韋雪榮
(福建省霞浦縣人力資源和社會保障局 福建霞浦 355100)
信息技術檔案管理具有節省空間、查閱方便、存儲快捷等優勢,有效解決了傳統紙質檔案管理的弊端。因此,在人社局檔案管理中運用信息技術是未來檔案管理發展的必然趨勢。人社局檔案管理人員要不斷提高信息技術水平,充分認識到未來檔案存儲的發展趨勢,只有這樣,才能做好檔案管理,才能提高人社局的工作效率。
想要提升人社局檔案管理效率,檔案管理人員就要有較高的職業素養[1],具備現代化的檔案管理技能,包括較高的知識水平和先進的計算機技術,不能局限于簡單的計算機操作。這樣才能落實檔案管理信息化。但從人社局檔案管理現狀來分析,許多部門缺乏現代高級信息技術人才,檔案存儲及信息處理復合型人才更少,大部分檔案管理人員的信息技術水平不高,甚至在某些部門還有文盲。在這種情況下,盡管引進了先進的現代化設備,但檔案管理人員卻無法發揮設備的優勢,就更別說檔案管理信息化了。
在現階段的人社局檔案管理過程中,部分檔案管理人員依舊采用傳統的檔案管理模式。這種管理模式不僅存儲不方便,而且在查閱時有不少缺陷。此外,雖然大多數檔案管理人員認識到了檔案管理的發展趨勢,在檔案存儲過程中運用了信息技術,但由于管理缺乏統一性,檔案信息管理工作不協調。這主要是因為檔案管理部門所使用的計算機型號不同、規格不同,軟件兼容性差等。沒有一個統一的、可供檔案信息查閱與管理的軟件,檔案管理的發展必然會受到影響。因此,想要提高檔案管理效率,人社局就要統一計算機型號、統一軟件。
調查、分析最近幾年人社局檔案管理的變化,我們可以知道,檔案管理將走向信息化。只有實現檔案管理的信息化,檔案管理部門才能沖破檔案利用的各種限制,從封閉的管理模式中走出來,才能從檔案的管理和利用向信息的采集、服務、管理職能方向轉變,從而實現檔案信息資源的合理分配及科學管理,為社會提供更好、更優質的服務。信息化的檔案管理可以為知識普及、科學研究等提供更智能的服務。檔案信息化能實現一次性投入、反復利用的效果,還可以實現信息的即時共享,縮短檔案的查閱時間,提高檔案管理的時效性。信息化的檔案管理可以避免“時空黑洞”現象。隨著信息技術的不斷發展及電子商務、電子政務的普及,想要做好人社局檔案管理,檔案管理人員就必須具備管理電子文件的能力,以管理檔案的方式管理文件信息,使信息化的檔案管理發揮最大優勢。
數字檔案館的出現是信息化檔案管理發展的必然趨勢。和傳統的檔案管理相比,數字檔案具有管理計算化、信息多媒體化及儲存多樣化等特點,充分發揮了檔案管理的職能和責任,有效解決了檔案原件保護和利用之間的矛盾,提高了檔案原件的保存時間??梢哉f,數字檔案讓人們對檔案的檢索更加方便、快捷,不僅滿足了人們利用檔案的需求,而且有效提升了工作效率。有了數字化、信息化的檔案管理方式,檔案管理人員就可以提供更加專業、更加快捷的檔案搜索服務,大幅提高檔案利用效率。
檔案管理工作是一項系統性工作,包括對檔案實體的管理,也涉及檔案事業的管理。檔案管理人員要不斷學習現代化的管理知識,掌握現代化的管理技巧,通過不斷學習,提升自身的管理能力。
目前,市場經濟體制不斷完善,各項社會事業得到了快速發展。這讓檔案管理的難度逐漸增加,給檔案管理工作人員帶來了一定的壓力。在新形勢下,相關部門要逐漸提高檔案管理工作人員的思想認識,給予其更多制度保障,改善他們的工作環境,提高工資待遇,完善相關的硬件設施。
檔案管理工作是帶有一定研究性的服務工作。檔案管理人員應該認識到自己的職責和自己的工作對社會的重要性,善于從工作中不斷汲取經驗,將這些好的辦法應用于自己的工作,提高自身的創造力,為檔案管理工作注入新的生命,讓檔案管理工作不斷創新。
總而言之,現如今的檔案管理越來越信息化,越來越便捷。人社局檔案管理人員要認清檔案管理的發展趨勢,不斷提高自身的信息技術水平、文化素養及職業素養。人社局要為檔案管理工作的開展提供有利的物質基礎,無論是計算機,還是管理軟件,都要加大投入。只有這樣,才能促進人社局檔案管理的發展,才能為社會更好地服務。