探索新形勢下做好企業職工人事檔案管理工作的對策

王夢甜 黑龍江省鶴崗市蘿北縣名山農場

對職工檔案進行管理的主要目的是對本企業的員工進行靜態的跟蹤分析，了解員工的基本資料以便后續的歸檔使用和調閱，對員工進行全面的考察。隨著時代的改變和科技的進步，在進行檔案管理工作時，檔案管理工作也面臨著許多需要思考的問題和工作，因此，應加強對檔案管理工作的重視，全面提高檔案管理水平。

一、企業職工檔案管理中面臨的問題

（一）對檔案管理缺乏正確認識

企業的職工檔案中含有工作人員的詳細信息，其中不僅包括職工的真實經歷，如學歷和工作經歷以及家庭狀況等信息，同時，對于職工的政治理念等也要進行記錄，如員工的思想變化或者員工的社會成分等。將有關于員工的信息進行整理，最后進行歸檔存儲。在對員工信息進行管理時，不同的人對于檔案管理的認識不同，其理解中會存在不合理想法，影響整體的管理水平。

（二）管理制度不健全

目前，企業中對于檔案管理重視度不高，在實際的管理過程中，不能夠及時的提供檔案信息，可能會導致職工錯失重要的機會。如企業想要在內部選擇一人升職，在平時的表現較為相似的情況下，領導可能會根據檔案中的信息對員工進行深入的了解，進而對比分析誰能夠更加的適應崗位。但在實際的企業檔案管理中，由于缺乏完整健全的制度，經常無法及時提供員工的檔案。管理人員沒有對員工檔案查閱的權限，使得管理人員對于內部是否缺少檔案內容不夠了解，影響查閱和對檔案的分析，降低了檔案管理的實用性。

（三）檔案管理人員的工作水平有待提升

新形勢下，網絡和信息技術的發展，也為檔案管理工作帶來較大的變化，企業對于檔案管理人員的要求不僅是細心和嚴謹，同時要求工作人員對現代化的檔案管理技術和變化等熟練地掌握。目前，大部分企業的檔案管理人員對于專業的知識理解較少，導致實際的工作水平較差。

二、新形勢下提高檔案管理水平的措施

（一）調整對檔案管理的認識和理解

一方面，部分人認為管理工作沒有實際作用，導致在上交檔案表格或新增信息時，態度不夠認真，使檔案的準確性不夠。在此情況下，應加強對公司職工的宣傳教育，提高員工對檔案管理工作的認識。職工在工作的過程中，會使用檔案對自身的經歷和變化進行記錄，檔案不僅對自身的經歷是一種證明，同時在簽訂合同、履行合同內容、辦理保險、調整工作以及職稱、學歷的申報等事項中，都會使用到個人的檔案。因此，需要保證檔案信息的完整和準確。在新形勢下，人們對于檔案應更加的重視，應不斷的升級調整自身觀念，加強對檔案信息的管理和檔案功能的開發，提高檔案的實際價值[1]。另外，在員工更改和新增檔案時，管理人員應對新的信息有一定的了解，需要員工提供相關的證據材料后對檔案中重要信息進行更改。

另一方面，部分人員認為檔案工作只能由政府部門和職工單位有權了解，不能進行隨意使用，這使得檔案具有一定的神秘感。在此思想下，檔案管理部門更應對員工實際經歷的重視。對員工的性格和素質等方面沒有詳細的分析理解，這使得企業對員工的了解不夠全面，影響對職工的整體判斷。

在新形勢下，應新增對企業人員政治思想和工作能力與素質等的了解。利用網絡信息技術，對個人的性格和個人能力等進行測試，以便能夠為其推薦較為適合的工作，不斷提高員工的實際工作效率。通過對職工的個人思想水平和品德作風等的了解，能夠使企業、組織和國家對人員進行重新評估，提供更加適合的工作和機會。

（二）建立健全的檔案管理制度

只有在為檔案管理制定詳細、標準的規則制度后，才能夠加強企業的工作人員和管理人員對檔案管理的重視程度。應根據檔案執行相關的政策，積極的提高對檔案的使用效果和管理效果。

一方面，企業應建立健全的檔案管理制度，管理人員根據該制度對企業職工檔案進行管理，避免出現混亂狀態導致檔案不能正常使用。在職工上交檔案后，應將其上傳計算機，由管理人員對其進行審核與批示，確定其準確性和資料的完整性后，將檔案入庫到指定的員工方案信息庫中的目錄或者文件夾中。并且將職工的檔案分為電子版和紙質檔案，想要對員工的檔案進行借閱時，需要向管理人員提供申請借閱的表單，通過審核后，使用人員能直接查看或者在網絡上下載員工的詳細情況來進行了解。

另一方面，在檔案管理中，應對檔案進行鑒定管理。在企業的發展過程中，可能會存在檔案過期失效的狀況。檔案發生失效情況時，管理人員應根據制度的規定，將其進行重新的認證處理，同時，在發現存在需要銷毀的檔案時，應按照制度要求進行檔案的銷毀工作。

（三）提高檔案管理人員的工作水平

企業的檔案管理人員很少是由專業的人員擔任，因此，其對于專業性的知識知之甚少。企業應定期為其安排專業的檔案管理培訓或講座，提高其對專業知識的了解和掌握[2]。同時隨著科技水平的提升，目前使用更多的是電子檔案，員工需要學習電子檔案的上傳與制作方法，同時，學會使用現代化的檔案管理程序和設備，掌握更多先進的技術手段，不斷的提升自身的檔案管理能力。

三、結論

綜上所述，新形勢下企業職工檔案管理工作已然發生了變化，為加強對檔案的合理利用，提高檔案的管理水平，不僅要加強對檔案管理的認識與理解，同時要完善檔案管理的制度，并且應不斷地提高檔案管理人員的工作水平，促進檔案管理工作的不斷發展，使檔案的利用率有效提高。