談的空間;一個即將退市的零件代表了萎縮的量和庫存的處理。

再次，孰輕孰重——哪里需要著重細描，哪里需要一筆帶過，此定義了效率

工作總是做不完的，大家的時間有限，精力也有限。如何來協調？這就需要你有一個任務的優先級安排選擇。在此，我共享一個采購任務的優先選擇表（見圖2）和番茄時間管理辦法。對采購而言，金額高、比較容易的采購任務總是排在第1位，而金額低、難度大的可以忽略或者委外。我有一個“4D”經驗可供參考：Define（定義）， Decide（決定）， Delegate（委派）， Deny（拒絕）。其實很好理解：不是所有的事情你都可以做，首先要定義好任務是什么，能不能做，然后決定怎么做;而對于沒時間又必須要做的事，可以視情況委托給他人來完成;最后對于實在無法完成的事，必須學會說不。另外，我還有一個有效提升工作精力和效率的番茄時間管理方法，即“專注25分鐘，休息調整，再專注”。在我們的工作中，幾乎人人都會遇到干擾，這個方法能有效避免干擾。

圖2 采購任務中的優先選擇表

最后，適當留白——下一個環節的開始

供應商與采購的關系，決定了二者的相處和運營模式。作為策略性采購，最重要的是避免對供應商的高度依賴，提升雙方的合作關系，爭取主導地位。

采購不單單是一項枯燥的重復工作，從不同視角，我們可以發現其獨特的藝術性，從而提升我們對它的理解和關注。